Projektsekretariat

Das Projektsekretariat ist für die Terminkoordination und für verschiedene zu betreuende Aufgaben sowohl des Teams als auch des Projektleiters zuständig. Der Aufgabenbereich umfasst die Projektdokumentation (vor allem deren Sicherung, Archivierung); Schaffung und Betreuung der Teamkommunikation und Austausch der Informationen; Stellvertretung; Entlastung des Projektleiters etc. Der Vorteil eines Projektsekretariats ist, dass während des Projektablaufs nicht nur für größere Angelegenheiten, sondern auch für die Beseitigung kleiner Unstimmigkeiten, die später zu großen Fehlern und Versäumnissen führen könnten, gesorgt wird.

Die oben beschriebenen Aufgaben erfüllt die Projektassistenz. Je nach Umfang des Projekts besitzt das Projektsekretariat entweder einen eigenen Raum oder existiert virtuell. Die enge Zusammenarbeit der Projektleiter, des Projektteams und des Projektsekretariats spiegelt ein Projektbüro wider, das als Zentrum des Projektwissens gilt. Damit wird die Projektleitung bei den Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben unterstützt. Es wird auch gewährleistet, dass in allen Etappen des Projekts dieselben Methoden und Werkzeuge angewendet werden.