Dokumente

In den InLoox Optionen  hat der Administrator die Möglichkeit, die Einstellungen zum Dokumente-Ordnerpfad und zur Dokumente-Ordnerstruktur festzulegen. Ab InLoox Version 9.0.12 können auch Regeln für das Erstellen von Dokumentenordner-Strukturen festgelegt werden.

In den InLoox PM Optionen definieren Sie die Regeln für die Dateiablage Ihrer Dokumente. Zum Ändern des Dokumentenordnerpfades in den InLoox PM Optionen gehen Sie, wie folgt, vor:

1. Öffnen Sie die InLoox PM Optionen, indem Sie links oben auf Datei und danach direkt unter InLoox PM bzw. InLoox now auf Optionen klicken.

2. Im Dialogfenster Optionen klicken Sie auf Dokumente und anschließend auf Ordnerpfad.

3.  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentenliste beim Öffnen von Projekten automatisch aktualisieren, um beim Laden eines Projektes neue Dokumente im Dokumentenordner automatisch einzulesen. Diese Option verlangsamt das Öffnen von Projekten, aber Sie können sicherstellen, dass die Projektseite Dokumente stets aktuelle Informationen anzeigt.

4. Wählen Sie zwischen dem Dateiserver und dem SharePoint-Server als Standarddokumentenspeicher.

4.1 Wenn Sie Ihre Dateien auf Ihrem eigenen Computer oder einem Netzlaufwerk verwalten, wählen Sie den Dateiserver. Klicken Sie anschließend auf ,um den gewünschten Ordner auszuwählen, und anschließend auf OK.

• Definieren Sie eine Regel im Feld Regel, um die Ordnerstruktur festzulegen. Zum Festlegen der Regel, können Sie die folgenden Felder verwenden: Projektname, Projektnummer, Kundenname, Kundennummer, Abteilung.
• Die Standardeinstellung der Regel <PROJECT_NUMBER> <PROJECT_NAME> führt zu folgender Ordnerstruktur: <BASISPFAD>\2016-001 Projekt 1

4.2 Wenn Sie Ihre Dateien über einen SharePoint-Server verwalten, wählen Sie SharePoint Server-Site als Standarddokumentenspeicher aus.

• Basispfad: Im ersten Feld geben Sie den Basispfad zu Ihrer SharePoint Server-Site an, z.B. http://company/web oder http://www.mein-sharepoint.com/site_intern/.
• Regel für die Dokumentenbibliothek und Unterordner (optional): Hier legen Sie die Struktur für das Anlegen von SharePoint-Dokumentenbibliotheken und ggf. deren Unterordner an. Sie können entweder einen festen Text eingeben (und somit für alle Projekte dieselbe Bibliothek verwenden), oder eine Regel mit Hilfe von Feldern (siehe Regeln für Dateiserver) festlegen. Eine eigene SharePoint-Dokumentenbibliothek für jedes Projekt mit Hilfe von Feldern zu erstellen, hat den Vorteil, dass Sie die Rechte für den Dateizugriff individuell regeln können.

Auswirkungen beim Ändern der Speicherart, dem Basispfad oder der Regeln

• Wurden noch keine Projekte angelegt, hat das Ändern der Einstellungen keinerlei Auswirkungen. Neue Projekte werden anhand der neuen Einstellungen erstellt.
• Wurden bereits Projekte angelegt, werden alle neuen Projekte automatisch gemäß den veränderten Einstellungen geführt. Bestehende Projekte werden mit dem bereits bestehenden Dokumenten-Ordner fortgeführt, außer Sie nehmen eine manuelle Anpassung vor. 

In den InLoox PM Optionen können Sie die Ordnerstruktur für den Bereich Dokumente in allen Projekten standardmäßig festlegen. In jedem Dokumentenordner eines Projekts können Sie damit automatisch Unterordner erstellen. Sie können beliebig viele Unterordner automatisch anlegen lassen.

Wenn Sie einen neuen Unterordner (Bsp. Marketing) in den InLoox Optionen anlegen, erstellt InLoox automatisch in jedem Projekt-Dokumentenordner den Unterordner Marketing.

So legen Sie einen Unterordner an

1. Öffnen Sie die InLoox Optionen, indem Sie auf Datei und anschließend unter InLoox PM bzw. InLoox now auf Optionen klicken. 

2. Klicken Sie auf Dokumente und anschließend auf Ordnerstruktur. 

3. Klicken Sie auf OK oder Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Auswirkungen beim Ändern der Ordnerstruktur

• Bestehende Unterordner werden beim Ändern der Ordnerstruktur nicht gelöscht oder umbenannt.
• In bestehenden Projekten werden die neuen Änderungen beim erstmaligen Hinzufügen von neuen Dokumenten gültig.

Damit Sie diese Funktion nutzen können, aktualisieren Sie bitte auf InLoox Version 9.0.12 oder neuer. 

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und öffnen Sie die InLoox Optionen.
2. In der Navigationsleiste links klicken Sie auf Dokumente und dann auf Dokumentenstruktur.
3. Klicken Sie auf Neu um einen neuen Ordner anzulegen.
4. Um eine Regel für das Erstellen dieses Ordners festzulegen, aktivieren Sie Nur anlegen wenn.
5. Klicken Sie auf Felder, um festzulegen, welches Feld einen Wert enthalten muss, damit die Regel greift. Wählen Sie z.B. Abteilung aus.
6. In diesem Fall soll der Ordner „Entwicklung-Beta“ nur dann erstellt werden, wenn es sich um ein Projekt der IT-Abteilung handelt

WICHTIG Der Ausdruck muss genau der Bezeichnung des Feldes entsprechen. Wenn die Abteilungsbezeichnung „IT“ ist, dann greift die Regel nicht, wenn Sie „it“ als Ausdruck eingeben.

Wenn Sie nun ein neues Projekt anlegen, so wird die neue Dokumentenstruktur angewendet, sofern die Kriterien der festgelegten Regel erfüllt sind.

Reguläre Ausdrücke für komplexe Regeln

Wenn Sie sich mit regulären Ausdrücken auskennen, so können Sie damit komplexere Regeln festlegen.

Eine kleine Einführung zu regulären Ausdrücken und welche regulären Ausdrücke Sie in InLoox nutzen können, finden Sie hier: Reguläre Ausdrücke »

Hier sind einige Beispiele:

• Ordner 1 wird nur erstellt, wenn die Projektnummer mit „2017-„ beginnt (Jahreszahl mit folgendem Minuszeichen).
• Ordner 2 wird nur erstellt, wenn die Abteilung „IT-Beta Team“ ist (der Wert des Feldes Abteilung stimmt genau mit der Zeichenkette „IT-Beta Team“ überein).
• Ordner 3 wird nur erstellt, wenn der Projektname mit den Buchstaben „Intern“ mit folgendem Leerzeichen beginnt ( z.B. „Intern Digitalisierung“ oder „Intern Jahresbericht 2016“).

HINWEIS Neue Regeln werden nicht rückwirkend auf bereits bestehende Projekt-Dokumentenordner angewendet.

HINWEIS Wenn ein Wert nicht existiert, so weißt InLoox Sie mit einem x neben dem Eingabefeld darauf hin. Sie müssen dann wie in diesem Beispiel zuerst die Abteilung „IT-Beta Team“ anlegen.

ODER-Regel für einen Ordner

Sie können für einen Ordner eine ODER-Regel erstellen. Dazu legen Sie einfach zwei Regeln für den selben Ordner an. InLoox erstellt dann diesen Ordner, wenn eine oder beide der Regeln zutreffen.

In diesem Beispiel wird der Ordner 3 erstellt, wenn der Projektname mit „Intern“ und folgendem Leerzeichen beginnt oder wenn der Kunde die Bezeichnung „Intern“ trägt.

HINWEIS Es können keine UND Regeln für einen Ordner festgelegt werden.

Bearbeiten oder Löschen einer Regel

Um eine Regel zu ändern, markieren Sie diese und klicken dann auf Bearbeiten. Nun können Sie die Kriterien ändern. Klicken Sie auf Übernehmen, oder auf OK um die Änderungen zu übernehmen und die InLoox Optionen zu schließen.