Dokumente


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In den InLoox Optionen Hier finden Sie die InLoox Optionen hat der Administrator die Möglichkeit, die Einstellungen zum Dokumente-Ordnerpfad und zur Dokumente-Ordnerstruktur festzulegen. Ab InLoox Version 9.0.12 können auch Regeln für das Erstellen von Dokumentenordner-Strukturen festgelegt werden.

Inhalt

Ändern des Dokumente-Ordnerpfads

In den InLoox PM Optionen definieren Sie die Regeln für die Dateiablage Ihrer Dokumente. Zum Ändern des Dokumentenordnerpfades in den InLoox PM Optionen gehen Sie, wie folgt, vor:

1. Öffnen Sie die InLoox PM Optionen, indem Sie links oben auf Datei und danach direkt unter InLoox PM bzw. InLoox now auf Optionen klicken.

2. Im Dialogfenster Optionen klicken Sie auf Dokumente und anschließend auf Ordnerpfad.

Ändern des Dokumentenordnerpfades in den InLoox PM Optionen

 

3.  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentenliste beim Öffnen von Projekten automatisch aktualisieren, um beim Laden eines Projektes neue Dokumente im Dokumentenordner automatisch einzulesen. Diese Option verlangsamt das Öffnen von Projekten, aber Sie können sicherstellen, dass die Projektseite Dokumente stets aktuelle Informationen anzeigt.

4. Wählen Sie zwischen dem Dateiserver und dem SharePoint-Server als Standarddokumentenspeicher.

4.1 Wenn Sie Ihre Dateien auf Ihrem eigenen Computer oder einem Netzlaufwerk verwalten, wählen Sie den Dateiserver. Klicken Sie anschließend auf Ressource benachrichtigen,um den gewünschten Ordner auszuwählen, und anschließend auf OK.

4.2 Wenn Sie Ihre Dateien über einen SharePoint-Server verwalten, wählen Sie SharePoint Server-Site als Standarddokumentenspeicher aus.

 

Auswirkungen beim Ändern der Speicherart, dem Basispfad oder der Regeln

Anpassen der Dokumentenordner-Struktur

In den InLoox PM Optionen können Sie die Ordnerstruktur für den Bereich Dokumente in allen Projekten standardmäßig festlegen. In jedem Dokumentenordner eines Projekts können Sie damit automatisch Unterordner erstellen. Sie können beliebig viele Unterordner automatisch anlegen lassen.

Wenn Sie einen neuen Unterordner (Bsp. Marketing) in den InLoox Optionen anlegen, erstellt InLoox automatisch in jedem Projekt-Dokumentenordner den Unterordner Marketing.

 

So legen Sie einen Unterordner an

1. Öffnen Sie die InLoox Optionen, indem Sie auf Datei und anschließend unter InLoox PM bzw. InLoox now auf Optionen klicken. 

2. Klicken Sie auf Dokumente und anschließend auf Ordnerstruktur

Anpassen der Dokumentenordner-Struktur

3. Klicken Sie auf OK oder Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

 

Auswirkungen beim Ändern der Ordnerstruktur

Regeln für Dokumentenordner-Struktur festlegen

Damit Sie diese Funktion nutzen können, aktualisieren Sie bitte auf InLoox Version 9.0.12 oder neuer. 

  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und öffnen Sie die InLoox Optionen.
  2. In der Navigationsleiste links klicken Sie auf Dokumente und dann auf Dokumentenstruktur.
  3. Klicken Sie auf Neu um einen neuen Ordner anzulegen.
  4. Um eine Regel für das Erstellen dieses Ordners festzulegen, aktivieren Sie Nur anlegen wenn.
  5. Klicken Sie auf Felder, um festzulegen, welches Feld einen Wert enthalten muss, damit die Regel greift. Wählen Sie z.B. Abteilung aus.
  6. In diesem Fall soll der Ordner „Entwicklung-Beta“ nur dann erstellt werden, wenn es sich um ein Projekt der IT-Abteilung handelt

Regel für Dokumentenordner-Struktur erstellen

WICHTIGDer Ausdruck muss genau der Bezeichnung des Feldes entsprechen. Wenn die Abteilungsbezeichnung „IT“ ist, dann greift die Regel nicht, wenn Sie „it“ als Ausdruck eingeben.

Wenn Sie nun ein neues Projekt anlegen, so wird die neue Dokumentenstruktur angewendet, sofern die Kriterien der festgelegten Regel erfüllt sind.

Beispiel für eine angewandte Regel in der Dokumentenordner-Struktur eines Projekts

Reguläre Ausdrücke für komplexe Regeln

Wenn Sie sich mit regulären Ausdrücken auskennen, so können Sie damit komplexere Regeln festlegen. Hier sind einige Beispiele:

Beispiele für reguläre Ausdrücke für Regeln

HINWEISNeue Regeln werden nicht rückwirkend auf bereits bestehende Projekt-Dokumentenordner angewendet.

HINWEISWenn ein Wert nicht existiert, so weißt InLoox Sie mit einem x neben dem Eingabefeld darauf hin. Sie müssen dann wie in diesem Beispiel zuerst die Abteilung „IT-Beta Team“ anlegen.

ODER-Regel für einen Ordner

Sie können für einen Ordner eine ODER-Regel erstellen. Dazu legen Sie einfach zwei Regeln für den selben Ordner an. InLoox erstellt dann diesen Ordner, wenn eine oder beide der Regeln zutreffen.

In diesem Beispiel wird der Ordner 3 erstellt, wenn der Projektname mit „Intern“ und folgendem Leerzeichen beginnt oder wenn der Kunde die Bezeichnung „Intern“ trägt.

ODER-Regel für Dokumetenordner-Struktur

HINWEISEs können keine UND Regeln für einen Ordner festgelegt werden.

Bearbeiten oder Löschen einer Regel

Um eine Regel zu ändern, markieren Sie diese und klicken dann auf Bearbeiten. Nun können Sie die Kriterien ändern. Klicken Sie auf Übernehmen, oder auf OK um die Änderungen zu übernehmen und die InLoox Optionen zu schließen.