Offline arbeiten mit InLoox PM und now!

Wichtig Voraussetzung für das Offline-Arbeiten ist ein InLoox PM Enterprise Server bzw. ein InLoox now! Konto.

Ab InLoox 10 können Sie auch Offline bzw. internet-unabhängig auf Ihre Projektdaten zugreifen. Sobald InLoox wieder eine Verbindung zur Datenbank (InLoox PM Enterprise Server) bzw. zur Cloud (InLoox now!) herstellt, werden die Daten automatisch synchronisiert. Ob bei Bearbeitungskonflikten die Daten des InLoox PM Servers bzw. der InLoox now! Daten-Cloud oder jene Daten des Clients priorisiert werden, stellen Sie in den InLoox Optionen für alle Nutzer ein. Lesen Sie hier nach, wie Sie vorgehen können.

Es wird nicht die gesamte Datenbank lokal auf dem Gerät des Nutzers zwischengespeichert, sondern es werden nur die Daten auf die der Nutzer berechtigt ist gespeichert. Beispiel: Es gibt 100 Projekte, Sie haben aber nur Berechtigungen auf 20 Projekte (Lese- und Schreiberechte), dann werden auch nur die Daten dieser 20 Projekte bei der Synchronisation zwischengespeichert.

Für InLoox PM Nutzer:

Bei der Synchronisation holt bzw. schreibt InLoox Daten nicht direkt von/auf die SQL-Datenbank, sondern der Outlook-Client kommuniziert mit InLoox Web App. Die Web App muss dabei nur installiert sein, Sie müssen aber keine Web User oder Universal User Lizenzen besitzen. Wichtig ist nur, dass Sie einen InLoox PM Enterprise Server haben und den Web App Server installiert haben. Im Whitepaper zur InLoox PM Server Installation lesen Sie nach, wie Sie den Web App Server installieren.

Inhalt

1. So aktivieren Sie die Offline-Verfügbarkeit

2. Bei aktivierter Offline-Verfügbarkeit: Standarddokumentenspeicher überprüfen

3. Offline-Verwendung beenden

4. Einstellungen der Konfliktbehandlung

1. So aktivieren Sie die Offline-Verfügbarkeit

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei
2. Klicken Sie auf InLoox PM bzw. InLoox now
3. Unter Tools für die Arbeit mit InLoox PM/now klicken Sie auf Offline arbeiten
   

   

4. Die Offlineverwendung wird vorbereitet

   

5. Um den Fortschritt der Synchronisation mitzuverfolgen, doppelklicken Sie in der Symbolleiste von Windows auf dieses Symbol  und es öffnet sich das Synchronisationsfenster

   

6. Sobald alle Einträge synchronisiert wurden, klicken Sie auf Fertigstellen um das Fenster zu schließen. Die Synchronisation läuft im Hintergrund und Sie können normal in InLoox weiterarbeiten.

Tipp Um zu überprüfen, ob die Offline-Verfügbarkeit aktiviert ist, klicken Sie auf Datei >> InLoox PM/now. Wenn die Funktion aktiv ist, dann steht unter nter Kontoinformationen neben dem Kontonamen offline verfügbar.

2. Bei aktivierter Offline-Verfügbarkeit: Standarddokumentenspeicher überprüfen

Ist der Offline-Zugriff aktiviert wird der Download und Upload der Dokumente automatisch über den Webserver geleitet. Wenn der Dokumenten-Zugriff weiterhin wie gewohnt funktionieren soll, müssen Sie in den Optionen folgende Einstellung aktivieren:

1. Klicken Sie auf Start und wählen Sie InLoox now! bzw. InLoox PM Optionen. 
2. Die InLoox Optionen öffnen sich: Klicken Sie auf den Bereich Dokumente in der Baumstruktur auf der linken Seite. 
3. Aktivieren Sie die Checkbox "Direkten Dateiordner-Zugriff im Offline Modus und für den Web Application Server". 
4. Klicken Sie auf Übernehmen und anschließend auf OK. 

3. Offlineverwendung beenden

1. Klicken Sie in der Symbolleiste von Windows auf das InLoox Offline arbeiten Icon   
2. Klicken Sie auf das Zahnrädchen rechts oben
3. Klicken Sie auf „Offlineverwendung beenden“

4. Einstellung der Konfliktbehandlung

Wichtig Diese Einstellung nehmen Sie in den InLoox Optionen vor. Dafür benötigen Sie Administrator-Rechte.

Standardmäßig werden bei Bearbeitungskonflikten während der Synchronisierung von Online- und Offline-Dateneingaben die Client-seitigen Änderungen bevorzugt. Diese Default-Einstellung können Sie in den InLoox Optionen unter Allgemein >> Konfliktbehandlung ändern.

Server gewinnt: Wählen Sie diese Einstellung, wenn die vorhandenen Daten auf Ihrem InLoox PM Server oder in der InLoox now! Cloud priorisiert werden sollen. Wenn bei der Synchronisierung Änderungen an der selben Datenzeile festgestellt werden, werden die Daten aus dem Client NICHT in der Datenbank bzw. der Cloud übernommen.

Client gewinnt: Wählen Sie diese Einstellung, wenn im Falle eines Bearbeitungskonflikt der selben Datenzeile die Änderungen vom Client bei der Synchronisierung in der Datenbank bzw. der Cloud übernommen werden sollen. 

Client gewinnt (Ausnahme: Server gewinnt bei Konflikten mit Ressourcenzuordnung für Aufgaben): In diesem Fall werden bei Bearbeitungskonflikten alle Daten des Clients übernommen, außer jenen in der Datenzeile "Ressource" in Aufgaben. D. h. die Ressourcen-Zuweisung von Aufgaben kann vom Client nicht geändert werden, der Status der Aufgabe und andere Daten jedoch schon.

Ereignisprotokoll anzeigen

Wenn bei der Synchronisierung Fehler auftauchen, wird das in einem InLoox Benachrichtigungs-Fenster angezeigt. Klicken Sie darauf, öffnet sich das Ereignisprotokoll und zeigt die Fehler an. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren Administrator oder IT-Verantwortlichen, um sicher zu stellen, dass eine Verbindung zum InLoox PM Server bzw. der InLoox now! Cloud hergestellt werden kann. Sollten Sie technischen Support benötigen, schicken Sie bitte ein Ticket über die InLoox Webseite oder wenden Sie sich an Ihren InLoox Ansprechpartner.