Funktionen InLoox für Outlook Modern Add-in

Das InLoox für Outlook Add-in wurde entwickelt, um Projektmanagement-Aufgaben direkt innerhalb Ihrer Outlook-Anwendung zu erleichtern. Es besteht aus mehreren Komponenten, die nahtlos in Ihre E-Mail-Umgebung integriert sind.

Einen Überblick zu den Funktionen finden Sie auch im Video-Tutorial InLoox für Outlook Modern Add-in »

Inhalt

Einrichten des InLoox für Outlook Add-ins

Aufbau des InLoox für Outlook Add-ins

Aufgaben anlegen, bearbeiten und abhaken

Dokumentenmanagement - E-Mails und Anhänge ablegen

Zeiterfassung von Aufgaben

Zeiterfassung von Outlook-Elementen (Kalendertermine & E-Mails)

Neues Projekt anlegen

Modul-Erweiterung - Oberfläche der InLoox Web App in Outlook

Einrichten des InLoox für Outlook Add-ins

Es gibt mehrere Möglichkeiten, das Add-In in Ihr Outlook zu laden. Bitte sehen Sie sich hierfür die Installationsanleitung an.

Erste Schritte im InLoox für Outlook Add-in:

1. Klicken Sie oben im Menü auf InLoox Add-in öffnen. Das InLoox für Outlook Seitenpanel öffnet sich.
2. Über die Stecknadel können Sie das Seitenpanel anheften, damit Sie es immer verfügbar haben.
3. Melden Sie sich in Ihrem InLoox Account an. Dies machen Sie wie gewohnt, entweder mit der E-Mail/Passwort Kombination oder über Ihren Microsoft 365 Zugang, je nach gewählter Einstellung.
4. Fertig! Nun sehen Sie im Seitenpanel Ihre Daten bzw. Ihre aktuellen und anstehenden Aufgaben.

Aufbau des InLoox für Outlook Add-ins

Das InLoox für Outlook Add-in stattet Ihr Outlook mit einem Seitenpanel aus.

Dieses Seitenpanel dient als Ihr persönlicher Arbeitsplatz, der Ihnen eine umfassende Übersicht über alle aktuellen und anstehenden Aufgaben bietet. Die Aufgaben werden nach ihrem Fälligkeitsdatum sortiert, sodass Sie leicht erkennen können, welche Aufgaben Priorität haben.

Ganz oben wird Ihnen zusätzlich angezeigt, welche E-Mail aktuell ausgewählt ist, und ob Sie gerade mittels Stoppuhr die Zeit für eine Aufgabe erfassen.

Oben rechts sehen Sie zwei kleine Icons:

• Weltkugel-Icon: Hiermit öffnet sich die InLoox Web App im Browser.
• Zahnrad-Icon: Hiermit gelangen Sie zu Ihrem Profil, den Account-Einstellungen, können Benutzer einladen und bei Bedarf zwischen Accounts wechseln.

Aufgaben anlegen, bearbeiten und abhaken

Neue Aufgaben anlegen

Sie haben mehrere Möglichkeiten zum Anlegen von Aufgaben:

1. Direkte Anlage einer neuen Aufgabe ohne E-Mail-Bezug:

• Im Seitenpanel finden Sie unmittelbar über der Aufgabenliste ein leeres Feld. Um eine neue Aufgabe zu erstellen, ohne eine E-Mail zu referenzieren, tippen Sie einfach den Namen der neuen Aufgabe in genau dieses Feld.
• Anschließend klicken Sie rechts daneben auf den blauen Button mit dem Häkchen, um die Aufgabe anzulegen.
• In der Aufgabenliste können Sie die neu erstellte Aufgabe nun aufrufen und bearbeiten.

2. Erstellung einer neuen Aufgabe basierend auf einer ausgewählten E-Mail:

• Wählen Sie die E-Mail aus, die als Grundlage für die neue Aufgabe dienen soll. Info Diese wird im Seitenpanel unter „Aktuell gewähltes Element“ angezeigt.
• Klicken Sie direkt rechts neben "Aktuell gewähltes Element" auf den blauen Button mit dem Häkchen, um die Aufgabe anzulegen.
• Eine Aufgabe wird mit dem Betreff der E-Mail als Aufgabenname erstellt. Der Inhalt der E-Mail wird automatisch in die Aufgabenbeschreibung übernommen. Info Die Zuordnung der E-Mail zu einer Aufgabe erkennen Sie auch an der Markierung der E-Mail mit der Kategorie „InLoox“.

3. Vorschläge für Aufgaben durch den InLoox KI-Assistenten:

• Für E-Mails, die potenziell mehrere Aufgaben enthalten, kann der InLoox KI-Assistent genutzt werden. Wählen Sie dazu die betreffende E-Mail aus, aus der Sie Aufgaben vorgeschlagen bekommen möchten. Info Die ausgewählte E-Mail wird im Seitenpanel unter „Aktuell gewähltes Element“ angezeigt.
• Klicken Sie auf den Button mit dem Zauberstab. Daraufhin analysiert der KI-Assistent den Inhalt der E-Mail.
• Anschließend werden Ihnen Vorschläge für mögliche Aufgaben gemacht, einschließlich einem geschätzten Aufwand und einem empfohlenen Fertigstellungsdatum.
• Um einen Vorschlag zu übernehmen, klicken Sie neben dem Vorschlag auf den Button OK.
• Sie finden die Aufgabe nun in der Aufgabenliste und können diese per Klick bearbeiten und anpassen.

Aufgaben bearbeiten & Dokumente ablegen

Hier erfahren Sie, wie Sie Aufgaben effizient bearbeiten können:

1. Öffnen der Aufgabe: Klicken Sie auf die Aufgabe in der Aufgabenliste, die Sie bearbeiten möchten. Dadurch wird die Aufgabendetailansicht geöffnet.

2. Bearbeiten der Aufgabe: In der geöffneten Ansicht können Sie die Aufgabe wie gewohnt bearbeiten. Ihnen stehen alle Funktionalitäten zur Verfügung, die auch in der InLoox Web App angeboten werden. Die Bearbeitungsmöglichkeiten umfassen zum Beispiel:

• Anpassung von Start- und Enddatum: Legen Sie den Zeitrahmen der Aufgabe fest, indem Sie das Start- und Enddatum entsprechend Ihrer Planung anpassen.
• Eingabe eines geschätzten Aufwands: Schätzen Sie den erforderlichen Aufwand für die Aufgabenerfüllung und tragen Sie diesen ein.
• Hinzufügen einer Beschreibung: Versehen Sie die Aufgabe mit einer detaillierten Beschreibung, um den Kontext und die Anforderungen klar zu kommunizieren.
• Dokumente ablegen: Ziehen Sie Dokumente und E-Mail Anhänge per Drag and Drop einfach in die Aufgabe.
• Projektzuordnung: Wählen Sie das Projekt aus, zu dem die Aufgabe gehört. Dies hilft bei der Organisation und Priorisierung von Aufgaben.
• Kommentierung: Hinterlassen Sie Kommentare zur Aufgabe, um zusätzliche Informationen zu teilen oder die Kommunikation mit dem Team zu erleichtern.

Info Für detaillierte Informationen zu projektbezogenen Aufgaben empfehlen wir den Hilfe-Artikel Aufgaben bearbeiten »

Erledigte Aufgaben abhaken

Das Abhaken erledigter Aufgaben ist ein zentraler Bestandteil des Aufgabenmanagements. Es ermöglicht Ihnen, den Überblick über abgeschlossene und noch ausstehende Aufgaben zu behalten. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um Aufgaben als erledigt zu markieren:

1. Direktes Abhaken in der Aufgabendetailansicht:

• Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie als erledigt markieren möchten, durch Anklicken.
• Innerhalb der Aufgabendetails können Sie die Aufgabe wie gewohnt als erledigt markieren, per Klick auf den weißen runden Kreis neben dem Aufgabennamen.

2. Abhaken aus der Aufgabenliste:

• Direkt in der Aufgabenliste können Sie eine Aufgabe schnell als erledigt markieren, indem Sie auf den weißen runden Kreis links neben der Aufgabenbezeichnung klicken. Ein vorheriges Öffnen der Aufgabe ist nicht nötig.
• Nach dem Anklicken wird der Kreis mit einem grünen Haken versehen und die Aufgabe ist erledigt.

Info Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen am Ende der Aufgabenliste angezeigt. Dies bietet Ihnen eine klare Übersicht über die Aufgaben, die Sie am aktuellen Tag abgeschlossen haben.

Dokumentenmanagement

Speichern von E-Mails und E-Mail-Anhängen in Projekten

HINWEIS Seit InLoox 11.17 haben Sie die Möglichkeit, E-Mails als .eml-Dateien zu speichern. Dadurch werden auch Anhänge so gespeichert, wie sie in der .eml-Datei enthalten sind. 

Möchten Sie Ihre E-Mails und/oder E-Mail-Anhänge in Ihren InLoox Projekten speichern, so gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie im InLoox für Outlook Seitenpanel zum Tab Dokumente.

2. Wählen Sie aus, welche Dokumente Sie ablegen möchten, z.B. die gesamte E-Mail (im PDF-Format or .eml-Format) oder nur einzelne bzw. alle E-Mail Anhänge.

3. Wählen Sie ein bestehendes Projekt aus, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Alternativ können Sie auch ein neues Projekt erstellen.

4. Wählen Sie den Zielordner aus. Dafür können Sie auch die Suchfunktion nutzen oder einen neuen Ordner erstellen.

5. Klicken Sie auf OK. Am unteren Rand des Bildschirms wird eine Fortschrittsanzeige angezeigt, die den Upload-Status Ihrer Dokumente zeigt.

Direktes Ablegen von E-Mail-Anhängen in Aufgaben

Sie können Ihre E-Mail-Anhänge auch direkt in einer spezifischen Aufgabe ablegen:

1. Öffnen Sie die entsprechende Aufgabe, in der das Dokument abgelegt werden soll.

2. Nun können Sie das Dokument per Drag and Drop auf die geöffnete Aufgabe ziehen. Anschließend ist dieses dort abgespeichert.

Zeiterfassung von Aufgaben

Wenn Sie die Zeit von Aufgaben erfassen möchten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten dies zu tun:

1. Verwendung der Stoppuhr in der Aufgabenübersicht:

• Sie müssen eine Aufgabe nicht öffnen, um die Stoppuhr zu starten. Direkt im Seitenpanel in der Aufgabenliste befindet sich neben jeder Aufgabe ein Play-Button, mit dem Sie die Zeitmessung jederzeit beginnen und pausieren können.
• Info Am oberen Rand des Seitenpanels wird angezeigt, ob und für welche Aufgabe aktuell die Zeit erfasst wird.

  

• Um die erfasste Zeit festzuhalten, öffnen Sie die Aufgabe und bestätigen Sie die Zeiterfassung mit einem Klick auf das Häkchen neben der Stoppuhr.

2. Nutzung der Stoppuhr innerhalb einer Aufgabe:

• Die Stoppuhr können Sie auch innerhalb der Aufgabe bedienen. Öffnen Sie die Aufgabe und starten Sie die Zeiterfassung durch Klicken auf das Play-Symbol der Stoppuhr.
• Die Stoppuhr lässt sich jederzeit pausieren und erneut starten.
• Um die erfasste Zeit festzuhalten, bestätigen Sie die Zeiterfassung mit einem Klick auf das Häkchen neben der Stoppuhr.

3. Erstellung eines klassischen Zeiterfassungseintrags:

• Sie können auch manuell einen Zeiteintrag ohne Stoppuhr erstellen. Öffnen Sie dafür zunächst die betreffende Aufgabe durch Anklicken.
• Wählen Sie dann die Option Zeit für diese Aufgabe erfassen, indem Sie auf die entsprechende blaue Schrift klicken.
• Es öffnet sich ein Fenster mit dem neu erstellten Zeiteintrag, den Sie bei Bedarf anpassen können.

Zeiterfassung von Outlook-Elementen (Kalendertermine & E-Mails)

Wechseln Sie im InLoox für Outlook Modern Add-in zum Tab Zeit.

Dort können Sie:

• A: Zeit aus E-Mails erfassen (Neu seit InLoox 11.18)
• B: Zeit aus Kalenderterminen erfassen (seit InLoox 11.13)

A: Zeit aus E-Mails erfassen

1. Wechseln Sie im InLoox für Outlook Modern Add-in zum Tab Zeit.

2. Wählen Sie im Seitenpanel das Projekt aus, auf das Sie die Zeit einer E-Mail verbuchen möchten.

3. Wählen Sie nun in Outlook die Mail aus, zu der Sie die Zeit erfassen möchten.

4. Klicken Sie nun im Seitenpanel unter A: Zeit aus E-Mail erfassen neben der ausgewählten Mail auf den Button mit dem blauen Häkchen, um den Zeiteintrag zu erstellen.

Hinweis Standardmäßig wird der E-Mail-Betreff für den Zeiteintrag verwendet. Im Drei-Punkte-Menü können Sie per Regler auswählen, wenn auch der komplette E-Mail-Inhalt in den Zeiteintrag übernommen werden soll. Zusätzlich können Sie dort entscheiden, ob eine Kategorie auf eine verbuchte E-Mail gesetzt werden soll.

5. Der Zeiteintrag zur E-Mail öffnet sich und Sie können die Details zur Dauer etc. eintragen.

6. Fertig! Die Zeit wurde gebucht.

B: Zeit aus Kalenderterminen erfassen

Video-Tutorial zur Zeiterfassung aus Kalenderterminen »

1. Wechseln Sie im InLoox für Outlook Modern Add-in zum Tab Zeit.

2. Wählen Sie im Seitenpanel das Projekt aus, auf das Sie einen Kalendertermin verbuchen möchten.

3. Unter Punkt B: Zeit aus Kalender erfassen sehen Sie Ihre Outlook-Kalendertermine (Voraussetzung: Gewähren der "Kalender-Leseberechtigung"). Mit dem Scrollrad können Sie bei den Kalendereinträgen zeitlich hin und her navigieren, über die Details den Termin öffnen oder bei Online-Termine mit Besprechungslink direkt daran Teilnehmen.

4. Erstellen Sie aus einem Termin einen Zeiteintrag, indem Sie auf den Button Erfassen klicken. Bei Bedarf können Sie die Details wie die Dauer des Termins anpassen, um die aufgewandte Zeit pro Projekt genau zu tracken.

5. Fertig! Die Zeit wurde gebucht - der Kalendereintrag wird demnach mit dem Hinweis Gebucht versehen.

Tipps:

Private Termine oder Termine, die nicht abgerechnet werden sollen, können ignoriert werden. Klicken Sie dazu einfach auf den Button Ignorieren neben dem jeweiligen Termin.

Bei Klick auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Projektauswahl können Sie einige allgemeine Einstellungen vornehmen. Dies beinhaltet:

• Ignorierte Termine anzeigen
• Private Termine anzeigen
• Termin-Beschreibung erfassen (damit definieren Sie, ob die gesamte Beschreibung des Termins im Zeiterfassungseintrag übernommen werden soll oder nicht)
• Zeiteintrag nach Anlegen öffnen

Neues Projekt anlegen

Möchten Sie ein neues Projekt anlegen, so können Sie dies unmittelbar aus einer Aufgabe heraus tun. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Erstellen Sie entweder eine neue Aufgabe oder öffnen eine bestehende Aufgabe.
Hinweis Dabei ist es wichtig, dass die Aufgabe noch keinem bestehenden Projekt zugeordnet ist (oder Sie die Projektzuweisung entfernen).

2. Öffnen Sie diese Aufgabe und navigieren Sie zum Feld Projekt. Tippen Sie den Namen des Projekts ein, welches Sie neu erstellen möchten. Das System gleicht den Namen mit der bestehenden Datenbank ab - wird der eingegebene Name nicht gefunden, so erscheint die Option Neues Projekt anlegen. Durch Bestätigen mit Enter wird das neue Projekt unter dem eingegebenen Namen angelegt.

3. Möchten Sie weitere Details zum Projekt festlegen, so wechseln Sie bitte zur Projektbetreuungsseite in InLoox Web App.

Info Die ursprüngliche Aufgabe wird automatisch in das Kanban Board des neu erstellten Projekts übernommen.

Modul-Erweiterung -  Oberfläche der InLoox Web App in Outlook

Mit der Modulerweiterung des Modern Add-ins können Sie seit Version 11.14 direkt in Outlook auf alle Funktionalitäten der InLoox Web App zugreifen.

So öffnen Sie die Modulerweiterung:

1. Öffnen Sie Outlook.

2. Klicken Sie in der linken horizontalen Menüleiste auf das unterste Symbol, welches für Weitere Apps steht. Wählen Sie anschließend InLoox aus.

3. Daraufhin öffnet sich die Registerkarte "InLoox" in Outlook. Dort haben Sie Zugriff auf die Bereiche Arbeitsplatz, Projekte, Aufgaben, Zeit, Personen, Auslastung, Berichte und Dashboards.

4. Tipp Heften Sie die InLoox Modul-Erweiterung in der linken Seitenleiste per Rechtsklick und Anheften an, um die Modul-Erweiterung schnell und praktikabel öffnen zu können.

Die Bedienung entspricht der Nutzung der InLoox Web App. Für detaillierte Anleitungen lesen Sie bitte die Hilfe für InLoox Web App.