Um eine sachlogische und zeitliche Planung von zusammenhängenden Vorgängen und Meilensteinen zu erstellen, müssen Sie die Planungselemente bearbeiten und Details wie Dauer, Start, Ende sowie Abhängigkeiten (sog. Anordnungsbeziehungen) und ggf. Einschränkungen definieren.
Sie können dazu die einzelnen Planungselemente sowohl in der Planungsliste als auch im Gantt-Chart bearbeiten.
Anordnungsbeziehungen manuell erstellen
Anordnungsbeziehungen bearbeiten
Übersicht: Typ der Anordnungsbeziehung
Um inhaltliche Abhängigkeiten, sogenannte Anordnungsbeziehungen, darzustellen, verknüpfen Sie voneinander abhängige Planungselemente. Abhängigkeiten können zwischen allen Planungselementen (Vorgänge, Sammelvorgänge, Meilensteine) hergestellt werden.
Das können Sie manuell im Gantt-Chart machen:
1. Fahren Sie mit der Maus über ein Planungselement im Gantt-Chart bis rechts und links von dem Element jeweils ein Kreis erscheint. Welchen Kreis Sie wählen, ob rechts oder links, bestimmt, in welcher Art von Beziehung die Elemente zueinanderstehen. Mehr dazu unter Typ der Anordnungsbeziehung.
2. Klicken Sie auf den Kreis und ziehen Sie die Maus auf jenes Planungselement, mit dem die Anordnungsbeziehung hergestellt werden soll. Auch hier erscheint jeweils rechts und links von dem Element ein Kreis.
3. Lassen Sie den Mauszeiger bei dem Planungselement und dem gewünschten Kreis los. Sie sehen nun eine Verbindungslinie zwischen den beiden Planungselementen. So erhalten Sie verknüpfte Planungselemente.
Um eine bestehende Anordnungsbeziehung zu ändern, wählen Sie eines der Planungselemente aus, öffnen per Rechtsklick das Kontextmenü und klicken dann auf Bearbeiten. Alternativ können Sie einen Doppelklick auf das Planungselement im Gantt-Chart machen.
Es öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie den Reiter Vorgänger bzw. Nachfolger auswählen. Hier finden Sie Informationen zur aktuellen Anordnungsbeziehung und können unter Typ zwischen den verschiedenen Arten von Anordnungsbeziehungen auswählen.
Es gibt verschiedene Typen von Anordnungsbeziehungen, je nachdem wie die miteinander verknüpften Planungselemente zeitlich aufeinander folgen bzw. sich überlappen.
Normalfolge - Ende-Anfang-Beziehung:
Diese Anordnungsbeziehung verbindet das Ende des Vorgängers mit dem Anfang des Nachfolgers. Als Typ wählen Sie dazu Ende zu Start aus. Damit stellen Sie sicher, dass der Nachfolger erst beginnt, wenn der Vorgänger beendet ist.
Beispiel: Der Vorgang „Nachfrist“ kann erst beginnen, wenn der Meilenstein „Anmeldeschluss“ erreicht und abgeschlossen ist.
Anfangsfolge – Anfang-Anfang-Beziehung
Diese Anordnungsbeziehung bedeutet, dass der Nachfolger erst beginnen darf wenn auch der Vorgänger begonnen wurde.
Beispiel: Der Nachfolger „Partner-Programm zusammenstellen“ beginnt gleichzeitig mit dem Vorgänger „Kunden-Programm zusammenstellen“.
Endfolge – Ende-Ende-Beziehung
Diese Anordnungsbeziehung bedeutet, dass der Nachfolger erst dann enden darf, wenn der Vorgänger ebenfalls beendet wurde.
Beispiel: Der Vorgänger „Partner-Programm zusammenstellen“ muss zeitgleich mit dem Nachfolger „Kunden-Programm zusammenstellen“ enden, denn die Inhalte müssen für den nächsten Vorgang „Event-Webseite“ fertig sein.
Sprungfolge – Anfang-Ende-Beziehung
Diese Art der Anordnungsbeziehung macht Sinn, wenn Sie eine Rückwärtsplanung erstellen. Bei der Sprungfolge wird eine Anordnungsbeziehung vom Anfang des Vorgängers zum Ende des Nachfolgers erstellt.
Beispiel: Wenn zum Datum X der Firmenumzug erledigt sein soll, kann die Untervermietung des zu klein gewordenen Büros erst beginnen, wenn der Bezug der neuen Räumlichkeiten abgeschlossen ist. Daher muss der Nachfolger „Inbetriebnahme neues Büro“ abgeschlossen sein, bevor der Vorgänger „Übergabe altes Büro“ starten kann.
Nachdem Sie die Anordnungsbeziehung zwischen Planungselementen festgelegt haben, bestimmen Sie Start und Dauer der einzelnen Planungselemente. Das Ende von Vorgängen und Sammelvorgängen ergibt sich aus deren Angaben zu Startdatum und Dauer.
1. Klicken Sie ein Planungselement an, öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie dann auf Bearbeiten, oder doppelklicken Sie auf das Planungselement. Daraufhin öffnet sich ein Fenster Informationen.
2. Unter dem Reiter Fortgeschritten können Sie den Kalender sowie Einschränkungstyp und Datum der Einschränkung auswählen.
HINWEIS InLoox gibt Ihnen die Kalender 24/7 (Dauerbetrieb), Standard (Montag-Freitag, 08.00-16.00) und Wochenende (Samstag und Sonntag, 24h) zu Auswahl. Voreingestellt wird der Standardkalender ausgewählt. Dies können Sie in den Einstellungen ändern.
Wählen Sie z.B. Start – Am aus und legen das Startdatum fest.
3. Nun können Sie unter dem Reiter Generell bei Vorgängen und Sammelvorgängen Ende sowie Dauer anpassen.
Legen Sie die Dauer des Vorgangs fest, indem Sie die Tage im Eingabefeld Dauer anpassen, oder weiter unten das Enddatum eingeben. Alternativ können Sie auch auf das Kalender-Symbol klicken und das Enddatum dort auswählen.
4. Die Dauer der Planungselemente können Sie in der Projektliste darstellen, indem Sie die Spalte Dauer einblenden.
Dauer im Gantt-Chart festlegen
Damit Sie komfortabel arbeiten können, sollten Sie die Kalenderansicht mindestens auf Tagesansicht vergrößern. Dann gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie oben auf den Button Hineinzoomen oder Herauszoomen, um das Gantt-Chart anzupassen. Oder halt Sie STRG gedrückt und nutzen gleichzeitig das Scrollrad Ihrer Computermaus zum Vergrößern/Verkleinern des Gantt-Charts.
2. Fahren Sie mit der Maus über den Vorgang oder Sammelvorgang. Navigieren Sie nun zum Anfang oder Ende des Vorgangs, bis ein Pfeil erscheint. Diesen ziehen Sie nach links oder rechts, um das Start- und/oder Enddatum festzulegen.
3. Wenn Sie das Start- und Enddatum ändern möchten, die Dauer des Vorgangs aber unverändert bleiben soll, können Sie den gesamten Vorgang verschieben, indem Sie in die Mitte des Balkens klicken und ihn auf das gewünschte Datum ziehen.
Wenn Sie eine Anordnungsbeziehung wieder entfernen möchten, öffnen Sie das Informationen-Fenster, indem Sie auf ein Planungselement doppelklicken oder einen Rechtsklick auf einem Planungselement machen und auf Bearbeiten klicken.
Unter dem Reiter Vorgänger bzw. Nachfolger haben Sie die Möglichkeit, die Anordnungsbeziehung zu entfernen. Klicken Sie die Beziehung einfach an und wählen links das Symbol mit dem Papierkorb aus.