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Sharepoint-Dokumente online / in lokaler App öffnen und bearbeiten

Datei hochladen

Der schnellste Weg, eine neue Datei hochzuladen ist per Drag and Drop. Dies können Sie entweder im Bereich Dokumente oder direkt in einer Aufgabe.

Datei im Projekt unter Dokumente hochladen:

1. Sie befinden sich in einem Projekt und haben den Reiter Dokumente ausgewählt.
2. Wählen Sie zunächst links in der Baumstruktur den Ordner aus, in dem die Datei hochgeladen werden soll.
3. Anschließend ziehen Sie das gewünschte Dokument einfach mit dem Mauszeiger in das Feld.
4. Alternativ können Sie auch auf den Button Datei hochladen klicken. Wählen Sie nun die Datei aus, die Sie hochladen möchten und klicken Sie auf Öffnen.
5. Die Datei ist nun in InLoox Web App hinterlegt.

HINWEIS Der virtuelle Ordner Alle Dokumente zeigt jedes Dokument aus den Unterordnern an. Die Spalte "Ordnername" kann zur besseren Übersicht eingeblendet werden und Sie können im Fortgeschrittenen Modus danach - wie auch nach allen anderen Spalten - gruppieren. Weitere Details erfahren Sie im Hilfe-Artikel zu den InLoox Listenansichten.

Datei im Projekt in einer Aufgabe hochladen:

1. Sie befinden sich in einem Projekt und haben eine Aufgabe geöffnet.
2. In der Aufgabe finden Sie das Feld Dokumente hinzufügen....
3. Nun haben Sie zwei Optionen:
   1. Bereits hochgeladenes Dokument verknüpfen: Per Klick auf Dokumente hinzufügen... werden Ihnen im Dropdown die bereits hochgeladenen Dokumente im Projekt inkl. deren Speicherort (=Ordner) angezeigt. Klicken Sie das Dokument einfach an, um es der Aufgabe hinzuzufügen. Tipp Um das gewünschte Dokument im Dropdown schneller zu finden, können Sie auch nach dem Dokumentenname oder nach dem Ordner suchen, in dem das gewünschte Dokument liegt (dafür einfach lostippen).
   2. Neues Dokument hochladen: Ziehen Sie das gewünschte Dokument einfach per Drag and Drop auf die Aufgabe. Alternativ können Sie auch auf den Button Datei hochladen klicken. Wählen Sie nun die Datei aus, die Sie hochladen möchten und klicken Sie auf Öffnen.
4. Die Datei ist nun in der Aufgabe hinterlegt. Die Datei ist auch im Projekt im Hauptordner der Dokumente abgelegt.

Vorschau ansehen, Status vergeben & Datei kommentieren

Klicken Sie die Datei an, so erhalten Sie rechterhand umgehend die Vorschau.

Die können der Datei auch eine Beschreibung geben, einen Status eintragen, eigene Felder befüllen (nur in InLoox Enterprise und InLoox On-Prem) und Kommentare zum Dokument hinterlassen.

Datei bearbeiten

In der Liste der Dokumenten finden Sie rechts neben dem Dateinamen drei vertikale Punkte. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Öffnen - öffnet das Seitenfenster mit weiteren Details zum Dokument.
• In App öffnen - öffnet das Dokument in der entsprechenden App, z. B. eine Excel-Datei in Excel. Details siehe: SharePoint-Dokumente öffnen und bearbeiten - Online oder in lokaler App
• Ordner öffnen - öffnet den Ordner am SharePoint oder File Share (InLoox On-Prem), in dem die Datei liegt. Details siehe: Ordner öffnen
• Herunterladen
• Umbenennen
• Verschieben in einen anderen InLoox Ordner (Alternativ können Sie Dokumente auch per Drag and Drop in andere Ordner verschieben)
• Ersetzen (löscht das alte Dokument und ersetzt dieses mit dem neuen Dokument)
• Löschen - InLoox fragt Sie nochmals, ob die Datei wirklich gelöscht werden soll. Sie müssen mit Klick auf Löschen bestätigen.

Dokumenten-Details im Seitenfenster ergänzen oder bearbeiten

Sie können auch die Details des Dokuments über das Seitenfenster bearbeiten. Öffnen Sie das Dokument per Doppel-Klick. Im Seitenfenster können Sie:

• Den Namen ändern.
• Eine Beschreibung hinzufügen
• Den Status eingeben (Freitext-Feld)
• Verknüpfte Elemente: Sie können das Dokument mit weiteren relevanten Elementen aus dem aktuellen oder anderen Projekten in InLoox verknüpfen – wie z.B. Aufgaben, Listen, Mindmap-Knoten, Zeiteinträgen, Budgets oder Planungselementen. Die Verknüpfung ist bidirektional, sodass Sie jederzeit direkt zum verknüpften Inhalt springen können.
• Eigene Felder: sofern diese in den Einstellungen für Dokumente erstellt wurden, sehen sie weitere Felder, die Sie pflegen können.
• Aktivitäten: Hier sehen Sie welche Änderungen an dem Dokument durchgeführt wurden, wie z. B. wann es hinzugefügt wurde, wann der Name geändert wurde und von wem.
• Kommentare: Hier können sie z. B. Hinweise oder Anweisungen eingeben und sogar per @+Person beispielsweise die Leute in Ihrem Team direkt benachrichtigen.

SharePoint-Dokumente öffnen und bearbeiten - Online oder in lokaler App

NEU seit Version 11.10: Sharepoint-Dokumente online öffnen

Wenn Sie in den InLoox Einstellungen eine SharePoint Anbindung eingerichtet haben, so können Sie MS-Office Dokumente wie Word, PowerPoint und Excel von InLoox ausgehend direkt in SharePoint öffnen und bearbeiten:

1. Klicken Sie dafür eine Datei an und anschließend auf das Stift-Symbol.
2. Das Dokument öffnet sich direkt in SharePoint und kann sofort bearbeitet werden. Hinweis Dies funktioniert sowohl im Bereich Dokumente als auch direkt in einer Aufgabe.

NEU seit Version 11.13: SharePoint-Dokumente in lokaler App öffnen

Zusätzlich zum Online-Öffnen Ihrer SharePoint-Dokumente, können Sie diese nun auch in der lokalen App öffnen und bearbeiten. Diese neue Funktion gilt sowohl für Cloud- als auch für On-Premise-Installationen.

Hinweis Voraussetzung dafür ist, dass der Projektordner mit Microsoft OneDrive lokal synchronisiert wird.