Anlegen eines Projekts
Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihr erstes Projekt mit InLoox 9 für Outlook anlegen. (Hierfür benötigen Sie die entsprechende Berechtigung. Falls Sie diese Berechtigung nicht haben, können Sie einen Projektantrag stellen.) Ergänzend können Sie sich auch unser Video-Tutorial zu diesem Thema ansehen: Zum Video-Tutorial
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Starten Sie von Ihrem Microsoft Outlook Posteingang.
2. Daraufhin öffnet sich die Projektliste, die eine projektübergreifende Ansicht darstellt.
3. Sie gelangen zur Betreuungsseite Ihres neuen Projektes.
Hier können Sie die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt hinterlegen.
- Benennen Sie das Projekt.
- Die Projektnummer wird standardmäßig automatisch erzeugt. Jedoch können Administratoren die Projektnummer und die dazugehörigen Formatregeln in den InLoox Optionen anpassen und konfigurieren.
- Wählen Sie die verantwortliche Abteilung und eine Kategorie für Ihr Projekt aus. Sowohl die hinterlegte Abteilungsstruktur, als auch die definierten Kategorien können Administratoren in den InLoox Optionen individuell anpassen.
- Um dem Projekt ein Bild zuzuordnen, klicken Sie auf das graue InLoox Logo Es öffnet sich ein Dialogfenster, indem Sie das gewünschte Bild auswählen können.
4. Geben Sie den Kunden des Projekts an.
Zusätzlich können Sie die Kunden und die Kundennummer in den InLoox Optionen verwalten.
So hinterlegen Sie einen neuen Kunden in der voreingestellten Kundenauswahl:
5. Durch Zuordnen von Projektverantwortlichen wissen Ihre Mitarbeiter immer für welche Teile des Projektablaufs sie verantwortlich sind.
Mit dem Zusammenstellen des Projektteams definieren Sie die Zugriffsberechtigungen auf das Projekt. (Informationen zum Freigeben von Projekten und Hinzufügen von Benutzern finden Sie unter Einrichten von Berechtigungen.)
Zudem setzen Sie Rollenberechtigungen für die ausgewählten Personen durch die Vergabe von Projektrollen (Projektleiter, Team, Kunde etc.).
Fügen Sie den Projektleiter und Teammitglieder aus dem Adressbuch (InLoox Adressbuch, Microsoft Outlook Adressbuch oder Exchange Server Adressbücher) hinzu:
- Wählen Sie einen oder mehrere Projektleiter per Doppelklick aus dem Adressbuch aus und klicken Sie anschließend auf OK.
- Wählen Sie ein oder mehrere Teammitglieder per Doppelklick aus dem Adressbuch aus und klicken Sie anschließend auf OK.
6. Geben Sie das Start- und Enddatum, sowie den Status an.
- Status: In den InLoox Optionen können Administratoren einen individuellen Status einrichten.
7. Um ergänzende Informationen zu hinterlegen, nutzen Sie die Notizfunktion.
Passen Sie die Schriftart, Farbe, Größe usw., Ihres Kommentars an. Alle Befehle zur Formatierung finden Sie auf der Registerkarte Format.
- Hyperlink: Erstellen Sie eine Verknüpfung zu einer Datei, Webseite oder einem Bild. Markieren Sie den relevanten Teil der Notiz und klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink. Wählen Sie im neuen Dialogfenster im Bereich Adresse die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen und Ok.
- Symbol: Wählen Sie ein Symbol, das sich nicht auf der Tastatur befindet oder ein Sonderzeichen ist, aus.
- Bild: Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das gewünschte Bild gespeichert ist, wählen Sie das Bild aus und klicken Sie auf Einfügen. Passen Sie die Größe des Bilds an.
8. Zum Speichern der Notiz klicken Sie auf Hinzufügen.
Die Datei ist nun mit der Notiz verlinkt und kann durch die Taste Strg und gleichzeitiges Klicken auf den Link geöffnet werden.
Zusätzlich können Sie den Kommentar als E-Mail versenden. Verwenden Sie die Schnellauswahl, indem Sie auf dem Pfeil im Feld Benachrichtigungen klicken. Wählen Sie eine Ressource aus der Dropdownliste aus oder klicken Sie auf Mehr, um die gewünschte Ressource aus dem Adressbuch auszuwählen.
Benachrichtigungen: Administratoren können in den InLoox Optionen festlegen, ob per E-Mail, per Outlook-Aufgabe oder per Outlook-Besprechungsanfrage über neue Projektnotizen benachrichtigt werden soll.
9. Fügen Sie weitere Projektinformationen mit Hilfe der Registerkarte Bearbeiten hinzu:
10. Nachdem Sie die wichtigsten Informationen zum Projekt hinterlegt haben, klicken Sie links oben auf Speichern und schließen.
