Anlegen, Bearbeiten und Löschen eines Kontakts

Anlegen eines neuen Kontakts

Im Bereich Personen können Sie die Kontaktdaten zu allen wichtigen Kunden, Partnern, Kollegen usw. hinterlegen. Um einen neuen Kontakt anzulegen, gehen wie folgt vor:

1. Klicken Sie im InLoox PM bzw. InLoox now Ribbon auf die Schaltfläche Personen. Wählen Sie anschließend in der Baumstruktur links unter Personen das Adressbuch aus, indem Sie den neuen Kontakt anlegen möchten. (Wenn Sie noch keine eigenen Adressbücher erstellt haben, steht Ihnen standardmäßig das Adressbuch „InLoox Kontaktliste“ zur Verfügung)

2. Anschließend klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neuer Kontakt. 

3. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie alle Informationen zum Kontakt hinterlegen können: 

• (1)    Allgemeine Informationen: Hinterlegen Sie die Anrede, Vor- und Nachname, sowie Informationen zum Unternehmen, in dem die Person tätig ist in diesem Bereich. Zusätzlich können Sie ein Foto hinzufügen, indem Sie auf das graue Standardbild rechts oder in der Registerkarte Kontakt auf Bild und Bild hinzufügen klicken. Danach wählen Sie das gewünschte Foto aus und klicken auf Öffnen.
• (2)    Kontaktdetails: Anschließend hinterlegen Sie die nötigen Kontaktdetails in den Bereichen Internet, Telefonnummern und Adresse.
• (3)    Berechtigungen & Lizenzen: Sollten Sie InLoox Administrator sein, stehen Ihnen im Bereich Berechtigungen und im Bereich Lizenzen weitere Funktionen zur Verfügung. Sie können für den neuen Kontakt ein Benutzerkonto für InLoox PM bzw. InLoox now erstellen, indem Sie auf Anmeldung erlauben klicken. Der Person wird dann automatisch eine Benutzerlizenz zugewiesen, falls Sie dies in den InLoox Optionen aktiviert haben. Sie können der Person nur ein neues Benutzerkonto zuweisen, wenn Sie über weitere Benutzerlizenzen verfügen. Mehr dazu finden Sie unter Erstellen eines neuen InLoox Kontos.  

• (4)    Weitere & Notiz: Zum Abschluss hinterlegen Sie den Geburtstag der Person und ggf. eine Notiz. Wenn Sie in das Notizfeld klicken, erscheint im Ribbon zusätzlich die Registerkarte Format. Diese liefert Ihnen vielzählige Funktionen zur Formatierung Ihrer Notiz: 

  Die Formatierungsfunktionen orientieren sich hier an Standardtextverarbeitungsprogrammen. Eine detaillierte Beschreibung zu den einzelnen Funktionen finden Sie im Kapitel Anlegen eines Projektes unter Punkt 7. Notizfunktion.

4. Nachdem Sie alle wichtigen Informationen zur Person hinterlegt haben, klicken Sie in der Registerkarte Kontakt auf Speichern und Schließen. Ihr Kontakt wird zu Ihrer InLoox Adressliste hinzugefügt und erscheint in der Kontaktübersicht. 

Bearbeiten eines Kontakts

Zum Bearbeiten eines Kontakts doppelklicken Sie auf den entsprechenden Kontakt im Adressbuch. Der Kontakt öffnet sich und Sie können die Kontaktinformationen ändern. Abschließend klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen eines Kontakts

Zum Löschen eines Kontakts haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Wählen Sie den Kontakt im Adressbuch aus und klicken Sie anschließend in der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Löschen.
• Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den jeweiligen Kontakt, um das Kontextmenü zu öffnen. Im Kontextmenü klicken Sie auf Löschen.