Aufgabe erstellen

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So können Projektaufgaben in InLoox Web App angelegt werden:

 

Aufgaben im Projekt erstellen

Möchten Sie eine Aufgabe anlegen die direkt einem Projekt zugeordnet werden soll, können Sie Aufgaben direkt im Bereich Projekte erstellen. Gehen Sie hierfür in der linken Sidebar auf Projekte und wählen Sie das gewünschte Projekt durch einen Klick aus. Sie befinden sich nun direkt im Projekt, für das Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten.

  1. Klicken Sie auf den Reiter Aufgaben, wodurch sich das Kanban-Board öffnet.

    Aufgabe im Projekt erstellen

  2. Um nun eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie links oben auf den Button mit der Bezeichnung Neue Aufgabe.
    Die neue Aufgabe erscheint im Kanban-Board in der Spalte ganz links und an oberster Stelle:

    Neue Aufgabe im Kanban Board in InLoox Web App

  3. Alternativ können Sie auch direkt in der gewünschten Spalte auf das Plus klicken, und eine neue Aufgabe erscheint in der gewählten Kategorie.
  4. Nun können Sie der Aufgabe Informationen wie z.B. Name, Beschreibung, Fälligkeitsdatum etc. hinzufügen, indem Sie diese bearbeiten.
    Mehr Informationen finden Sie unter Aufgabe bearbeiten.

  

KI-Assistent zur Aufgabenerstellung im Projekt

HINWEIS Diese Funktion wurde mit InLoox Version 11.17 (März 2025) nur für die InLoox Enterprise Edition verfügbar gemacht.

HINWEIS Für diese Funktion müssen Sie zunächst die KI-Unterstützung für Ihr InLoox-Konto zulassen. Gehen Sie dazu in die InLoox-Einstellungen unter Organisation >> Allgemein >> Datenschutzeinstellungen und aktivieren Sie die KI-Hilfe. Dazu benötigen Sie Admin-Rechte für Ihr InLoox-Konto.

Nachdem Sie ein neues Projekt angelegt und die grundlegenden Projektinformationen auf der Verwaltungsseite eingegeben haben, gehen Sie zu Aufgaben.

1. Klicken Sie auf das KI-Assistent-Symbol neben der Schaltfläche Neue Aufgabe.

2. Der InLoox Aufgaben-Assistent öffnet sich. Geben Sie Ihre Beschreibung in das Feld ein. Beschreiben Sie z. B. Ihr Projekt und das Projektziel und wer die Beteiligten sind.

KI-Aufgabenassistent in InLoox

3. Legen Sie über den Regler fest, wie detailliert der KI-Assistent die Aufgaben aufschlüsseln soll. Gering erstellt 5 Aufgaben, Mittel (Stufe 1) erstellt 10 Aufgaben, Mittel (Stufe 2) erstellt 15 Aufgaben, Hoch erstellt 20 Aufgaben, Sehr hoch erstellt 25 Aufgaben.

4. Klicken Sie auf Aufgaben generieren und der Assistent macht sich an die Arbeit. Die Aufgaben werden mit Namen, geplantem Aufwand und Fälligkeitsdatum versehen.

5. Wenn Sie die generierten Aufgaben geprüft haben, wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie in Ihrem Projekt verwenden möchten, und klicken Sie auf Aufgaben hinzufügen.

Wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind, fügen Sie entweder weitere Details zu Ihrer Eingabeaufforderung hinzu oder passen Sie den Detaillierungsgrad mit der Bereichswahl an.

TIPP Das Video-Tutorial Aufgabenmanagement mit KI - Der KI-Aufgabenassistent zeigt diese Funktion und die Erstellung von Aufgaben aus Outlook-Email mit KI Schritt-für-Schritt.

  

Eine Aufgabe aus einem Zeiterfassungseintrag erstellen

Wenn Sie einen Zeiterfassungseintrag in Ihrem Projekt haben, können Sie daraus eine Aufgabe erstellen, die mit diesem Zeiterfassungseintrag verknüpft ist. Dies ist nützlich, wenn Sie z. B. die für ein Telefonat oder eine Besprechung aufgewendete Zeit erfassen, sie in ein Projekt einbuchen und feststellen, dass mehr Arbeit zu erledigen ist.

1. Öffnen Sie ein Projekt, gehen Sie zu Zeit und klicken Sie auf einen Zeiteintrag, um ihn zu bearbeiten.

2. Geben Sie in der Seitenleiste den Namen der neuen Aufgabe in das Feld Aufgabe ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Aufgabe aus Zeiteintrag erstellen

3. Die neue Aufgabe ist nun erstellt und der Zeiteintrag ist mit ihr verknüpft.

TIPP Wenn Sie die Zeiterfassung mit dem InLoox für Outlook Add-in betreiben, können Sie die neue Aufgabe auch dort anlegen. Geben Sie einfach den Namen der neuen Aufgabe in den Zeiterfassungseintrag ein.

  

Aufgaben im Projekt kopieren und einfügen

Sie können eine Projektaufgabe in der Kanban-Ansicht oder in der Listenansicht markieren, kopieren und einfügen.

Kopieren/Einfügen einer Aufgabe im InLoox Kanban

  1. Markieren Sie die Aufgabe.
  2. Klicken Sie im Menü auf den lila Kopieren-Button.
  3. Klicken Sie dann im Menü auf den lila Einfügen-Button.

Dabei werden folgende Informationen von der kopierten in die eingefügte Aufgabe NICHT übernommen:

  • Zeiterfassungseinträge
  • Dokumente
  • Kommentare
  • Änderungen

Multi-select von Aufgaben: kopieren/einfügen mehrerer Aufgaben

Wenn Sie vom Kanban-Board in die Listenansicht der Projektaufgaben wechseln, dann können Sie mehrere Aufgaben markieren (Strg + auf Aufgaben klicken), diese kopieren und einfügen.

  

Aufgaben in der globalen Aufgabenliste erstellen

Um eine globale Aufgabe anzulegen zu können, wählen Sie in der linken Sidebar Aufgaben aus. Sie befinden sich nun in der globalen Aufgabenliste.

Öffnen der Aufgabenliste

  1. Klicken Sie auf den blauen Button Neue Aufgabe. Nun erscheint in Ihrer Aufgabenliste eine neue Aufgabe mit dem Namen Neue Aufgabe.
  2. Klicken Sie diese Aufgabe an, so öffnet sich auf der rechten Seite ein Sidepanel, in welchem Sie Ihre Aufgabe bearbeiten und wichtige Informationen hinterlegen können.
  3. Geben Sie der Aufgabe einen Namen, wählen Sie Start- und Enddatum mit entsprechender Uhrzeit aus und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Darüber hinaus können Sie aufgabenrelevante Dokumente ergänzen und die Aufgabe einer Gruppe oder einem Projekt zuweisen. Details finden Sie unter Aufgabe bearbeiten.

 

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