In der Projektliste legen Sie neue Projekte an und finden alle Projekte aufgelistet, die Sie entweder selbst angelegt haben oder in denen Sie Mitglied sind.

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Projekt aufrufen bzw. bearbeiten

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit InLoox in der Web App anlegen.

1. Klicken Sie in der Leiste oben links auf den blauen Button Neues Projekt.

   

2. In der Projektliste erscheint nun das neue Projekt mit dem standardisierten Namen Neues Projekt. Zudem wird automatisch die Person als Projektleiter eingetragen, die das Projekt angelegt hat.
3. Öffnen Sie das Projekt per Klick, um weitere Anpassungen vorzunehmen.
4. Das Projekt öffnet sich auf der rechten Seite in der geteilten Ansicht. Sie können die geteilte Ansicht anpassen und das Projekt größer oder kleiner anzeigen lassen, indem Sie die Abtrennung nach links oder rechts schieben. Rechts oben können Sie auch auf das Icon mit den zwei Pfeilen klicken, um in die Vollbildansicht zu wechseln.
5. Ganz oben können Sie nun den Namen des Projekts anpassen.
6. Rechts neben dem Namen können Sie den Status des Projekts auswählen.
7. Darunter sehen Sie die vier Registerkarten Betreuung, Aufgaben, Dokumente und Zeit. Der Tab Betreuung wird standardmäßig als erstes geöffnet. Hier können Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt hinterlegen:

• Sie haben die Möglichkeit, dem Projekt ein Bild zuzuordnen. Klicken Sie dafür auf das viereckige große Feld. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das gewünschte Bild auswählen können.
• Passen Sie das Start- und das Enddatum des Projekts an. Tipp: Soll das Startdatum in der Zukunft liegen, müssen Sie ggf. zuerst das Enddatum anpassen und nach hinten schieben, da das Startdatum vor dem Enddatum liegen muss.
• In den Projektdetails finden Sie die Projektnummer, welche standardmäßig automatisch erzeugt wird. Jedoch können Administratoren die Projektnummer und die dazugehörigen Formatregeln in den InLoox Einstellungen anpassen und konfigurieren.
• Wählen Sie in den Projektdetails die verantwortliche Abteilung, den Kunden und eine Kategorie für Ihr Projekt aus. Sowohl die hinterlegte Abteilungsstruktur als auch die definierten Kategorien können Administratoren in den InLoox Einstellungen individuell anpassen.
• Weiterhin können Sie im Bereich Eigene Felder weitere Daten angeben (z.B. detaillierte Projektbeschreibung, Umsatzpotenzial, Deadline, etc.). Diese Felder können Administratoren in den InLoox Einstellungen individuell anpassen.

     8. Oben rechts finden Sie eine Leiste mit weiteren Funktionen:

• Plus-Icon: Hier haben Sie die Möglichkeit, Projektmitglieder hinzuzufügen, z.B. Projektleiter, Mitarbeiter, Kunden, Partner oder auch andere Weitere Kontakte. Durch Zuordnen von Projektverantwortlichen wissen Ihre Mitarbeiter immer, für welche Teile des Projektablaufs sie verantwortlich sind. Mit dem Zusammenstellen des Projektteams definieren Sie zudem die Zugriffsberechtigungen auf das Projekt und setzen Rollenberechtigungen für die ausgewählten Personen durch die Vergabe von Projektrollen (Projektleiter, Team, Kunde etc.).
• Stern-Icon: Hiermit können Sie das Projekt als Favorit kennzeichnen.
• Glocke-Icon: Hier können Sie Benachrichtigungen über Änderungen aktivieren bzw. deaktivieren.
• Pfeil-Icon: Hier können Sie dem Projekt eine Priorität zuweisen (Normale Priorität oder Hohe Priorität).
• Pfeil nach links/Pfeil nach rechts: Navigieren Sie hiermit durch die Projekte und springen zum vorherigen/nächsten Element.
• Klammer-Icon: Hiermit können Sie den Link des Projektes in die Zwischenablage kopieren.
• Drei senkrechte Punkte: Hier können Sie ebenfalls ein Bild hochladen, Projekt archivieren, Projekt sperren oder Projekt löschen.
• Icon mit den zwei Pfeilen: Hier können Sie zur Vollbildansicht bzw. zur geteilten Ansicht wechseln.
• x Icon: Damit schließen Sie das Projekt und gelangen wieder zurück zur Projektübersicht.

  

HINWEIS Die Informationen werden alle automatisch gespeichert. Sie können das Projekt also einfach schließen und Ihre Angaben werden alle übernommen.

Sie haben die Möglichkeit, die Projektliste nach diversen Merkmalen zu filtern und zu sortieren:

• Rechts oben unter Ansicht können Sie Ihre Projekte nach folgenden Kategorien filtern: Aktive Projekte, Projektanträge, Archivierte Projekte, Papierkorb (gelöschte Projekte), Favoriten (sofern Sie bestehende Projekte als Favorit markiert haben).

  

• Um die angezeigten Spalten in der Projektliste nach Ihren Wünschen anzupassen, klicken Sie rechts oben auf das Icon mit den drei senkrechten Punkten und auf Spalten auswählen. Ziehen Sie die jeweilige Kategorie per Drag and Drop oben in die Zeile und lassen an der gewünschten Stelle los. Um diese Ansicht beizubehalten, klicken Sie bei dem Icon mit den drei Punkten auf Als neue Ansicht speichern.

  

  

• Wenn Sie auf den jeweiligen Spaltennamen in der Liste oben klicken, können Sie Ihre Projektliste nach verschiedenen Projekt-Details auf- oder absteigend sortieren. Wenn Sie z.B. alle Projekte nach Projektnummer absteigend sortieren, werden alle Projekte aller Kategorien absteigend vom Neuesten zum Ältesten angezeigt.

  

Bei langen Projektlisten ist die Suche-Funktion ein schneller Weg, um ein bestimmtes Projekt zu finden. Geben sie dazu einfach einige Buchstaben des Projektnamens im Suche-Feld oben rechts neben der Filter-Funktion ein und die der Eingabe entsprechenden Projekte werden angezeigt.

HINWEIS Es werden alle Projekte unabhängig der ausgewählten Kategorie durchsucht und dargestellt. Wenn Sie also z.B. ein bereits archiviertes Projekt suchen, geben Sie im Suche-Feld den Projektnamen ein und es werden alle Projekte in allen Kategorien angezeigt, die Ihrer Sucheingabe entsprechen.

TIPP Für eine bessere Übersicht wechseln Sie in den Fortgeschrittenen Modus und dann in die Tabellenansicht.

In der Projektliste wird (sofern Sie die Spalte Projektfortschritt eingeblendet haben) zu jedem Projekt der Projektfortschritt in % angezeigt. Dieser Wert zeigt den Status des Projekts an, den Sie in der Betreuung festlegen und unterscheidet nur zwischen 100% abgeschlossen bei Status Abgeschlossen, Akzeptiert oder Abgelehnt, oder 0% abgeschlossen (bei Status Begonnen und Angeboten).

Alle Mitglieder, die einem Projekt zugewiesen sind, werden mit deren Profilbild dargestellt.

Um ein Projekt aufzurufen und zu bearbeiten, klicken Sie das Projekt an. Sie werden zur Projekt-Betreuung weitergeleitet.

Über die Registerkarten gelangen Sie zu den weiteren, projektspezifischen Bereichen der Aufgaben (Kanban-Ansicht), Dokumente, Listen und Zeit.