In der Soll-Analyse werden die Ziele, Anforderungen und Erwartungen für Prozesse, Systeme oder Projekte formuliert. Sie beschreibt, wie die Dinge sein sollten, um den Zielen und Anforderungen von Unternehmen, Organisationen oder Projekten zu entsprechen. Die Soll-Analyse definiert also den gewünschten Zustand, der in Zukunft erreicht werden soll und folgt zeitlich und logisch auf die Ist-Aufnahme (Ist-Analyse).
Die Soll-Analyse baut auf den Erkenntnissen der Ist-Aufnahme auf. Erst durch das Verständnis des aktuellen Zustands (Ist-Zustand) können sinnvolle und realistische Soll-Vorgaben (Zielzustand) für ein Prozesse, Systeme oder Projekte definiert werden. Die Soll-Analyse beinhaltet das Entwerfen von Lösungen, Strategien und Maßnahmen, die darauf abzielen, die Lücke zwischen dem Ist- und dem Soll-Zustand zu schließen. In diesem Sinne ergänzen sich Ist-Aufnahme und Soll-Analyse: Die Ist-Aufnahme liefert die notwendigen Informationen, um eine fundierte Soll-Analyse durchführen zu können, und bildet somit die Grundlage für eine zielgerichtete Planung und Umsetzung von Projekten.