Globale Aufgaben in der Praxis

Um alle Aufgaben mehrerer Mitarbeiter in der Tabelle anzuzeigen, gruppieren Sie zuerst nach Kontakt und filtern nach Mitarbeiter X, Mitarbeiter Y und Mitarbeiter Z. Die Tabellenansicht zeigt Ihnen nun alle Aufgaben (projektspezifische wie auch persönliche) dieser Mitarbeiter an. Blenden Sie zu den Aufgaben die Status-Spalte ein, um zusätzlich zu sehen, welche Aufgaben Nicht begonnen, In Bearbeitung oder Erledigt sind. Dazu blenden Sie die Spalten Projektname und Enddatum ein, um zu sehen, in welchen Projekten Verzögerungen zu erwarten sind falls Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden.

Wenn Sie einen Überblick zum Status Quo auf Aufgabenebene in mehreren Projekten sehen möchten, ziehen Sie die Spalte Projektname nach oben. Nun sehen Sie die Aufgabenliste nach Projektname gruppiert. Nun blenden Sie die Spalte Aufgabe Ende ein und sortieren hier z.B. aufsteigend um zu sehen was in Kürze beendet sein sollte. Zusätzlich blenden Sie noch die Spalte Planung Ende ein, um zu sehen wann das Planungselement, dem die Aufgabe zugewiesen ist, fällig ist. So können Sie mögliche Risiken eines Zeitverzugs frühzeitig erkennen.

Die Gruppierung nach Kunde und Projektname ist praktisch um auf einen Blick zu sehen, welche Projekte gerade für welchen Kunden umgesetzt werden. Ziehen Sie dafür die Spalten Erster Kunde und Projektname nach oben. Blenden Sie außerdem die Spalte Projektleiter ein, damit Sie sehen wer die Verantwortung für das jeweilige Kundenprojekt trägt und die Status-Spalte, um zu sehen welche Aufgaben bereits erledigt sind bzw. was gerade von wem bearbeitet wird. Die Spalten Aufgabe Ende und Planung Ende sind hilfreich um zu sehen was evtl. kritisch werden könnte. 

Wenn Sie in vielen verschiedenen Projekten mitarbeiten, bietet sich an, eine persönliche Tabellenansicht als Vorlage zu speichern. Gruppieren Sie dafür zunächst nach Projektname und filtern dann in der Spalte Kontakt nach Ihrem Namen. Nun können Sie auch noch die Spalten Aufgabe Ende und Planung Ende einblenden und aufsteigend sortieren, um zu sehen, was am dringendsten zu erledigen ist um den Fälligkeitstermin des Planungselements einhalten zu können. Speichern Sie die Ansicht indem Sie oben recht auf  klicken, der Ansicht einen Namen geben, z.B. Aufgabenliste – persönliche Ansicht, und auf OK klicken.