AviComp Controls GmbH

Optimierte Ressourcenplanung:

AviComp Controls kann mit InLoox Aufgaben effektiver planen, Projekte steuern und dadurch Zeit beim Management der Ressourcenauslastung sparen

AviComp Controls bietet Engineering-Dienstleistungen im Bereich Instrumentierungs- und Automatisierungstechnik von Anlagen an. Das Unternehmen ist auf Kompressoren und Extruder spezialisiert, Maschinen und Anlagen, die zum Beispiel Firmen in Branchen wie Energie, Versorger, Gas, Öl, Petrochemie und Chemie einsetzen. Zu den Kunden zählen unter anderem BASF, Linde, MAN oder Siemens.

Die Instrumentierung (Mess- oder Regeltechnik) ist im Zusammenspiel mit der Automatisierung ein wichtiges Element, um Anlagen sicher betreiben zu können; darüber hinaus auch eine Voraussetzung, um Anlagen weiter zu modernisieren, etwa um Industrie-4.0-Konzepte einzuführen. Dabei werden Anlagen und Prozesse so entworfen und aufeinander abgestimmt, dass sich möglichst viele Komponenten einer Anlage automatisiert betreiben lassen. Die Automatisierung erzielen Unternehmen, indem sie zum Beispiel mechanische, hydraulische, pneumatische, elektrische oder elektronische Geräte sowie Computer kombiniert einsetzen. 

Wie Durchplanen, Steuern, Checken und Tracken?

Als Dienstleister ist AviComp Controls darauf angewiesen, seine Engineering-Projekte mit verschiedenen internen sowie externen Ressourcen über verschiedene Standorte hinweg managen zu können. Die Herausforderung bestand und besteht darin, Projekte steuern und nachvollziehen sowie Ressourcen effizient einsetzen zu können. In welcher Projektphase sind wir am Standort Singapur? Wer arbeitet von Belgrad aus daran mit? Wie viel Ressourcenkapazität haben wir in Minsk verfügbar, und welche Standortleiter müssen wir informieren, wenn wir Ressourcen verlagern wollen? Um etwa Fragen wie diese beantworten und sich unternehmensweit einen Überblick über alle Engineering-Projekte verschaffen zu können, bekam Denis Winkler, damaliger Teamleiter Project Management bei AviComp Controls 2019 von der Geschäftsführung den Auftrag, eine Software-Lösung zu integrieren. Eine weitere Rolle spielte ein IT-Problem: Das bisherige Tool Microsoft Projects ließ sich nicht nach den Vorstellungen des Unternehmens in das ERP-System „Navision“ einbinden.

Reine Engineering-Projekte

„Unsere Engineering-Projekte sind vereinfacht gesagt Prozesse, in denen Ingenieure Dokumente sowie eine projektspezifische Software erstellen – etwa wie bei Spezifikationen für Schaltschränke. Unsere Prozesse erstrecken sich von der Konfiguration und Spezifikation über Softwaretests und Prüfungen bis hin zur Abnahme durch die Kunden“, sagt Winkler. Zum Beispiel wird für die Kunden extern gekauftes Equipment, wie ein Schaltschrank, mit Softwareapplikationen zunächst von den Ingenieuren am Standort getestet, die Software eingespielt, mit den Komponenten geprüft, um schließlich vom Kunden abgenommen zu werden. Zu den Komponenten zählen beispielsweise bei der Instrumentierung Ventile oder Transmitter für Temperatur oder Druck, bei der Automatisierung mitunter lokale Bedienstationen.

Um ein neues Ressourcenplanungstool auszuwählen, hatte Winkler 2019 im Büro in Belgrad, das er zugleich operativ leitet, einen Test gestartet. „Bevor wir uns abschließend für eine Software entschieden haben, hatten wir jeweils zwei Produkte nacheinander einen Monat getestet. Nach zwei Tagen Test war klar, dass InLoox am besten unseren Anforderungen gerecht wird.“ Die Integration in Outlook war ein weiteres Kriterium, weswegen AviComp Controls nun InLoox einsetzt. Anfang 2021 hatten Winkler und sein Team das Tool am Standort Leipzig eingeführt und schließlich zum 1. April 2021 komplett über die AviComp Gruppe implementiert. 

Arbeitserleichterung

Für insgesamt 28 Projekte waren im April 2021 bei AviComp Controls Arbeitspläne dargestellt, die Winkler und sein Team mit InLoox in Vorgänge und Aufgaben aufgespalten haben, damit das Tool beim Planen und Durchführen von Projekten helfen kann. Mittlerweile nutzen mehr als 100 Anwender das Tool. 25 davon sind Teamleiter, Projektmanager und die Geschäftsführung sowie weitere 80 Mitwirkende. Da die Projektteams auf verschiedene Standorte verteilt sind, ist es für die Anwender einfacher, anstelle eines Zugriffs via Server eine Cloud-basierte Lösung zu nutzen. Diese lässt sich zudem von Administratoren effizienter verwalten.

Effektiver planen und Zeit sparen

Jeder Projektmanager kann mit dem Tool die Aufgaben effektiver planen, Berichte erstellen sowie Pläne effizienter überwachen und checken, ob die Aufgaben von den Projektmitgliedern erledigt wurden, beziehungsweise warum sie noch nicht fertig sind. Zu Winklers Aufgaben zählt beispielsweise, regelmäßige Meetings mit dem Einkäufer eines Großkunden durchzuführen. Dabei kann er im InLoox dem Einkäufer seinen Bildschirm teilen, um den Projektstatus zu besprechen. Das Tool erleichtert nicht nur die Arbeit jedes Einzelnen, sondern ermöglicht den Projektteams außerdem, den Betrieb an allen Standorten besser auszulasten. Winkler: „So können wir uns in Singapur die Auslastung ansehen, gegebenenfalls Lastspitzen verteilen, indem wir zum Beispiel freie Kapazitäten von Belgrad oder Minsk heranziehen, um das Unternehmen letztendlich nicht zu überlasten. Da wir unsere Ressourcen online sauber tracken und die technischen Leiter an anderen Standorten einbeziehen können, vermeiden wir auch das Risiko, dass sich jemand übergangen fühlt.“ Insgesamt kann AviComp mit der Ressourcenauslastungsplanung sehr gut Zeit einsparen. Natürlich muss man das Projekt mit Daten füttern, um Ergebnisse zu erzielen. Im Controlling besteht ferner ein Vorteil darin, dass sich anschließend Projektvorlagen generieren lassen, sodass Projektleiter bei neu angelegten Projekten nicht immer wieder alles neu ausfüllen müssen.

Einheitliche Sicht auf Projektstatus und Ressourcen

Für die Zukunft sind laut Winkler bei AviComp Controls noch weitere Schritte geplant: „Das Dashboard soll ausgebaut und umfassender genutzt werden. Darüber hinaus werden wir die Lösung auf eine andere Ebene heben, indem wir sie künftig an unsere ERP-System ‚Navision‘ anbinden.“ Dafür nutzen wir die vorhandene API-Schnittstelle. Geplant ist, dass in InLoox künftig auch alle Daten aus der Warenwirtschaft angezeigt werden können. Aus der Warenwirtschaft sollen sich dann Prognosen für Projekte erstellen und Ressourcen einplanen lassen sowie das Equipment so dargestellt werden, dass es im Budgetplan hinterlegt und rechnungsrelevant ausweisbar ist. Das Ziel ist es, schließlich ein Tool zu haben, um „auf einen Blick den Projektstatus überblicken zu können“.