Berechnung der Ressourcen-Auslastung in der Übersicht

TIPP Bitte lesen Sie den Beitrag Grundeinstellungen für die Ressourcen-Übersicht durch, damit Sie wissen, welche InLoox Account Einstellungen Sie vornehmen müssen.

InLoox zieht für die Berechnung der Ressourcen-Auslastung grundsätzlich folgende Daten heran:

• Kalender der Personen
• Aufwand der Aufgabe(n) der zugewiesenen Person
• Start- und Enddatum der Aufgabe(n) oder Start- und Enddatum des der Aufgabe zugewiesenen Vorgangs oder Start- und Enddatum des Projekts (wenn die Aufgabe kein Start-/Enddatum hat und auch keinem Vorgang zugewiesen ist).

Außerdem können Sie noch folgende Daten per Filter optional für die Berechnung heranziehen:

• Outlook-Termine der Personen (optional)
• Projektanträge (optional)
• Erledigte Aufgaben der Personen (optional)

Flexible Filter-Optionen

Mit den Filtermöglichkeiten können Sie die Auslastungsberechnung noch gezielter steuern. Über Schieberegler lässt sich festlegen, ob Outlook-Termine, Projektanfragen und erledigte Aufgaben einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen, und welche Projekte mit bestimmten Statuswerten (z. B. "Begonnen") berücksichtigt werden sollen.

Diese Filter ermöglichen eine individuell anpassbare Ansicht, z. B. zur besseren Planung freier Ressourcen.

Ebenen in der Auslastungsansicht

In der Auslastungsansicht selbst finden Sie verschiedene Ebenen:

1. Abteilungs- & Teamebene: Hier sehen Sie die Gesamtauslastung aller Personen, die einer bestimmten Abteilung oder einem Team zugewiesen sind. Teams können Sie manuell in der Auslastung erstellen, Abteilungen erstellen Sie in den InLoox Einstellungen unter Organisation >> Abteilungen. Details lesen Sie unter Ressourcen-Übersicht für ein Team oder eine Abteilung erstellen und bearbeiten  
2. Personenebene: Hier sehen Sie die Gesamtauslastung der einzelnen Ressourcen. Die Füllstandsanzeige Ihnen dabei, die Höhe der Auslastung auf einen Blick zu erfassen.
3. Projektebene: Hier sehen Sie die Zuordnung der Ressource zu verschiedenen Projekten sowie die Gesamtauslastung über die einzelnen Projekte hinweg. 
4. Aufgaben- & Terminebene: Bei Interesse an detaillierten Projektinformationen können Sie die Projekte weiter aufklappen und die einzelnen Aufgaben inklusive Aufwände in Stunden für jede Aufgabe sehen. Ebenso bietet InLoox für die Ressourcen-Übersicht eine erweiterte Integration mit Ihrem persönlichen Outlook-Konto. Die synchronisierten Termine werden dabei in der Ressourcen-Übersicht in der Zeile „Outlook-Termine“ angezeigt. Diese Termine beinhalten lediglich Informationen über Start, Ende und somit auch die Dauer (entspricht dem Aufwand) des Termins. Andere Details wie z. B. Betreff und Beschreibung des Termins sind in der Ressourcen-Übersicht nicht relevant und werden nicht angezeigt. Hinweis Diese Funktion erfordert eine Verknüpfung des Office 365 Firmen-Kontos mit InLoox – dies können Administratoren in den InLoox Einstellungen zur Ressourcen-Übersicht einrichten.

Tipp Damit Sie die Ebenen nicht manuell auf/zuklappen müssen, verwenden Sie in der Navigationsleiste den Button Ebenen erweitern/reduzieren und wählen zwischen Teams & Abteilungen, Personen, Projekte oder Aufgaben & Termine. So wechseln Sie für alle Ressourcen gleichzeitig auf die gewünschte Detailstufe, was besonders hilfreich bei größeren Ressourcenplanungen ist.

Spalten in der Auslastungsansicht

Seit InLoox 26.1 werden Ihnen in der Auslastung standardmäßig folgende Spalten angezeigt:

• Kapazität: Basiert auf dem ausgewählten Kalender der Ressource und zeigt, wie viele Arbeitsstunden allgemein zur Verfügung stehen , z. B. 40h pro Woche
• Belegung: Zeigt an, wie viele Arbeitsstunden bereits verplant sind, z. B. durch den Aufwand der zugewiesenen Aufgaben oder Outlook-Terminen
• Verfügbarkeit: Zeigt an, wie viele Arbeitsstunden noch frei zur Verfügung sind

Für die Kalenderansicht selbst können Sie einstellen, ob die Auslastungsangaben in % oder in absoluten Werten (Stunden) angezeigt werden soll. Bei der Ansicht in Stunden lassen sich mithilfe der drei lila Buttons zur Belegung, Kapazität und Verfügbarkeit präzise Forecasts darüber machen, wie viele Kapazitäten zum Beispiel in den kommenden Monaten noch verfügbar sind. Mehr Details zu den Buttons in der Navigationsleiste lesen Sie unter Navigation im Kalender.