Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments

Die Seite Dokumente stellt eine einfache Projekt-Dokumentenverwaltung in einem virtuellen Projektraum zur Verfügung. Windows-Dateien, Ordner und Internet-Verknüpfungen können projektbezogen abgelegt und wieder abgerufen werden. InLoox PM Web App arbeitet intern mit Verknüpfungen, um Speicherplatz zu sparen und Dubletten zu vermeiden und ist in der Lage auf SharePoint Portal Server-Dokumentenbibliotheken zuzugreifen.

Die Technologie der InLoox PM Web App Dokumentenablage bzw. -verwaltung basiert auf intelligenten Verknüpfungen innerhalb von Microsoft Windows bzw. Microsoft SharePoint Server. Die Vorteile dieser Methode:

• Nahezu kein zusätzlicher Speicherplatzverbrauch, die InLoox PM Projekte bleiben schlank.
• Rechte der Dateien werden vererbt. Fügen Sie beispielsweise eine Datei aus einem geschützten Netzwerk-Ordner oder SharePoint-Store zur InLoox PM Ablage hinzu, so kann diese wie gewohnt nur von den autorisierten Nutzern gelesen und bearbeitet werden - ohne Mehraufwand.
• Backup und vorhandene Versionsverwaltungs- und Dokumentenmanagement-Anwendungen können weiterhin verwendet werden.

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues.

   Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Projekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Projekts.

2. Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Sektionen klicken Sie auf Dokumente.
3. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neu.
   Klicken Sie auf Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten, wenn Sie ein Dokument ändern möchten.

4. Im Dialogfenster Neues Dokument / Dokument bearbeiten führen Sie folgende Aktionen aus:

   

   • Allgemeine Informationen zu einem Dokument auf der Registerkarte Standard
     1. Im Bereich Typ wählen Sie zwischen Datei oder Internetverknüpfung aus.
        • Klicken Sie auf Browse... im Feld Pfad, falls Sie ein Dokument hochladen möchten. Danach wählen Sie ein Dokument im Dialogfenster Datei hochladen aus und klicken Sie auf Öffnen.
        • Geben Sie einen Internetlink direkt im Feld Datei für Internetverknüpfung ein.
     2. Klicken Sie auf OK.
        Das neu hinzugefügte Dokument finden Sie nun in der Dokumentenliste links.

     3. In der Dropdownliste Unterordner wählen Sie einen Ordner aus, in den Sie das Dokument oder Internet-Link kopieren möchten.

        Weitere Informationen darüber, wie Sie einen Unterordner für das Projekt anlegen können, erhalten Sie unter Erstellen eines Unterordners.

     4. Im Bereich Status, im Feld Status, geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.B. freigeben oder fertig.
     5. Im Bereich Status, im Feld Benachrichtigung wählen Sie aus der Dropdownliste einen Kontakt aus oder geben Sie einen neuen ein.
        Nachdem Sie das Dialogfenster mit OK schließen und das Projekt speichern und schließen, wird die Benachrichtigung per E-Mail verschickt. Informationen über Namen, Status und Zusatzinformationen werden beinhaltet.

     6. Im Bereich Zusatzinformationen können Sie Kommentare oder Anmerkungen für das Dokument eingeben. 

        InLoox PM Web App erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktionen zur Formatierung bereit.  Die detaillierte Beschreibung dafür finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Kommentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kommentars.

   • Verknüpfungen zwischen anderen Projektelementen auf der Registerkarte Verknüpfungen
     1. Verknüpfungen erstellen:
        1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

        2. Wählen Sie im Dialogfenster Dokumentverknüpfung zwischen Planungselementen, Zeiterfassungseinträgen einen Eintrag aus.

           Die Mindmap-Elemente sind zwar sichtbar in diesem Dialogfenster, aber Sie können diese nur in InLoox PM für Outlook bearbeiten.

        3. Im Bereich Verknüpfte Elemente klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK.
        Das Dokument wird auf der Seite des ausgewählten Projektelements mit einer Büroklammer dargestellt und ist von dort ebenfalls aufrufbar.
     2. Sie können die Seite des ausgewählten Projektelements, zu dem Sie das Dokument verknüpft haben, öffnen. Auf der Registerkarte Verknüpfungen wählen Sie aus der Liste ein Projektelement aus und klicken Sie auf Öffnen.
     3. Die ausgewählten Projektelemente können Sie aus dem Bereich Dokumente löschen. Wählen Sie aus der Liste ein Element aus und klicken Sie auf Entfernen.
   • Ergänzende Informationen zu dem Dokument auf der Registerkarte Benutzerdefiniert

     • Klicken Sie in das bereits erstellten benutzerdefinierten Feld, z.B. Dimension, und geben Sie einen neuen Wert ein.

       Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLoox PM Web App anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen von benutzerdefinierten Feldern.

5. Klicken Sie auf OK, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.