Anlegen von Eigenen Feldern


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Inhalt

Anlegen von benutzerdefinierten Feldern


Hinweis Sie benötigen Administrator-Rechte um eigene Felder erstellen zu können. Die Funktion ist verfügbar für alle InLoox PM Versionen und für die InLoox now! Enterprise-Version. 

Wenn Sie über Administratorrechte für InLoox verfügen, können Sie eigene, benutzerdefinierte Felder erstellen, die Sie in folgenden Bereichen von InLoox einblenden können:

In der Video-Anleitung können Sie ansehen, wie Sie Eigene Felder anlegen und Regeln festlegen.

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und auf InLoox Optionen.

2. Klicken Sie auf Allgemein, auf Eigene Felder und dann auf Neu, um einen neuen Typ von benutzerdefinierten Feldern zu erstellen.

Neues Eigenes Feld anlegen

3. Benennen Sie das neue Eigene Feld und wählen Sie die Platzierung aus, d.h. wo in InLoox das Feld angezeigt werden soll.

Name und Platzierung des Eigenen Feldes

4. Wählen Sie dann den Typ des benutzerdefinierten Feldes aus. Sie können zwischen Text, Datum, Ganzzahl (Zahl), Dezimalzahl, Ankreuzfeld, Liste oder Währung wählen.

Typ des Eigenen Feldes

5. Geben Sie dann den Standardwert ein, der automatisch im benutzerdefinierten Feld angezeigt wird. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um das Fenster zum Bearbeiten des Standardwertes zu öffnen. In diesem Beispiel ist der benutzerdefinierte Feldtyp für das benutzerdefinierte Feld Risiko Liste und die Standardwerte sind Hoch, Mittel und Niedrig. Die InLoox-Anwender können in InLoox Projekten einen dieser drei Werte auswählen, um z.B. risikoreiche Projekte hervorzuheben.

Standardwert für den Typ angeben

Sie können InLoox-Benutzern erlauben, das benutzerdefinierte Feld leer zu lassen, indem Sie ein Häkchen bei Leerauswahl erlauben setzen.

In dem Typ Liste können InLoox-Nutzer individuelle Werte hinzufügen, ohne über Administratorrechte zu verfügen. Wenn InLoox-Benutzer ihre eigenen Werte verwenden können sollen, setzen Sie ein Häkchen bei Benutzer dürfen neue Elemente hinzufügen.

Beachten Sie jedoch, dass die Zulassung dieser Art von individueller Anpassung zu Verwirrung führen kann.

6. Wählen Sie Immer anzeigen, wenn das benutzerdefinierte Feld in jedem Projekt ein Standardfeld sein soll. Wählen Sie Nur anzeigen, wenn damit das Feld nur angezeigt wird, wenn die eingestellte Regel zutrifft. Wie Sie dafür vorgehen müssen, erfahren Sie weiter unten.

Regel: Feld wird immer angezeigt

7. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder löschen möchten, markieren Sie das Feld in der Übersichtsliste und klicken Sie auf Löschen.

Eigenes Feld löschen

Eigene Felder nach Regeln erstellen


Hinweis Sie benötigen Administrator-Rechte um eigene Felder erstellen zu können. Die Funktion ist verfügbar für alle InLoox PM Versionen und für die InLoox now! Enterprise-Version. 

Hinweis Die Abteilungsunterstützung ist nur verfügbar in InLoox PM Enterprise und InLoox now! Enterprise.

Ähnlich wie bei der Dokumentenstruktur, können Sie eigene Felder nach Regeln erstellen. Das ist praktisch, da z. B. nicht jedes Feld für jede Abteilung relevant ist. Wenn Sie nun sehr viele eigene Felder haben, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu verlieren, welche Felder notwendigerweise ausgefüllt werden müssen und welche nur optional sind. Mit dieser neuen Funktion können Sie nun festlegen, welche Felder für welche Abteilung automatisch angezeigt werden.

Beispiel:

In der Marketing-Abteilung werden häufig Unterlagen und Dokumente erstellt, die verschiedene Freigabeschleifen durchlaufen bevor Sie zur Veröffentlichung freigegeben werden. Hier ist es praktisch, wenn man ein eigenes Feld in den Dokumenten hat, mit dem man den Bearbeitungsstatus des jeweiligen Dokuments kennzeichnen kann. So legen Sie diese Regel an:

  1. Öffnen Sie die InLoox Optionen: Datei >> InLoox Optionen
  2. Klicken Sie unter Allgemein auf Eigene Felder
  3. Um ein neues Feld zu erstellen, klicken Sie auf Neu

    InLoox Hilfe: Eigene Felder

  4. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster

    InLoox Hilfe: Eigene Felder

              1. Geben Sie Ihrem benutzerdefinierten Feld einen aussagekräftigen Namen, z.B. "Bearbeitungsstatus Dokumente"
              2. Wählen Sie aus, in welchem Bereich von InLoox das Feld platziert werden soll. In diesem Fall wählen Sie Dokumente aus
              3. Als Typ wählen Sie Liste aus
                    - Klicken Sie auf InLoox Hilfe: Eigene Felder, um die Listeneinträge einzugeben
                    - Geben Sie z.B. als ersten Punkt "in Bearbeitung" ein. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder mite inem Klick auf das grüne Pluszeichen
                    - Weitere Einträge könnten z.B. sein: "Warten auf Freigabe" und "Final"
                    - Wählen Sie aus, welcher Wert standardmäßig ausgewählt sein soll. In unserem Fall ist dies "in Bearbeitung"
                    - Bestätigen Sie mit OK
              4. Definieren SIe nun Ihre Regel. Wählen Sie im Bearbeitungsfenster "Nur anzeigen wenn" aus
              5. Klicken Sie auf Felder und wählen Sie "Abteilung" aus
              6. Geben Sie nun die genaue Bezeichnung der Abteilung ein, d.h. so wie sie unter dem Punkt "Abteilungen" in den InLoox Optionen hinterlegt ist. In diesem Fall ist es "Marketing". 

  5. Bestätigen Sie nun mit OK. Sie finden das neu erstellte Feld nun in der Liste der benutzerdefinierten Felder

    InLoox Hilfe: Eigene Felder