Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Aufgaben

Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Start ganz links auf Neue Aufgabe. Sie werden automatisch als zuständige Ressource für diese Aufgabe eingetragen.
 

Um diese Aufgabe weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf der Registerkarte Start im Ribbon auf Bearbeiten.

1. Im Seitenpanel rechts können Sie nun einen neuen Namen für die Aufgabe sowie eine Beschreibung der Aufgabe angeben.

2. Außerdem können Sie den Zeitaufwand angeben, den Sie für die Erledigung der Aufgabe einplanen. Ein Arbeitstag entspricht standardmäßig 8 Stunden. Mit dem Pfeil rechts neben Arbeitstage können Sie einstellen, ob der Zeitaufwand in Arbeitstagen, Stunden oder Minuten angegeben werden soll.
3. Eine persönliche – sprich: projektunabhängige Aufgabe – muss einer Ressource zugewiesen sein. Falls Sie sich selbst nicht um die Erledigung kümmern, können Sie diese einer anderen Ressource zuweisen. Ein Klick auf den kleinen Pfeil bietet Ihnen eine Schnellauswahl häufig verwendeter Projektressourcen, ein Klick auf die drei Punkte öffnet das globale Adressbuch. Eine Aufgabe kann nur einer Ressource zugeordnet sein, um eine eindeutige Zuständigkeit zu gewährleisten.
4. Sie können festlegen, in welchem Zeitrahmen die Aufgabe erledigt werden soll (Start und/oder Ende), müssen dies aber nicht.
5. Wenn Sie im Bereich Dokumente auf Neue Verknüpfung klicken, können Sie der Aufgabe ein Dokument hinzufügen. Es erscheint eine Übersicht über alle Dokumente, die bereits in InLoox angelegt wurden und für die Sie Leseberechtigungen haben. Sie können den InLoox Dokumenten auch ein neues Dokument hinzufügen, indem Sie auf Neu klicken. Nun können Sie ein neues Dokument von Ihrem Rechner oder Ihrem Dateiserver auswählen.

Standardmäßig sind Aufgaben, die Sie in der projektübergreifenden Projektliste anlegen, persönliche Aufgaben und keinem bestimmten Projekt zugeordnet. Dies können Sie jedoch ändern.

1. Klicken Sie auf die Aufgabe in der Aufgabenliste, die Sie einem Projekt zuweisen möchten. Diese Aufgabe darf noch keinem anderen Projekt zugewiesen sein.

2. Klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Projekt zuweisen.

3. Sie erhalten nun eine Liste aller Projekte, für die Sie Berechtigungen haben. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus und bestätigen Sie mit OK.

Alternativ finden Sie diesen Befehl auch im Kontextmenü. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die Sie zuweisen möchten. Sie finden Projekt zuweisen auch dort:

Sobald eine Aufgabe einem Projekt zugewiesen wurde, erscheint beim Bearbeiten im rechten Seitenpanel ein Hinweis auf das Projekt. Sie können auf den Projektnamen klicken, um direkt zum Projekt zu gelangen. Falls die Aufgabe einem Vorgang im Gantt-Plan zugeordnet wurde, bestimmt der Vorgang den zeitlichen Rahmen (Start und Ende) der Aufgabe. Sie können diesen aber manuell ändern, solange dieser zeitlich nicht außerhalb des Vorgangs liegt.

Jeder Anwender kann selbst in den Benutzereinstellungen festlegen, ob und wann er über eine anstehende Aufgabe benachrichtigt werden möchte.

1. Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei, dann unter InLoox auf Optionen. Es öffnet sich das Optionen-Fenster.
2. Klicken Sie nun in der Navigationsleiste links unten auf Benutzereinstellungen, Weitere Optionen.
3. Nun können Sie festlegen, wann und ob Sie vor dem Start und/oder vor dem Ende Ihrer Aufgaben benachrichtigt werden möchten.

Bei Aufgaben mit Projektbezug können Sie zusätzliche Personen bei Änderungen an der Aufgabe benachrichtigen.

Wichtig Die zuständige Ressource erhält automatisch eine Benachrichtigung, wenn sich etwas an der Aufgabe ändert.

Das Feld Benachrichtigungen ist dazu gedacht, weitere Personen wie z.B. den Projektleiter in Kenntnis zu setzen. Der Pfeil bietet eine Ressourcen-Schnellauswahl an, ein Klick auf die drei Punkte öffnet das globale Adressbuch.

Wenn Sie weitere Informationen zur Aufgabe vermitteln möchten, können Sie Notizen zur Aufgabe hinterlegen. Klicken Sie dazu unten im Seitenpanel zum Bearbeiten der Aufgabe auf die Registerkarte Notizen:

Sie können Personen hinterlegen, die über neue Notizen zur Aufgabe benachrichtigt werden sollen.

1. Geben Sie Ihre Projektnotiz ein.
2. Falls Sie jemanden darüber in Kenntnis setzen möchten, klicken Sie entweder auf den kleinen Pfeil rechts neben Benachrichtigung für eine Schnellauswahl an Ressourcen oder auf Benachrichtigung, um das globale Adressbuch zu öffnen.
3. Klicken Sie dann auf Notiz hinzufügen.

Notizen mit Benachrichtigungen können Sie auch für Aufgaben ohne Projektbezug anlegen.
Wie Personen benachrichtigt werden, stellt der InLoox Administrator in den Optionen ein.

Sie können abgeschlossene Aufgaben direkt in der Aufgabenliste als erledigt markieren. Es gibt dazu verschiedene Möglichkeiten:

• Wenn Sie die Spalte Abgeschlossen (mit dem grünen Haken) in Ihrer Aufgabenliste haben, können Sie durch einen Klick auf das Kontrollfeld die Aufgabe als erledigt markieren.

• Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste klicken und im Kontextmenü Als erledigt markieren auswählen. Bei projektbezogenen Aufgaben können Sie unterscheiden, ob Sie nur die Aufgabe oder auch den Vorgang im Projektplan, zu dem die Aufgabe gehört, als erledigt markieren möchten.

• Die gleiche Funktion steht Ihnen auch im Ribbon auf der Registerkarte Start zur Verfügung. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Aufgabe und im Ribbon auf Als erledigt markieren.

Die Kennzeichnung von Aufgaben als erledigt hat folgende Auswirkungen:

• Wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren, verschwindet diese aus Ihrer Aufgabenliste mit den heutigen, überfälligen und offenen Aufgaben und wird als abgeschlossene Aufgabe angezeigt.
• Bei Aufgaben mit Projektbezug wird die Erledigung der Aufgabe in das Projekt zurückgemeldet und fließt in die Berechnung des Projektfortschrittes ein.
• Wenn Sie Benachrichtigungen für die Aufgabe eingestellt haben, wird/werden die Person(en) über den Abschluss der Aufgabe informiert.  
• Falls Sie als Projektleiter/-in eine Aufgabe als erledigt markieren, für die Sie selbst nicht als Ressource eingetragen sind, wird die zuständige Ressource automatisch informiert.

Aufgaben können Sie löschen, indem Sie auf die entsprechende Aufgabe in der Liste klicken und dann im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Löschen klicken. Diese Funktion steht Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung, das Sie erreichen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, die Sie löschen möchten.

Wenn Sie eine Aufgabe löschen, dann werden die Personen, für die Sie Benachrichtigungen eingerichtet haben, darüber informiert. Wenn Sie als Projektleiter/-in eine Aufgabe löschen, für die eine andere Ressource zuständig ist, dann wird diese darüber benachrichtigt.

Achtung Die gelöschten Aufgaben werden unwiderruflich entfernt, Sie können sie nicht wiederherstellen.

Tipp Falls Sie mehrere Aufgaben auf einmal löschen möchten, können Sie dies mit Multiselekt tun. Halten Sie dabei die STRG-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Aufgaben, die Sie löschen möchten. Wählen Sie nun Löschen im Ribbon.