Weiterverwendung von E-Mails in InLoox

Während Sie in Outlook arbeiten, haben Sie über die Schnellzugriff-Funktionen in der Start-Registerkarte die Möglichkeit bestimmte Outlook-Elemente in InLoox weiterzunutzen. Unabhängig davon, ob Sie sich gerade in Ihrem E-Mail-Postfach, im Kalender oder in Ihrem Outlook-Adressbuch befinden, die folgenden Schaltflächen für den Schnellzugriff aus Outlook stehen Ihnen immer zur Verfügung:

 Mit Hilfe dieser Schaltflächen können Sie: 

1. Aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe erstellen
2. Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen
3. Eine E-Mail als Dokument in einem Projekt ablegen

1. Aus einer E-Mail eine InLoox-Aufgabe erstellen 

Sie können eine E-Mail entweder als projektbezogene Aufgabe oder persönliche Aufgabe zum Selbstmanagement (projektunabhängig) in InLoox speichern.

Um aus einer E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach eine InLoox-Aufgabe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.

2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche Aufgabe erstellen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt oder die Option Persönliche Aufgabe erstellen aus. 

3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie die wichtigsten Details zur Aufgabe hinterlegen. Standardmäßig wird der Betreff der E-Mail als Name der Aufgabe und der E-Mail-Text als Beschreibung übernommen. Sie können aber beides im Dialog Aufgaben-Details ändern. Dabei gehen Sie genauso vor, wie immer, wenn Sie eine neue Aufgabe in InLoox anlegen:

• Name: Als Aufgabenname wird momentan der Betreff der E-Mail angezeigt. Nach Wunsch können Sie die Aufgabe umbenennen.
• Beschreibung: In diesem Bereich ist der Inhalt der E-Mail hinterlegt. Auch hier können Sie Änderungen vornehmen, wichtige Informationen ergänzen oder die Informationen zur besseren Übersichtlichkeit formatieren.
• Aufwand: Hier können Sie den geschätzten Aufwand für die Aufgabe in Arbeitstagen, Stunden oder Minuten angeben.
• Ressource: Mit einem Klick auf den Pfeil bei Ressourcen können Sie eine der zuletzt verwendeten Ressourcen für die Aufgabe einteilen. Mit einem Klick auf die drei Punkte stehen Ihnen alle Kontakte aus der Kontaktliste zur Verfügung.
• Start- und Ende: Zudem können Sie ein Start- und Enddatum, sowie die jeweilige Uhrzeit, für die Aufgabe hinterlegen.
• Dokumente neue Verknüpfung (nur projektunabhängige/persönliche Aufgaben): Falls Sie eine persönliche (projektunabhängige) Aufgabe erstellen, können Sie schon vorhandene Dokumente verknüpfen oder neue Dokumente hinterlegen. 
• Dokument zu Projekt hinzufügen (nur projektbezogene Aufgaben): Falls Sie eine projektbezogene Aufgabe erstellen, können Sie im Bereich Operation entscheiden, ob Sie die E-Mail zusätzlich als Dokument inklusive Anhang, ohne Anhang, nur den Anhang oder E-Mail und den Anhang einzeln ablegen möchten. Unter Unterordner können Sie das neue Dokument in einen der Unterordner einsortieren oder einen neuen Unterordner anlegen.
• Benachrichtigungen (nur projektbezogenen Aufgaben): Zudem können Sie eine oder mehrere Ressourcen per E-Mail über die neue Aufgabe benachrichtigen.

 4. Außerdem können Sie am unteren Rand des Fensters zur Registerkarte Notizen wechseln und dort weitere Anmerkungen hinterlegen. Nachdem Sie die wichtigsten Informationen festgehalten haben, klicken Sie auf OK, um die Aufgabe zu speichern. Sie erhalten wiederum einen optischen Hinweis in der E-Mail, dass sie als InLoox-Element verwendet wird.

2. Zu einer E-Mail einen Zeiterfassungseintrag anlegen

Außerdem können Sie in InLoox direkt von Ihrem Outlook Posteingang den Zeitaufwand in ein Projekt verbuchen, den eine E-Mail bedeutet. Dafür gehen Sie, wie folgt vor:

1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.

2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche Zeit erfassen Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt, um dort den Zeiterfassungseintrag abzulegen.

3. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, indem Sie sämtliche Informationen zum Zeiterfassungseintrag hinterlegen:

Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Sie den Zeiterfassungseintrag einer bestimmten Aufgabe oder einem Vorgang des entsprechenden Projektes zuordnen möchten (nutzen Sie den kleinen Pfeil neben Aufgabe, um zwischen Aufgabe und Vorgang umzuschalten) und ob sie ihn einer bestimmten Gruppe zuordnen möchten. Die entsprechenden Gruppen können in den InLoox Optionen angelegt und mit einem spezifischen Einkaufs- und Verkaufspreis belegt werden (erfordert Administratorberechtigungen).

3. E-Mail als Dokument in einem Projekt ablegen

InLoox erlaubt eine schnelle und komfortable Zuordnung von E-Mails zur Dokumentenablage eines Projektes - direkt aus Outlook heraus. Eine Verknüpfung wird angezeigt, falls eine Nachricht bereits zu einem Projekt hinzugefügt wurde. Um eine E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach als ein Dokument im relevanten InLoox-Projekt abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die relevante E-Mail in Ihrem Postfach.

2. In der Registerkarte Start klicken Sie auf die Schnellzugriff-Schaltfläche E-Mail ablegen. Anschließend wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das gewünschte Projekt aus.

3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie einige Einstellungen vornehmen können, bevor die E-Mail als Dokument zum ausgewählten Projekt hinzugefügt wird. Die hier hinterlegten Informationen können Sie hinterher einsehen und u.U anpassen, durch Rechtsklick auf das Dokument im Projekt >> Bearbeiten. Hier verfügen Sie über die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

• Operation: Entscheiden Sie ob Sie die E-Mail inklusive der Anhänge, ohne Anhänge, nur die Anhänge oder die E-Mail und die Anhänge einzeln als Dokument ablegen möchten.
• Unterordner: Sie können außerdem die E-Mail in einem bestimmten Unterordner des Projektes ablegen. Falls noch nicht der passende Unterordner im Projekt existiert, können Sie auch direkt aus dem Dialog heraus einen neuen Unterordner für Ihr Projekt anlegen. 
• Status: Vermerken Sie einen Hinweis zum Status des Dokuments oder hinterlegen Sie eine umfangreiche Notiz.
• Verknüpfung: Zusätzlich können Sie das Dokument mit einem Projekt-Element (Mindmaps, Aufgaben, Planung, Zeit) verknüpfen. Dafür wählen Sie im neuen Fenster das Element per Doppelklick aus und klicken auf OK. 

4. Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK und die E-Mail wird als Dokument im ausgewählten Projekt abgelegt. Wenn Sie die E-Mail nun per Doppelklick in Ihrem Posteingang öffnen, wird Ihnen ein Hinweis angezeigt, dass diese E-Mail mit einem Projekt verknüpft wurde. 

Wenn eine abgelegte E-Mail an mehrere Empfänger adressiert wurde, so sehen alle Empfänger den Hinweis, dass diese E-Mail bereits in einem Projekt abgelegt wurde. Die Voraussetzung dafür ist, dass alle auf derselben InLoox-Datenbank arbeiten.

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen E-Mail-Verwaltungsoperationen auf einen Blick. Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox PM Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox PM mit dem Anhang umgehen soll: