Übersicht Projektliste und neues Projekt anlegen

In der Projektliste legen Sie neue Projekte an und finden alle Projekte aufgelistet, die Sie entweder selbst angelegt haben oder in denen Sie Mitglied sind.

Inhalt

Neues Projekt anlegen

Projekt-Bewertung

Aktivitätsverfolgung

Projektliste filtern und sortieren

Nach Projekten suchen

Projektfortschritt

Projektmitglieder

Projektkunde hinzufügen

Projekt aufrufen bzw. bearbeiten

Info Allgemeine Informationen zu Listen finden Sie im Hilfe-Artikel Listenansichten

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit InLoox in der Web App anlegen.

Sehen Sie sich hierzu auch gerne unser Video-Tutorial: Neues Projekt anlegen an.

Um ein neues Projekt anzulegen, starten Sie in der Projektliste. Gehen Sie nun wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Leiste oben links auf den blauen Button Neues Projekt.

   

2. In der Projektliste erscheint nun das neue Projekt mit dem standardisierten Namen Neues Projekt. Es wird automatisch diejenige Person als Projektleiter eingetragen, die das Projekt angelegt hat.
3. Öffnen Sie das Projekt per Klick, um weitere Anpassungen vorzunehmen.
4. Das Projekt öffnet sich auf der rechten Seite in der geteilten Ansicht. Sie können die geteilte Ansicht anpassen und das Projekt größer oder kleiner anzeigen lassen, indem Sie die Abtrennung nach links oder rechts schieben. Rechts oben können Sie auch auf das Icon mit den zwei Pfeilen klicken, um in die Vollbildansicht zu wechseln.
5. Ganz oben können Sie nun den Namen des Projekts anpassen.
6. Rechts neben dem Namen können Sie den Status des Projekts auswählen.

Betreuungsseite des Projektes

Der Tab Betreuung wird standardmäßig als erstes geöffnet. Daneben sehen Sie weitere Registerkarten wie Aufgaben, Mindmaps, Dokumente, Zeit, Planung und Finanzen.

In der Betreuungsseite können Sie grundlegende Informationen zu Ihrem Projekt hinterlegen.

• Sie haben die Möglichkeit, dem Projekt ein Bild zuzuordnen. Klicken Sie dafür auf das viereckige große Feld. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das gewünschte Bild auswählen können.
• Passen Sie das Start- und das Enddatum des Projekts an. Tipp: Soll das Startdatum in der Zukunft liegen, müssen Sie ggf. zuerst das Enddatum anpassen und nach hinten schieben, da das Startdatum vor dem Enddatum liegen muss.
• In den Projektdetails können Sie eine Projektbeschreibung eingeben. Mit dem InLoox KI Assistenten können Sie eine automatisierte Beschreibung generieren, die auf dem Projektnamen basiert. Geben Sie zusätzlich einige Stichpunkte in das vorgesehene Feld ein, um eine genauere, auf Ihren spezifischen Anwendungsfall zugeschnittene Projektbeschreibung zu erhalten. Weitere Infos finden Sie im dazugehörigen Video zur KI-gestützten Projektbeschreibungserstellung »
• Die Projektnummer wird standardmäßig automatisch erzeugt. Jedoch können Administratoren die Projektnummer und die dazugehörigen Formatregeln in den InLoox Einstellungen anpassen und konfigurieren.
• Wählen Sie in den Projektdetails die verantwortliche Abteilung, den Kunden und eine Kategorie für Ihr Projekt aus. Sowohl die hinterlegte Abteilungsstruktur als auch die definierten Kategorien können Administratoren in den InLoox Einstellungen individuell anpassen. Sofern Sie beim Kunden einen Kundennamen eingeben, der noch nicht im System vorhanden ist, bietet InLoox Ihnen die Option, einen neuen Kunden anzulegen – hier müssen Sie nicht über die InLoox Einstellungen gehen.
• Weiterhin können Sie im Bereich Eigene Felder weitere Daten angeben (z.B. detaillierte Projektbeschreibung, Umsatzpotenzial, Deadline, etc.). Diese Felder können Administratoren in den InLoox Einstellungen individuell anpassen.

Oben rechts finden Sie eine Leiste mit weiteren Funktionen:

• Plus-Icon: Hier haben Sie die Möglichkeit, Projektmitglieder hinzuzufügen, z.B. Projektleiter, Mitarbeiter, Kunden, Partner oder auch andere Weitere Kontakte. Durch Zuordnen von Projektverantwortlichen wissen Ihre Mitarbeiter immer, für welche Teile des Projektablaufs sie verantwortlich sind. Mit dem Zusammenstellen des Projektteams definieren Sie zudem die Zugriffsberechtigungen auf das Projekt und setzen Rollenberechtigungen für die ausgewählten Personen durch die Vergabe von Projektrollen (Projektleiter, Team, Kunde etc.).
• Stern-Icon: Hiermit können Sie das Projekt als Favorit kennzeichnen.
• Glocke-Icon: Hier können Sie Benachrichtigungen über Änderungen aktivieren bzw. deaktivieren.
• Pfeil-Icon: Hier können Sie dem Projekt eine Priorität zuweisen (Normale Priorität oder Hohe Priorität).
• Pfeil nach links/Pfeil nach rechts: Navigieren Sie hiermit durch die Projekte und springen zum vorherigen/nächsten Element.
• Klammer-Icon: Hiermit können Sie den Link des Projektes in die Zwischenablage kopieren.
• Drei senkrechte Punkte: Hier können Sie ebenfalls ein Bild hochladen, Projekt archivieren, Projekt sperren oder Projekt löschen.
• Icon mit den zwei Pfeilen: Hier können Sie zur Vollbildansicht bzw. zur geteilten Ansicht wechseln.
• x Icon: Damit schließen Sie das Projekt und gelangen wieder zurück zur Projektübersicht.

HINWEIS Die Informationen werden alle automatisch gespeichert. Sie können das Projekt also einfach schließen und Ihre Angaben werden alle übernommen.

Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, können Sie das Projekt anhand der Parameter Risiko, Größe und Wert bewerten. Jeder Parameter kann mit dem Regler auf der Skala von 1 bis 10 eingestellt werden.

• Risiko: 1-3 = Gering, 4-6 = Mittel, 7-10 = Hoch
• Größe: 1-3 = Klein, 4-6 = Mittel, 7-10 = Groß
• Wert: 1-3 = Gering, 4-6 = Mittel, 7-10 = Hoch

Definition der Parameter

Die Werte für die Projektbewertung zu definieren, ist ein Prozess, der für jedes Unternehmen individuell gestaltet werden muss. Unsere Empfehlung ist, für jeden Wert einen Kriterienkatalog zu entwickeln, der eine Einordnung anhand weitgehend objektiver Maßstäbe erlaubt.
Ein Beispiel wäre die Größe, bei der anhand der Anzahl beteiligter Mitarbeiter, des Budgets und des angedachten Zeitraums Grenzwerte für die Bewertung gesetzt werden können:

• Gering: max. 2 Mitarbeiter, max. 10k Budget, max. 3 Monate
• Mittel: max. 4 Mitarbeiter, max. 50k Budget, max. 6 Monate
• Groß: ab 8 Mitarbeiter, ab 100k Budget, ab 6 Monate Laufzeit

Im Anschluss sollte per Konsens in einer Diskussion entschieden werden, wie ein Projekt zu bewerten ist. Der Kriterienkatalog sollte auch regelmäßig angepasst werden, um eine realistische Abbildung der Projekte in den Kriterien zu gewährleisten.

Die Kriterien können auch komplexerer, nicht in Zahlen zu erfassender Natur sein. Hier ein Beispiel zu "Wert": 

• Gering: operativ, regulatorische Pflicht
• Mittel: eröffnet dauerhaftes beschränktes Optimierungspotential
• Hoch: strategisch, betrifft top 5% Key Accounts

Gesamtscore & Dashboard

Der Gesamtscore ist eine Bewertung, die die Gesamtleistung eines Projekts auf der Skala von 0 bis 10 widerspiegelt. Die Berechnung der Bewertung erfolgt mit der Formel:
((10 - Risiko) + (10 – Größe) + Wert) / 3

Tipp Nutzen Sie unser kostenloses Standard-Dashboard "Projektwert", welches die oben ausgewählten Parameter Risiko, Größe und Wert visualisiert und in einer Matrix darstellt. Das Template können Sie hier herunterladen. Wenn Sie Hilfe zum Import von Dashboard-Vorlagen oder Dashboards allgemein benötigen, so lesen Sie den Hilfe-Artikel Dashboards »

Spalte Bewertung in Projektliste einblenden

Der Gesamtscore des Projekts steht als Spalte in der Projektliste zur Verfügung. Zum Einblenden dieser Spalte wechseln Sie in die Projektliste.

1. Klicken Sie links im Menü auf Projekte.
2. Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte.
3. Klicken Sie auf Spalten auswählen.
4. Geben Sie „Bewertung“ in das Suchfeld ein.
5. Ziehen Sie die Spalte Bewertung in die Projektliste.
6. Nun können Sie beispielsweise Ihre Projekte nach deren Bewertung gruppieren, indem Sie die Spalte Bewertung nach oben in den Bereich über der Liste ziehen. WICHTIG Dazu müssen Sie im Fortgeschrittenen Modus sein.

Mithilfe der Aktivitätsverfolgung können Sie detailliert nachverfolgen, wer was und wann in Ihrem Projekt geändert hat. Dieses Feature bietet Transparenz und Kontrolle über verschiedene Aspekte Ihres Projekts. Sie finden die Aktivitätsverfolgung im Bereich Aktivitäten im Reiter Änderungen.

Folgende Entitäten bieten einen Änderungsverlauf zu den folgenden Feldern: 

1. Aufgaben

• Aufgabenname
• Startdatum, Enddatum
• Status
• Ersteller, Beauftragter
• Geschätzter Arbeitsumfang
• Planung, Projekt, Gruppe
• Aktivitätstyp: Notizen
• Spezifika für private Aufgaben: Fertigstellungsstatus (Ist Fertig)

2. Dokumente

• Dateiname
• Ersteller
• Zugehöriges Projekt
• Vorschaubild
• Aktivitätstyp: Kommentare

3. Zeiteinträge

• Eintragsname
• Ersteller
• Zugehöriges Projekt
• Startzeit, Endzeit
• Aktivitätstyp: Kommentare

4. Projekte

• Projektname
• Startdatum, Enddatum
• Abteilung, Kunde
• Priorität, Projektnummer
• Status
• Risiko-, Wert- und Größenbewertungen
• Aktivitätstyp: Notizen, Kontakte, Aufgaben, Dokumente

Sie haben die Möglichkeit, die Projektliste nach diversen Merkmalen zu filtern und zu sortieren:

• Rechts oben unter Ansicht können Sie Ihre Projekte nach folgenden Kategorien filtern: Aktive Projekte, Projektanträge, Archivierte Projekte, Papierkorb (gelöschte Projekte), Favoriten (sofern Sie bestehende Projekte als Favorit markiert haben).

  

• Um die angezeigten Spalten in der Projektliste nach Ihren Wünschen anzupassen, klicken Sie rechts oben auf das Icon mit den drei senkrechten Punkten und auf Spalten auswählen. Ziehen Sie die jeweilige Kategorie per Drag and Drop oben in die Zeile und lassen an der gewünschten Stelle los. Um diese Ansicht beizubehalten, klicken Sie bei dem Icon mit den drei Punkten auf Als neue Ansicht speichern.

  

  

• Wenn Sie auf den jeweiligen Spaltennamen in der Liste oben klicken, können Sie Ihre Projektliste nach verschiedenen Projekt-Details auf- oder absteigend sortieren. Wenn Sie z.B. alle Projekte nach Projektnummer absteigend sortieren, werden alle Projekte aller Kategorien absteigend vom Neuesten zum Ältesten angezeigt.

  

Bei langen Projektlisten ist die Suche-Funktion ein schneller Weg, um ein bestimmtes Projekt zu finden. Geben sie dazu einfach einige Buchstaben des Projektnamens oder die Kundennummer im Suche-Feld oben rechts neben der Filter-Funktion ein und die der Eingabe entsprechenden Projekte werden angezeigt.

HINWEIS Es werden alle Projekte unabhängig der ausgewählten Kategorie durchsucht und dargestellt. Wenn Sie also z.B. ein bereits archiviertes Projekt suchen, geben Sie im Suche-Feld den Projektnamen ein und es werden alle Projekte in allen Kategorien angezeigt, die Ihrer Sucheingabe entsprechen.

TIPP Für eine bessere Übersicht wechseln Sie in den Fortgeschrittenen Modus und dann in die Tabellenansicht.

In der Projektliste wird (sofern Sie die Spalte Projektfortschritt eingeblendet haben) zu jedem Projekt der Projektfortschritt in % angezeigt. Dieser Wert zeigt den Status des Projekts an, den Sie in der Betreuung festlegen und unterscheidet nur zwischen 100% abgeschlossen bei Status Abgeschlossen, Akzeptiert oder Abgelehnt, oder 0% abgeschlossen (bei Status Begonnen und Angeboten).

Alle Mitglieder, die einem Projekt zugewiesen sind, werden mit deren Profilbild am rechten oberen Rand dargestellt.

Über das Plus Icon können Sie weitere Projektmitglieder hinzufügen. Dabei können Sie Kontakte in folgenden Kategorien hinzufügen:

• Projektleiter
• Team
• Kunden
• Partner
• Weitere

Wählen Sie einen Kunden für Ihr Projekt aus dem Dropdown-Menü aus oder suchen Sie nach einem bestehenden Kunden, indem Sie den Namen oder die Nummer eingeben.

Seit InLoox 11.8 können Sie den Namen eines neuen Kunden in das Feld "Kunde" eingeben und so den neuen Kunden zu Ihrer Kundenliste hinzufügen.

Die Kundenverwaltung und die Kundeneinstellungen können von InLoox-Account-Administratoren in den Account-Einstellungen aufgerufen werden. Mehr dazu lesen Sie hier.

Um ein Projekt aufzurufen und zu bearbeiten, klicken Sie das Projekt an. Sie werden zur Projekt-Betreuung weitergeleitet.

Über die Registerkarten gelangen Sie zu den weiteren, projektspezifischen Bereichen wie zum Beispiel Aufgaben (Kanban-Ansicht), Mindmaps, Dokumente, Zeit, die Planung (Gantt-Chart) oder Finanzen.