Emons Spedition

Projektmanagement-Lösung beim Transport- und Logistikdienstleister:

Emons Spedition beseitigt den Projektdschungel

IT-Bereich und PMO der Emons Spedition verändern die Unternehmenskultur, so dass das Tagesgeschäft und strategische Aufgaben immer stärker durch Projekte strukturiert werden.

Mit mehr als 3.100 Mitarbeitern an 104 Standorten bietet Emons weltweite Transport- und Logistiklösungen an. Der Konzern ist in Familienbesitz und betreibt eines der wenigen mittelständisch-privaten Logistiknetze in Deutschland. Emons nutzt die Software InLoox, um Projekte zielführend und mit möglichst geringem Aufwand abwickeln zu können. 

„2015 haben wir nach einer Projektmanagement-Lösung gesucht, um unsere Projekte effizienter abwickeln zu können“, sagt Gunnar Stellmacher, der bei der Emons Spedition GmbH für die Leitung der IT verantwortlich ist. „Wir hatten einen Projektdschungel, den es zu beseitigen galt.“ Im Projektmanagement gab es zu viele nicht aufeinander abgestimmte Maßnahmen. Zuvor hatte man bereits die ersten Projektmanagement-Versuche unternommen – damals noch in Excel; jedoch war Emons damit bald an Grenzen gestoßen, weil das Tabellenkalkulationsprogramm einfach nicht für Projektmanagement konzipiert ist.

Transparenz, Plantreue, und nachvollziehbare Prozesse

„Transparenz und Plantreue sind wichtige Kriterien für uns“, sagt Stellmacher. Die Herausforderung für ein Speditionsunternehmen besteht etwa darin, neben dem Tagesgeschäft Projekte zu identifizieren. Ein Beispiel: In der Regel haben Logistikunternehmen B2B-Kunden wie etwa Technologiekonzerne oder Handelsunternehmen. Wenn nun Emons beispielsweise das B2C-Geschäft mit dem Beliefern von privaten Endkunden besser strukturieren möchte, so benötige er als der Projektleiter hierfür Techniken. Da empfiehlt es sich, von Beginn an kompromisslos alles in einer Lösung abzulegen. In der Praxis ist wichtig, dass die oft aus mehreren Bereichen stammenden Projektbeteiligten ausschließlich über das Tool kommunizieren, dort alle Dokumente zentral ablegen und auf zusätzliche E-Mail-Kommunikation verzichten.

'Entdecke die Möglichkeiten' 

Über eine Recherche im Web ist Stellmachers Team 2015 auf InLoox gestoßen. „Wir haben uns von den dort beschriebenen Funktionen des Tools inspirieren lassen. Das war ein ähnlicher Moment wie früher bei IKEA: ‚Entdecke die Möglichkeiten‘“, so Stellmacher. „Entschieden haben wir uns sehr schnell für InLoox. Vor allem, weil sich die Lösung in das vertraute Outlook-Umfeld integrieren lässt.“ Des Weiteren ausschlaggebend waren die regionale Nähe zu einem Anbieter aus Deutschland sowie die Kundenbetreuung des Unternehmens. Daher kamen für Emons alternative Lösungen wie MS-Project nicht infrage, genauso wenig wie Freeware-Tools, weil die keine Outlook-Integration boten.

In das vertraute Outlook-Umfeld integrierbar

Rund 50 Mitarbeiter bei Emons verwenden InLoox. Im IT-Bereich sind es sechs bis sieben Fachabteilungen sowie in der Hauptverwaltung zwei Stabstellen. Und auch andere Gesellschaften des Konzerns setzen die Lösung ein. Grob überschlagen liegt der Anteil der Projektmenge, die mit InLoox abgewickelt wird, bei 40 Prozent. 

Für ein erfolgreiches und nachhaltiges Projektmanagement kommt es darauf an, die entsprechende Kultur der Kommunikation im Rahmen des Projekts im Unternehmen zu entwickeln. Als hilfreich für die Verbreitung haben sich laut Stellmacher die Projektmanagement-Seminare in der Emons Akademie erwiesen. Es zeigte sich, dass die Akzeptanz unter den Mitarbeitern stieg, wenn klar wurde, dass die IT die Lösung flächendeckend sowie Fachabteilungen diese ebenfalls einsetzen. Die notwendigen Methoden lassen sich leicht vermitteln. Das heißt, die Nachfrage nach InLoox steigt, wenn das Werkzeug bereits etabliert ist. 

Im Endergebnis liefert InLoox eine Gesamtübersicht über die Projektlandkarte. Indes ist die Einführung eines Projektmanagementsystems ein mittel- bis langfristiges Unterfangen. Hierzu ist es Stellmacher zufolge notwendig, dass man den Willen hat, daran festzuhalten.

Die Kommunikation verändern

Zu den von Anwendern am meisten genutzten Funktionen zählen die Projekt-Betreuungsseite, die Planung der Arbeitspakete, die Notizen sowie die zentrale Dokumentenablage. „Die zentrale Dokumentenablage ermöglicht uns heute, Transparenz zu schaffen. Unser Projektdschungel war eigentlich ein Informationsdschungel“, sagt Stellmacher. „Wenn ich dagegen heute in InLoox schreibe, sind alle Informationen gesichert und zentral für jedermann abrufbar. Deshalb sage ich zu meinen Leuten ‚Jede Info gehört ins Projekt und nicht auf den Flur‘. Sofort in das System eingeben, lautet die Devise.“ 

Warum es wichtig ist, die Unternehmenskultur zu verändern, schildert Stellmacher am Beispiel einer Abteilung, die eine hohe Projektdichte und ungeordnete Projekte aufweist: Wenn für ihn als Projektleiter nichts dokumentiert und nachlesbar ist, so muss er den „Schmerz“ aufgrund seines Informationsdefizits direkt an den IT-Abteilungsleiter weitergeben und jener weiter an seine Projektmitarbeiter. Nur wer dies schon einmal selbst gespürt hat, wird verstehen, dass die Informationen unbedingt im Projekt dokumentiert werden müssen. Das heißt ausdrücklich nicht, dass Kommunikation im Tool die persönliche Interaktion ersetzen soll; sie soll sie sinnvoll ergänzen.

Wenn ihr nicht weiterwisst, fragt unsere PMO-Beauftragte

In dem Maße wie es notwendig ist, Verständnis unter den Projektmitarbeitern zu erzeugen, wurde anfangs gleichzeitig auch Unterstützung angeboten. Ziel war es, die Mitarbeiter an das Tool heranzuführen, Projekte immer weiter zu verbessern, so dass die Projektmitarbeiter besser ausgebildet sind. Der Erfolg stellte sich dann ein, sobald Projektteilnehmer die Informationen nahezu beiläufig im System erzeugen. Dies ist nun der Fall. Mitarbeiter, die jetzt anfangen mit InLoox zu arbeiten, werden von Kollegen unterstützt, für die der Umgang mit dem Tool Tagesgeschäft geworden ist. 

Ein Beispiel: Für den Fall, dass ein im Projekt wichtiger Mitarbeiter längerfristig wegen Krankheit ausfallen sollte, und dessen Wissen im System gesichert ist, kann das Projekt reibungslos weiterlaufen. Es braucht weder eskaliert noch zeitraubend nachrecherchiert zu werden. „Wenn wir es hinbekommen, unsere Projekte besser abzuwickeln als die Konkurrenz, können wir mit InLoox unsere Wettbewerbsfähigkeit steigern“, sagt Stellmacher. 

Reibungslosere Abläufe, nachvollziehbare Kosten, einheitlicher Überblick: Planbarkeit

Der Mehrwert zeigt sich dadurch, dass die Projekte leichter ablaufen. Die Reibungsverluste aus fehlender Information sind geringer geworden. Und Abhängigkeiten lassen sich besser erkennen. Außerdem hat ein Projekt Vorfahrtscharakter gegenüber dem Tagesgeschäft, wenn Ziel, Zuständigkeiten, Ressourcen und Termin feststehen. 

Von Vorteil ist auch die Budgetierung im Projekt. Da sich nun erstens erwartete Kosten zuordnen lassen und zweitens entstandene Kosten dargestellt werden können, ist ein Projektcontrolling möglich. Weil man bei Emons nun mehr über die Kostensituation weiß, können zukünftige Projekte auf den Werten früherer Projekte aufbauen, um erste Anhaltspunkte zu gewinnen. 

Das bereits erwähnte zentrale Dokumentenmanagement bringt zudem mit sich, dass die Informationen konsolidiert und Dokumente stets übersichtlich versioniert sowie zentral abrufbar sind.

Mehr Planungssicherheit dank Vorlagen

Projekte, die früheren Vorhaben ähneln, sind effizienter planbar. Von besonderem Wert sind daher Vorlagen, die das PMO für die verschiedensten Aufgaben bereitstellen kann; ob in der Logistik oder zum Beispiel beim Aufbau eines neuen Standorts. Früher gab es beispielsweise für die Standortplanung eine Excel-Liste. Diese lässt sich einfach in InLoox integrieren, so dass damit weitergearbeitet werden kann. Solche Planungsvorlagen von sich wiederholenden Aktionen lassen sich beliebig anpassen und erweitern.

Ähnlich wie bei Checklisten steigt die Qualität der Prozesse, weil weniger vergessen wird. Im Falle der Ressourcenplanung eines neuen Standorts wird zum Beispiel ersichtlich, dass gegebenenfalls weitere Unternehmensbereiche eingebunden werden müssen. Etwa das Marketing, weil zum Beispiel die Außendarstellung digital und online angepasst werden oder der Webshop für die Visitenkarten um einen Standort erweitert werden muss. 

Ressourcenmanagement im Visier

Was künftige Pläne und Weiterentwicklungen bei Emons im Projektmanagement betreffen, so ist laut Stellmacher das Ziel, demnächst ein Ressourcenmanagement aufzubauen. Es soll auftauchende Konflikte zwischen Projekten beseitigen helfen. 

Gefragt nach Hinweisen für Kollegen oder Unternehmen, die in einer ähnlichen Situation sind, gibt Stellmacher je einen organisatorischen und einen technischen Tipp. „Beim Projektmanagement sollte man auf den abgestimmten Dreiklang zwischen Personen, Technik und Prozessen achten. Der Prozess ist eine Strecke, die nicht mit einem Sprint sondern mit einem Halbmarathon vergleichbar ist. Was die Technik anbelangt, so ist es empfehlenswert, bei der Einführung früh auf eine serverbasierte Lösung zu wechseln.“