Planungselemente in anderen Projektzeitplänen verwenden


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Einzelne Planungselemente (also Vorgänge und Meilensteine) können Sie mit Hilfe der Funktion „Planungselemente veröffentlichen“ auch in weiteren Projekten verwenden.

Anwendungsbeispiele:

  • Es gibt eine übergeordnete Jahresplanung für eine Abteilung. Daraus sollen Vorgänge in andere Projekte, die im Laufe des Jahres stattfinden, übernommen werden. Ändert sich etwas an dem Vorgang in der übergeordneten Jahresplanung, so soll dies automatisch in den anderen Projekten berücksichtigt werden.
  • Es gibt eine globale Meilensteinplanung im Unternehmen und die Meilensteine daraus sollen in verschiedene abteilungsinterne Projekte einbezogen werden.

Tipp Wenn Sie nicht nur einzelne Planungselemente in anderen Projekten verwenden möchten, sondern zwei oder mehrere ganze Projekte in Abhängigkeit zueinander setzen, dann sollten Sie eine Projektgruppe erstellen.

Inhalt

Planungselemente veröffentlichen
Notwendige Berechtigungen
Verwendung von veröffentlichten Elementen im Zielprojekt
Verhalten bei Einschränkungsverletzungen

Planungselemente veröffentlichen


So können Sie Planungselemente aus einem Quellprojekt in ein Zielprojekt veröffentlichen:

  1. Sie befinden sich in der Planung des ursprünglichen Projektes (Quellprojekt). Markieren Sie im Gantt-Plan den Vorgang oder Meilenstein, den Sie in einem anderen Projekt verwenden möchten.
  2. Im Seitenpanel rechts finden Sie unter Bearbeiten die Gruppe Veröffentlichungen.
  3. Unter Veröffentlichungen, klicken Sie auf Projekt hinzufügen.
  4. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü. Angezeigt werden diejenigen Projekte, für die Sie eine Leseberechtigung haben. Das gewünschte Zielprojekt können Sie entweder per Doppelklick auswählen oder per einmaligem Klick und dann auf Übernehmen.
  5. War die Veröffentlichung erfolgreich, sehen Sie nun im Seitenpanel in der Gruppe Veröffentlichungen einen Verweis auf das Zielprojekt. Durch einen Klick auf den Papierkorb rechts vom Zielprojekt können Sie die Veröffentlichung löschen.

TIPP: Blenden Sie die Veröffentlichungen in der Planungsliste ein. Wenn ein Element veröffentlicht wurde, erkenne Sie das an dem angezeigten Icon. So sehen Teammitglieder auf einen Blick im Gantt-Plan, welche Planungselemente in andere Projekte veröffentlicht wurden.

HINWEIS: Es werden nur Vorgänge und Meilensteine veröffentlicht, zugehörige Arbeitspakete sind nur im Quellprojekt sichtbar. Sammelvorgänge können nicht veröffentlicht werden.

HINWEIS: Wurde ein Vorgang bereits in einem anderen Projekt veröffentlicht, auf das der aktuelle Nutzer keinen Zugriff hat, so wird in der Gruppe Veröffentlichungen lediglich der Hinweis „Projekt“ angezeigt.

Notwendige Berechtigungen


Damit ein Nutzer Planungselemente veröffentlichen kann, benötigt er folgende Berechtigungen:

  • Im Quellprojekt: Planung lesen
  • Im Zielprojekt: Planung lesen & Planung bearbeiten

Verwendung von veröffentlichten Elementen im Zielprojekt


Veröffentlichte Planungselemente werden zunächst am Ende der Gantt-Planung im Zielprojekt angezeigt und können über die Pfeiltasten im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten an die gewünschte Stelle im Plan verschoben werden.

Sie werden im Zielprojekt durch ein kreisförmiges Symbol im Gantt-Plan gekennzeichnet.

Veröffentlichte Elemente können, wie „normale“ Planungselemente, in den Gantt-Plan eingegliedert werden, d.h. es können Anordnungsbeziehungen zu den restlichen Planungselementen geschaffen werden.

Beim Markieren des veröffentlichten Planungselements im Zielprojekt öffnet sich das Seitenpanel mit einem Hinweis, dass es sich um einen veröffentlichten Vorgang/Meilenstein aus einem anderen Projekt handelt und einem Link zum Quellprojekt.

Durch einen Klick darauf gelangen Sie direkt zum Quellprojekt (vorausgesetzt, Sie haben Leseberechtigungen im Quellprojekt). Nur dort kann das veröffentlichte Element bearbeitet oder gelöscht werden.

WICHTIG Der veröffentlichte Vorgang kann nur im Quellprojekt verändert werden und wird im Zielprojekt auch nicht im Schnappschuss angezeigt. Auch eine Veröffentlichung ist nur aus dem ursprünglichen Quellprojekt des Vorgangs möglich. Weiterveröffentlichungen in dritte Projekte sind nicht möglich.

TIPP Durch die Filterung Aktuelles Projekt werden veröffentlichte Elemente aus dem Zielprojekt ausgeblendet.

Verhalten bei Einschränkungsverletzungen


Im Laufe der Projektplanung kann es vorkommen, dass Teammitglieder den veröffentlichten Vorgang im Quellprojekt verschieben. Dies kann unter Umständen die Planung im Zielprojekt beeinflussen.

In diesem Fall erscheint im Zielprojekt beim erstmaligen Öffnen der Planung nach der Änderung ein Hinweis. 

Die Planung kann in diesem Fall automatisch angepasst werden. Vom veröffentlichten Element abhängige Vorgänge und Meilensteine verschieben sich dann entsprechend. Die restliche Planung wird davon nicht beeinflusst.