Erfassen

Mit der Erfassen-Funktion können Sie Ihr Microsoft Outlook-E-Mail-Postfach sowie Ihre Kalender und geteilten Kalender mit InLoox verbinden. Über die gewohnte Oberfläche der InLoox Web App können Sie nun einfach und schnell auf Ihre Outlook-Informationen zugreifen, und:

• E-Mails mit Hilfe des InLoox KI-Assistenten in InLoox-Aufgaben umwandeln
• E-Mails in Dokumente umwandeln und an InLoox-Projekte anhängen (als PDF oder EML)
• Kalendereinträge als Zeiteinträge in InLoox-Projekten erfassen

WICHTIG Damit dies funktioniert, müssen Sie Ihr Microsoft 365-Konto mit InLoox verbinden und InLoox bestimmte Berechtigungen für den Zugriff auf die Daten in Ihrem Outlook-Konto geben. Lesen Sie diesen Hilfeartikel zu den InLoox-Profileinstellungen, um alles einzurichten.

Sie können Ihre Outlook-E-Mails mit einem Mausklick und der Hilfe von AI in Projektaufgaben verwandeln.

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1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Erfassen.
2. Sie sehen nun Ihren Outlook Posteingang. Auf der linken Seite sehen Sie alle Ihre E-Mails. In der Mitte sehen Sie eine Vorschau der E-Mail, die gerade ausgewählt ist. Ganz rechts sehen Sie Ihre persönlichen Projekt-Favoriten.
3. Markieren Sie die E-Mail, die Sie in Aufgaben umwandeln möchten.
4. Wählen Sie dann das passende Projekt auf der rechten Seite aus.
5. Klicken Sie auf Aufgaben identifizieren, damit die InLoox KI Ihre ausgewählte E-Mail scannt und Aufgaben mit Namen, geschätztem Aufwand und vorgeschlagenem Fälligkeitsdatum identifiziert.
   

   

6. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie für am besten halten, indem Sie auf Übernehmen klicken. InLoox generiert dann die Projektaufgaben für Sie und versieht sie mit einem grünen Häkchen.
7. Klicken Sie auf den Aufgabennamen, um die Aufgabe zu öffnen und die Details zu bearbeiten oder ihr eine Ressource zuzuweisen.

Sie können Ihre Outlook-E-Mails als Dokumente im PDF- oder EML-Format speichern.

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1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Erfassen.
2. Markieren Sie eine E-Mail und wählen Sie ein Projekt aus.
3. Klicken Sie entweder auf E-Mail-Inhalt als PDF erfassen oder auf E-Mail-Inhalt als EML erfassen.
   

   

4. InLoox speichert die E-Mail im Dokumentenordner des ausgewählten Projekts.

Nun können Sie diese Dokumente weiter in InLoox verwenden und sie zum Beispiel mit Aufgaben, Budgetpositionen oder Zeiterfassungseinträgen verknüpfen. Sie können mit bidirektionalen Links sogar Verbindungen zwischen mehreren Projekten setzen. Lesen Sie diesen Hilfe-Artikel wie Sie bidirektionale Links in InLoox setzen.

WICHTIG Damit InLoox das neue Dokument in einem Projektordner speichern kann, müssen Sie entweder den InLoox Cloud Server als Dokumentenserver verwenden, Microsoft SharePoint oder Ihren lokalen Dateispeicher nutzen. Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich, dass Ihr Dateispeicher initialisiert ist, indem Sie ein Projekt öffnen und den Bereich Dokumente überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeartikel zu den Einstellungen für InLoox-Dokumente.

TIPP Wenn Sie Microsoft SharePoint verwenden, können Sie Ihre InLoox-Dokumente mit Ihren SharePoint-Ordnern synchronisieren und die Dokumente auf dem neuesten Stand halten. Lesen Sie hier den Hilfe-Artikel zur Synchronisierung von Dokumenten.

Sie können Kalendereinträge als Zeiteinträge in InLoox-Projekten erfassen. So stellen Sie sicher, dass Sie jeden Aufwand, der in ein Projekt fließt, erfassen, auch Telefonate, Meetings oder regelmäßige Status-Updates, die nicht als Aufgaben in Projekten erfasst werden.

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1. Klicken Sie auf Erfassen und dann auf die Registerkarte Kalender. InLoox lädt Ihren Outlook-Kalender mit Ihren Terminen.
2. Wenn Sie zu einem anderen Kalender wechseln möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Kalender und wählen einen anderen aus. Sie können auch einen mit Ihnen geteilten Kalender auswählen, wenn Sie die Berechtigung dazu haben. Lesen Sie diesen Hilfe-Artikel zu Ihren InLoox-Profileinstellungen für weitere Details.
3. Mit den Schaltflächen oberhalb des Kalenders können Sie durch Ihren Kalender navigieren und die Zeitspanne einstellen, z.B. Monat, Woche, Tag. Über die Schaltfläche Heute gelangen Sie immer in die Ansicht, in der der aktuelle Tag gelb hinterlegt ist. Wenn Sie die Listenansicht bevorzugen, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste.
   

   

4. Um einen Termin zu erfassen, wählen Sie zunächst auf der rechten Seite das Projekt aus, in dem Sie die Zeit erfassen möchten. Dort finden Sie Ihre Projekt-Favoriten. Benutzen Sie das Suchfeld, um Projekte zu finden, die dort noch nicht aufgeführt sind.
5. Wenn Sie in der Listenansicht arbeiten, klicken Sie auf Zeit erfassen neben dem entsprechenden Termin.
   Wenn Sie in der Kalenderansicht arbeiten, klicken Sie im entsprechenden Termin auf das Symbol mit dem Häkchen im Kreis.
6. Das Eingabefenster für die Zeiterfassung öffnet sich, und Sie können die Details bearbeiten, z. B. eine Beschreibung hinzufügen, die Dauer ändern oder den Termin mit einer Projektaufgabe oder einem Vorgang des Gantt-Plans des Projekts verknüpfen.
7. Schließen Sie das Zeiterfassungsfenster mit einem Klick auf das x in der oberen rechten Ecke. InLoox speichert alle Details des Zeiteintrags automatisch.
8. Der Zeiteintrag wird in der Projektkarte rechts aufgelistet. Klicken Sie darauf, wenn Sie den Zeiteintrag weiter bearbeiten möchten.
9. InLoox kann auch den Kalendertermin mit der Kategoriebezeichnung InLoox markieren, so dass Sie in Ihrem Outlook-Kalender sehen, welche Termine bereits in InLoox erfasst wurden.

InLoox zeigt Ihnen oberhalb des Kalenders in Erfassen an, wie viele Termine aus Ihrem Kalender bereits erfasst wurden.

Wenn Sie alle Zeiteinträge eines Projekts sehen möchten, klicken Sie einfach auf den Namen des Projekts. InLoox öffnet das Projekt und unter Zeit sehen Sie die komplette Liste aller Zeiteinträge zu diesem Projekt.

WICHTIG Damit dies funktioniert, müssen Sie Ihr InLoox-Konto mit Ihrem M365/Office 365-Konto verbunden haben. Und Sie müssen InLoox die Berechtigung erteilen, Ihren Outlook-Kalender zu lesen und zu bearbeiten. Lesen Sie dazu diesen Hilfe-Artikel zu Ihren InLoox-Profileinstellungen.

Weitere Einstellungen in Track - Kalender

Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Schaltfläche Kalender. Dort können Sie die folgenden Einstellungen (de)aktivieren:

• Ignorierte Termine anzeigen - Wenn aktiv, werden ignorierte Termine trotzdem im Kalender in Track angezeigt.
• Private Termine anzeigen - Wenn diese Option aktiviert ist, werden Termine, die in Ihrem Outlook-Kalender als privat markiert wurden, im Kalender im Track angezeigt.
• Termin-Beschreibung erfassen - Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Beschreibung des Termins in die Beschreibung des Zeiteintrags in InLoox übernommen.
• Zeiteintrag nach Anlegen öffnen - Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Zeiteingabefenster nach der Zeiterfassung geöffnet, so dass Sie die Details der Zeiterfassung in InLoox weiter bearbeiten können.
• Kategorie auf Termin setzen - Ist diese Option aktiviert, wird die Kategoriebezeichnung in InLoox automatisch zum Termin in Outlook hinzugefügt.