Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments

Arbeiten Sie mit Dateiverknüpfungen, um Speicherplatz zu sparen und Dubletten zu vermeiden. Dateiverknüpfungen belegen keinen Speicherplatz in Microsoft Outlook bzw. im Exchange Server.

Wichtig: Die Rechte der Original-Dateien werden sowohl, wenn Sie eine neue Datei hinzufügen, als auch bei einer neuen Dateiverknüpfung vererbt. D.h., wenn Sie beispielsweise eine Datei aus einem geschützten Netzwerk-Ordner bzw. SharePoint-Store zu InLoox hinzufügen, kann diese wie gewohnt nur von den autorisierten Nutzern in InLoox gelesen oder bearbeitet werden. Beachten Sie deshalb die ursprünglichen Zugriffsberechtigungen beim Ablegen von Dokumenten.

Ablegen eines Dokuments

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt und klicken Sie in der Registerkarte Start auf Dokumente.

2. In der Registerkarte Bearbeiten klicken Sie auf die Pfeiltaste unter der Schaltfläche Neu. 

Wählen Sie zwischen:

• Neue Datei: Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument in InLoox hochladen und im Projektordner abspeichern. Dafür öffnet sich der Windows-Explorer. Suchen Sie dort die gewünschte Datei, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen.

• Neue Dateiverknüpfung: Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Verknüpfung zum Speicherort eines Dokuments. Das Dokument wird nicht in InLoox hochgeladen, wie bei der Funktion Neue Datei, sondern InLoox setzt lediglich einen Link zum Dokument. Zum Erstellen der Verknüpfung öffnet sich ebenfalls der Windows-Explorer. Suchen Sie dort die gewünschte Datei, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen.

• Neue Verknüpfung: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Internetadressen als Verknüpfung zu hinterlegen. Nachdem Sie auf Neue Verknüpfung geklickt haben, öffnet sich rechts ein Seitenpanel, indem Sie im Feld Pfad den Internetlink hinterlegen.

3. Anschließend erscheint das neue Dokument in Ihrer Dokumentenliste im Projekt. 

Bearbeiten eines Dokuments

1. Wählen Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten, in der Dokumentenliste aus.

2.  Klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten auf Bearbeiten. Auf der rechten Seite öffnet sich ein Seitenpanel, indem Sie die Informationen zum Dokument anpassen können. 

3. Fügen Sie Informationen zum Dokument im Bereich Allgemein hinzu.

• Im Feld Pfad ist der Speicherort des Dokuments vermerkt. Dieses Feld können Sie nicht bearbeiten.
• Im Feld Status können Sie eine Anmerkung zum Bearbeitungsstand des Dokuments, wie z.B. freigegeben oder fertig hinterlegen.
• Im Feld Notiz können Sie alle wichtigen Informationen zum Dokument notieren und abspeichern. Auch mehrzeilige Notizen, die Sie anschließend formatieren können, sind möglich. Mehr zum Thema Formatierung finden Sie unter Anlegen eines Projekts unter Punkt 7. Notizfunktion.

4. Im Bereich Verknüpfungen können Sie eine Verknüpfung zu anderen Projektelementen erstellen. Sie können Verknüpfungen zu Mindmaps, Aufgaben, Planungs- und Zeitelementen erstellen.   

• Klicken Sie auf Neue Verknüpfungen… und wählen Sie im neuen Dialogfenster das Projekt-Element aus, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten.
• Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK. In der Dokumentenliste erscheint nun ein Haken in der Spalte Hat Verknüpfungen in der Zeile des bearbeiteten Dokuments. Auch direkt auf der Seite des ausgewählten Projektelements wird die Verknüpfung zum Dokument mit einem Büroklammersymbol gekennzeichnet.

• Sie können auch direkt aus der Dokumentenliste die Seite des verknüpften Projekt-Elementes öffnen. Dafür klicken Sie einfach direkt auf das Projekt-Element im Bereich Verknüpfungen.

• Um die Verknüpfung zu löschen, klicken Sie auf das Symbol Löschen  direkt neben der Verknüpfung.  

5. Im Bereich Benachrichtigungen haben Sie die Möglichkeit andere Personen, wie z.B. den Projektleiter, über die Details zu neuen Dokumenten oder Änderungen zu informieren:

• Klicken Sie auf den Befehl , um eine Ressource auszuwählen.
• Im Adressbuch doppelklicken Sie auf den Namen und klicken danach auf OK.
• Die Benachrichtigung wird standardmäßig als E-Mail an die ausgewählte Ressource geschickt, sobald Sie das Projekt speichern und schließen.

6. Wenn Sie mit dem Bearbeiten des Dokumentes fertig sind, schließen Sie das Seitenpanel rechts oben neben dem Bereich Allgemein. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.