What's New InLoox 11.5

^{21. November 2023}

Introducing: Der Dashboard Designer in InLoox Web App

Schluss mit zeitaufwendigem Suchen einzelner Informationen. Der Dashboard Designer zentralisiert und visualisiert Ihre Daten, sodass Sie schnell und effizient Entscheidungen treffen können.

Nie zuvor war es einfacher, Dashboards auf Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und individuellen Bedürfnisse als Firma zuzuschneiden. Mit dem neuen Dashboard Designer in InLoox Web App geht die individuelle Gestaltung und Anpassung von Dashboards intuitiv von der Hand – es ist kein Wechsel zu InLoox für Outlook oder InLoox für Windows mehr nötig. Öffnen Sie einfach ein bestehendes Dashboard und öffnen den Designer über den Schieberegler Dashboard bearbeiten oben rechts. Sie haben nun eine Vielzahl an Möglichkeiten: Ob Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Textelemente, Filter und mehr – ziehen Sie einfach gewünschte Elemente ins Dashboard, binden Daten ein und passen Sie diese nach Ihren Vorstellungen an.

Info Für einen geführten Einstieg in den InLoox Dashboard Designer können Sie die Aufzeichnung vom dazugehörigen Webinar kostenlos abrufen.

Tipp Zudem finden Sie weitere Anleitungen in unserem Hilfe-Artikel zu den Dashboards »

Neu: Dashboard-Ansichten importieren & exportieren

Freuen Sie sich mit InLoox 11.5 auch auf erweiterte Flexibilität: Sie können nun Dashboard-Ansichten in der InLoox Web App exportieren und importieren.

Neue Dashboard-Vorlagen

Im Zuge der Import-/Export-Funktion von Dashboard-Ansichten geben wir Ihnen neue Standard-Dashboard-Vorlagen an die Hand, welche speziell entwickelt wurden, um die Überwachung und Steuerung Ihrer Projekte noch leichter zu machen. Info Neukunden finden diese Vorlagen bereits automatisch in ihrem Account. Für alle Bestandskunden bieten wir diese hier » zum Download an.

Konkret handelt es sich dabei um folgende Dashboard-Vorlagen:

Projekt-Kennzahlen: Auf Projektebene erhalten Sie hier umfassende Einblicke in Projektstatus sowie Gesamt-, verbleibende, überfällige und abgeschlossene Aufwände über alle Projekte hinweg. Eine zusätzliche Feingliederung zeigt Ihnen diejenigen 10 Projekte mit dem höchsten Aufwand und deren Status an.
Projekt-Meilensteine: Überblicken Sie projektübergreifend abgeschlossene und anstehende Meilensteine auf Projektebene und verfeinern Sie Ihre Analysen mit speziellen Filterfunktionen (z.B. nach Projektleiter:in oder Fortschritt).
Aufgaben-Analyse: Gewinnen Sie Einblicke in die Gesamtanzahl und den Status Ihrer offenen, laufenden und verspäteten Aufgaben und passen Sie Ihre Planung basierend auf detaillierten Aufwandsanalysen pro Projekt an.
Ressourcen-Analyse: Überwachen Sie die Auslastung und Verteilung Ihrer Ressourcen in übersichtlichen Diagrammen und erhalten Sie aufschlussreiche Kennzahlen über die Anzahl der Aufgaben inkl. deren Aufwände pro Person.
Ressourcen-Aufwand Plan-Ist: Dieses Dashboard ermöglicht eine direkte Gegenüberstellung von geplanten Ressourcenaufwänden und tatsächlich verbuchten Zeiten für Aufgaben. Nutzen Sie diese Insights, um zu erkennen, wo Anpassungen erforderlich sind und zukünftige Aufwandsplanungen effektiver zu gestalten.
Finanzen Plan-Ist: Überwachen Sie Ihre Projektkosten zielgerichtet. Dieses Dashboard ermöglicht den direkten Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten. Nutzen Sie Filteroptionen, um Analysen nach Fortschritt oder Projektleitung zu verfeinern.
Projektwert: Dieses Dashboard ist speziell für das Portfoliomanagement konzipiert und bietet Ihnen eine intuitive und visuell ansprechende Möglichkeit, Ihre Projekte zu bewerten und zu analysieren. Im Dashboard werden Ihre Projekte in einer Matrix dargestellt, basierend auf den Schlüsseldimensionen Risiko und Wert, jeweils auf einer Skala von 1 bis 10. Details lesen Sie weiter unten auf dieser Seite unter Projekt-Bewertung »

Bericht-Designer in InLoox Web App

Neben dem Dashboard Designer hat auch der Bericht-Designer Einzug in InLoox 11.5 gefunden. Dieses mächtige Werkzeug eröffnet völlig neue Möglichkeiten zur Erstellung maßgeschneiderter Berichte, die perfekt auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind.

So finden Sie den Bericht-Designer: Wählen Sie in InLoox Web App im linken Menü Berichte aus und klicken anschließend auf Layout Designer. Anschließend haben Sie vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Berichte genau nach Ihren Vorstellungen zu konfigurieren.

Weitere Unterstützung:

Einführung: Eine Einführung in die Benutzeroberfläche finden Sie im Hilfe-Artikel zu den Berichten ».
Vertiefende Schulung: Da die Funktionalitäten des Bericht-Designer sehr umfangreich und teilweise komplex sind, empfehlen wir unsere dazugehörige Schulung (sowohl als Präsenzkurs » als auch als Online-Schulung » möglich). Dort erlernen Sie, wie Sie Dashboards und Berichte effektiv und effizient auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden können.

Neuerungen im Dokumentenbereich

InLoox 11.5 setzt mit einer umfassenden Überarbeitung des Dokumentenbereichs neue Standards in Sachen Dokumentenmanagement. Diese Neuerungen steigern nicht nur die Benutzererfahrung, sondern auch die Zusammenarbeit und Effizienz Ihres Teams. Hier die Highlights:

Sofortige Dokumentenvorschau

Sobald Sie ein Dokument in InLoox auswählen, wird rechtsseitig umgehend eine Vorschau angezeigt. Dies ermöglicht Ihnen, den Inhalt schnell zu überblicken, ohne das gesamte Dokument herunterladen zu müssen – das spart Zeit und erleichtert die Dokumentenorganisation.

Dokumente ersetzen + verschieben

Mit der neuen „Ersetzen“-Funktion können Sie überarbeitete Versionen von Dokumenten problemlos aktualisieren, ohne die ursprüngliche Datei löschen zu müssen. Zusätzlich bietet die „Verschieben“-Funktion mehr Flexibilität beim Organisieren Ihrer Dateien, indem sie das einfache Verschieben von Dokumenten in andere Ordner ermöglicht.

SharePoint Integration: Flexibles Ändern des Dokumentenpfades

Für Nutzer der SharePoint Online-Schnittstelle bringt InLoox 11.5 eine essenzielle Verbesserung: die Möglichkeit, den Dokumentenpfad eines Projektes nachträglich anzupassen. Dies ist besonders wichtig, wenn sich Änderungen in der Projektstruktur ergeben, wie beispielsweise eine Änderung des Projektnamens.

Anpassung mit wenigen Klicks: Wählen Sie den betreffenden Ordner in InLoox aus, klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte rechts oben und wählen Sie Dokumentenpfad ändern. Tragen Sie den neuen Pfad ein. Nach der Änderung des Pfades haben Sie wie gewohnt direkten Zugriff auf Ihre Dokumente. Weitere Infos finden Sie im zugehörigen Hilfe-Artikel Dokumentenpfad ändern »

Diese Neuerung in InLoox 11.5 stellt sicher, dass Ihre Dokumentenorganisation stets synchron mit den Entwicklungen Ihres Projektes bleibt, und ermöglicht so ein reibungsloses, effizientes Projektmanagement.

Einführung der Projektbeschreibung & Bewertung

Mit InLoox 11.5 finden Sie auf der Betreuungsseite Ihrer Projekte zwei bedeutende Neuerungen:

Projektbeschreibung: Zunächst erhalten Sie auf der Betreuungsseite Ihres Projekts ein Freitextfeld für die „Projektbeschreibung“. Dieser Bereich bietet ausreichend Platz, um alle wesentlichen Projektinformationen zentral zu erfassen. Von wichtigen Links, die schnellen Zugriff auf Dokumente und externe Seiten ermöglichen, bis hin zur Definition umfassender Projektziele. Gestalten Sie eine Informationsquelle, die für alle Beteiligten Klarheit schafft und ein gemeinsames Verständnis fördert.
Projektbewertung: Ergänzend zur Projektbeschreibung können Sie Projekte hinsichtlich wichtiger Kriterien bewerten. Beurteilen Sie das Risiko (gering bis hoch), die Größe (klein bis groß) und den Wert (gering bis hoch) des Projekts. Anhand dieser Kriterien wird eine Gesamtbewertung errechnet. Im dazugehörigen Dashboard "Projektwert" (siehe oben) werden die Projekte anhand von Risiko und Wert dargestellt und erlauben eine visuelle Einordnung. Dies ist der erste Schritt in Richtung eines umfassenden Portfoliomanagements. Es ermöglicht Ihnen, Projekte effektiver zu klassifizieren, Prioritäten klar zu setzen und somit eine fundiertere Projektplanung und -ausführung zu gewährleisten.
Weitere Details lesen Sie im zugehörigen Hilfe-Artikel Projekt-Bewertung »

Ressourcen-Übersicht & Auslastung

Erweiterte Projektplanung mit Ressourcenauslastungs-Ansicht

Mit dem neusten Update präsentieren wir Ihnen in InLoox 11.5 eine erweiterte Gantt-Diagramm-Ansicht. Diese bietet nicht nur tiefgreifendere Einblicke in Ihre Projektplanung, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten zur Ressourcenoptimierung. Alle Infos auf einen Blick:

Einfacher Zugriff: Über einen neuen Button in der Navigationsleiste blenden Sie die Ressourcen-Übersicht ein oder aus.
Integrierte Ressourcenauslastung: Direkt unter dem Gantt-Diagramm wird die Ressourcenauslastung von jenen Teammitgliedern angezeigt, die bei Aufgaben im Gantt-Diagramm als Ressourcen zugeordnet sind.
Simultanes Monitoring: Überwachen Sie Projektfortschritt und die zugehörige Ressourcenauslastung gleichzeitig. Änderungen im Gantt-Diagramm reflektieren sich in Echtzeit in der Ressourcenauslastung. Dies erleichtert die Identifikation von Engpässen und decken auf, wenn eine optimierte Aufgabenverteilung erfordert wird.

Dank dieser innovativen Integration können Sie nicht nur effizienter auf Projektänderungen reagieren, sondern auch Ihre Ressourcen flexibler steuern und optimal nutzen.

Alle Details zur Anwendung finden Sie auch im Hilfe-Artikel Ressourcenauslastung in der Planung »

Ressourcen-Übersicht: Auslastungsanzeige jetzt mit Teamebene

Auch in diesem Release wurde die Ressourcen-Übersicht weiter optimiert. Neben der gewohnten Detailtiefe von der Auslastung einzelner Personen, über deren Outlook Termine & Projektbindungen bis hin zu spezifischen Aufgaben, erweitern wir nun Ihren Überblick auf das gesamte Team.

Neu: Die Einführung der Teamebene in die Ressourcen-Übersicht. Mit dieser Funktion stärken wir Ihre Fähigkeit, Teams – organisiert nach Standorten, Abteilungen oder anderen Kriterien – in ihrer Gesamtauslastung zu erfassen. Diese holistische Perspektive ermöglicht es Ihnen, nicht nur einzelne Ressourcen, sondern ganze Teams effizient zu planen, zu steuern und auszubalancieren.

Weitere Details zu den einzelnen Ebenen finden Sie im Hilfe-Artikel zur Ressourcen-Übersicht »

Maximale Kontrolle mit dem erweiterten Erfassen von Kalenderterminen

Verbindung von Effizienz und Datenschutz: Unser bewährtes Quicktrack-Feature, mit dem Sie Outlook-Termine unkompliziert in Zeiterfassungseinträge auf Projekte umwandeln können, ist nun noch flexibler.

Neu in InLoox 11.5: Entscheiden Sie selbst, ob die Beschreibungen Ihrer Outlook-Termine in die Zeiterfassung übernommen werden sollen oder nicht. Dies bietet nicht nur mehr Spielraum für Individualität, sondern gewährleistet auch ein höheres Maß an Datenschutz für persönliche Informationen.

Es liegt also in Ihrer Hand: Aktivieren oder deaktivieren Sie einfach den Schalter, um die Termin-Beschreibungen bei Bedarf beizubehalten oder nicht.

Alle Details zu diesem Feature können Sie im Hilfe Artikel Outlook Termine auf Projekte verbuchen » nachlesen

Flexibilität und Effizienz durch Export & Import von Listenansichten

Wir freuen uns, Ihnen mit InLoox 11.5 die Möglichkeit zum Import und Export Ihrer individuell gestalteten Listenansichten zu geben.

Was bedeutet das konkret für Sie? In InLoox können Sie Listen wie die globale Projekt- oder Aufgabenliste nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie wählen relevante Spalten, sortieren und filtern Daten oder Gruppieren nach spezifischen Kriterien. Bisher konnten Sie diese individuellen Ansichten speichern und bei Bedarf abrufen. Mit InLoox 11.5 gehen wir einen Schritt weiter:

Gezieltes Teilen von Ansichten: Sie haben eine spezifische Listenansicht erstellt, die auch für bestimmte Kollegen nützlich ist? Neben der Option, Ansichten für alle Nutzer im Account über den Schieberegler „Global sichtbar“ zu teilen, ermöglicht die neue Export-/Import-Funktion das gezielte Teilen mit ausgewählten Personen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch den Aufwand, jede Ansicht einzeln neu zu erstellen.
Einfache Handhabung: Die Funktion ist intuitiv gestaltet. Wählen Sie einfach die gewünschte Liste aus, passen Sie die Ansicht an, klicken Sie auf das Icon mit den drei senkrechten Punkten und wählen Sie „Ansichten verwalten“. Hier können Sie Ihre Ansichten einfach über die Pfeile importieren oder exportieren.
Praxisbeispiel: Als Teamleitung erstellen Sie eine Ansicht in der globalen Aufgabenliste, die den Arbeitsaufwand und die tatsächlich erfassten Zeiten Ihres Teams gegenüberstellt. Diese effektive Ansicht möchten Sie anderen Teamleitern zur Verfügung stellen, die nicht in Ihrem InLoox-Account arbeiten, sondern einen eigenen Account haben. Mit der neuen Export-/Import-Funktion geht dies schnell und unkompliziert.

Hilfe und Anleitungen finden Sie im dazugehörigen Hilfe-Artikel Listenansichten »

Benachrichtigungen

Aktualisierungshinweise bei neuer InLoox Version (nur InLoox OnPrem)

Um sicherzustellen, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind und von allen neuen InLoox Funktionen und Verbesserungen profitieren, haben wir eine neue Benachrichtigungsfunktion eingeführt: Neben der Hinweisleiste in InLoox Web App erhalten Administratoren ab sofort zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein InLoox Update vorliegt.

Verbesserungen beim Hinzufügen von Projektmitgliedern

Beim Hinzufügen von Projektmitgliedern, sei es Teammitglieder, Kunden, Partner oder andere, zeigt InLoox jetzt zusätzlich zum Namen auch die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person an. Dies ist besonders hilfreich, um Verwechslungen bei häufig vorkommenden Namen in größeren Organisationen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die richtige Person zum Projekt hinzugefügt wird.

Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, Kontakte, die noch keine InLoox Lizenz besitzen, direkt in den Projektkontakten eines Projektes einzuladen.