Kalender | InLoox 10 für Outlook

Der globale Kalender zeigt projektübergreifend die Planungselemente (Sammelvorgänge, Vorgänge, Meilensteine sowie veröffentlichte Planungselemente) in einer gemeinsamen Kalenderansicht an.

Sie finden ihn auf der Registerkarte InLoox PM in der Gruppe Ansichten.

HINWEIS Nutzer müssen über Leseberechtigungen (Projekt lesen sowie Planung lesen) verfügen, damit sie die zugehörigen Elemente in der Kalenderansicht sehen können. Verfügen sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen, so erscheinen die Elemente nicht in der Kalenderansicht.

Im globalen Kalender stehen fünf verschiedene Zeitraster (Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat und Zeitleiste) zur Verfügung.

Außerdem können Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Details die Zoomstufen verändern sowie auf den heutigen Tag springen.

Wenn Sie sich minutengenau den Beginn bzw. die Deadline der Planungselemente im Kalender anzeigen lassen wollen können Sie dies über die Aktivierung der Schaltfläche Uhrzeiten anzeigen im Ribbon auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht tun.

Um die Planungselemente zu betrachten, die im Projekt zu einem bestimmten Datum stattfinden, klicken Sie auf Datum auswählen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht.
Durch ein Icon wird signalisiert, ob einem Vorgang ein Arbeitspaket zugeordnet ist.

Wenn Sie mit der Maus über ein Planungselement fahren, wird ein Tooltip angezeigt. Dieser zeigt auf einen Blick den Namen des Planungselementes, Start, Ende, den Ort, das zugehörige Projekt sowie den zuständigen Projektleiter, der mit einem Hyperlink unterlegt ist. Wenn Sie auf diesen Link klicken, erhalten Sie alle Kontaktdaten zum Projektleiter.

HINWEIS Im Tooltip wird der Ort angezeigt, der beim Anlegen eines Vorgangs oder Meilensteins angegeben wird – es handelt sich nicht um Räume aus Outlook Exchange.

TIPP Sie können den Tooltip in der InLoox Sprachdatei nach Ihren Bedürfnissen formatieren.

HINWEIS Arbeitszeiten/Nichtarbeitszeiten werden im globalen Kalender so angezeigt, wie sie in den Outlook-Optionen im Bereich Kalender konfiguriert sind.

TIPPTIPP

Ihnen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Kalenderansicht so zusammenzustellen, wie Sie Ihrem persönlichen Informationsbedürfnis am besten entspricht:

Für eine bessere Übersicht können Sie den Kalender nach den wichtigsten Feldern aus Planung, Projekt und benutzerdefinierten Feldern filtern, zum Beispiel nach bestimmten Projekten oder nur nach Meilensteinen.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Filter
2. Das Fenster Filter bearbeiten öffnet sich. Wählen Sie zwischen verschiedenen Kriterien (z.B. Projektname, Vorgang, kritisch u.v.m.), verschiedenen Bedingungen (ist gleich, ist größer, ist kleiner u.v.m.) und verschiedenen Vergleichsoperatoren (und, oder, nicht oder etc.) und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Es erscheint nun die gefilterte Kalenderansicht. Der aktuell gesetzte Filter wird unterhalb des Kalenders angezeigt. Um ihn wieder aufzuheben, klicken Sie auf das Kreuz links neben dem Filter. 

Anwendungsbeispiel

Filterung nach Meilensteinen

Falls Sie in Ihrem Kalender nur Meilensteine sehen möchten, öffnen Sie die Filterfunktion. Als Kriterium wählen Sie „Ist Meilenstein“ als Bedingung „ist gleich“ und setzen dann den Haken für gewählt. Wenn Sie diese Auswahl nun mit OK bestätigen, sehen Sie nur noch die Meilensteine aus Ihren Projekten in Ihrem globalen Kalender.

Die bedingte Formatierung hilft Ihnen dabei, Planungselemente in der Kalenderansicht nach benutzerdefinierten Regeln hervorzuheben – beispielsweise um terminkritische Vorgänge auf einen Blick zu identifizieren.

Und so nutzen Sie die bedingte Formatierung am Beispiel von terminkritischen Planungselementen:

1. Klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Bedingte Formatierung, dann auf Einfache Formatierung hinzufügen.
2. Es erscheint ein Seitenpanel zum Bearbeiten der Bedingten Formatierung. Wählen Sie im Bereich Spalte „Kritisch“ und als Bedingung „Gleich“. Setzen Sie den Haken bei Wert.
3. Nun können Sie eine Farbe für die kritischen Elemente festlegen, im Beispiel wurde Rot als Farbe gewählt.
4. Nun sind alle kritischen Planungselemente im Kalender rot markiert.

HINWEIS Die in der bedingten Formatierung gewählte Farbe überschreibt die in der Gantt-Planung gewählte Farbe.  

Die Einstellungen, die Sie in den Bereichen Details, Anordnen und Aktuelle Ansicht im globalen Kalender gemacht haben, können Sie auch als Ansicht speichern, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht alle Einstellungen von Neuem auswählen müssen.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Passen Sie die Ansicht nach Ihren Wünschen an.
2. Klicken Sie dann im Ribbon auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf die Schaltfläche Speichern.
3. Es öffnet sich nun das Fenster Ansicht speichern. Dort können Sie auch entscheiden, ob Sie die Ansicht als persönliche Ansicht nur für sich selbst sichtbar machen wollen oder für alle Anwender.

4. Sie können die Ansicht nun jederzeit wieder aufrufen, indem Sie in der Navigationsleiste von Microsoft Outlook den Bereich Projekte öffnen. Im nun erscheinenden linken Seitenpanel können Sie dann den Bereich Kalender aufklappen und finden dort alle gespeicherten Kalenderansichten.

HINWEIS Wenn die InLoox Kalenderansicht erneut aufgerufen wird, wird die zuletzt vom Nutzer geöffnete Ansicht angezeigt.

Um ein Planungselement aus der Kalenderansicht zu bearbeiten, können Sie entweder darauf doppelklicken oder im Ribbon unter der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Details anzeigen klicken. Dafür müssen jedoch die entsprechenden Berechtigungen vorhanden sein (mindestens Projekt lesen und Planung bearbeiten).

HINWEIS Die jeweiligen Planungselemente können nicht direkt im Kalender bearbeitet werden.

Es öffnet sich das zugehörige Projekt und das ausgewählte Planungselement ist markiert. Sie können es nun direkt im Projekt weiter bearbeiten.

Planungselemente mit Outlook-Elementen synchronisieren

Sie können Planungselemente auch direkt aus der Kalenderansicht heraus mit den Outlook-Aufgaben und/oder Ihrem Outlook-Kalender synchronisieren. Gehen Sie dazu folgenermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Planungselement im Kalender.
2. Klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktionen auf Synchronisieren und wählen Sie aus, ob das Element mit dem Outlook-Kalender oder den Outlook-Aufgaben synchronisiert werden soll.