Schnellzugriffsbereich für E-Mails


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InLoox PM erlaubt eine schnelle und komfortable Zuordnung von E-Mails zur Dokumentenablage eines Projektes - direkt aus Outlook heraus. Eine Verknüpfung wird angezeigt, falls eine Nachricht bereits zu einem Projekt hinzugefügt wurde.

E-Mail

So können Sie bestehende oder neue E-Mails buchen:

  1. Öffnen Sie eine E-Mail aus Ihrem persönlichen Outlook-Posteingang (oder einem anderen Ordner) mit einem Doppelklick. 
  2. Wählen Sie im Schnellzugriffsbereich rechts neben der E-Mail ein Projekt aus.
    • Um das gesuchte Projekt schnell zu finden, verwenden Sie die Filter-Funktion. Mehr Informationen finden Sie unter Suchen und Finden von Projekten, im Abschnitt Verwenden von Filtern.
    • Verwenden Sie auch optional die Schaltfläche Letzte Projekte. In der Dropdownliste finden Sie die Projekte, die Sie zuletzt von Ihnen geöffnet wurden.
    • Geben Sie im Feld Projekt durchsuchen das gewünschte Suchkriterium ein und klicken Sie auf ENTER.
    • Verwenden Sie auch die Filter-Funktion, die in jeder Spalte integriert ist, um nach der Projektinformation zu suchen. Mehr Informationen über diese Funktion, erfahren Sie unter Suchen und filtern im Projekt.
    • Wenn Sie die Auswahl entfernen möchten, klicken Sie auf Selektion entfernen .
  3. Im Bereich Outlook-Element zum Projekt hinzufügen führen Sie folgenden Aktionen aus:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuen Zeiterfassungseintrag erstellen, um einen neuen Zeiterfassungseintrag in das Projekt buchen. Zeiterfassungseinträge sind Zeitbuchungen für ein Projekt, z.B. geleistete Arbeit.

      Klicken Sie auf OK und füllen Sie das Dialogfenster Neuer Eintrag mit den gewünschten Informationen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Dokumentenordner hinzufügen. Dokumente sind Dateien, die einem Projekt zugeordnet werden.
      1. In der Dropdownliste Aktion wählen Sie eine der folgenden vier Möglichkeiten aus. InLoox PM bietet Element mit Anhang, Element ohne Anhang, Nur Anhang, Element und Anhang getrennt.

        Weitere Informationen über Verwaltungsmethoden finden Sie unter Hinzufügen von Outlook-Elementen zu InLoox PM, im Bereich Verwaltungsmethoden.

      2. In der Dropdownliste Unterordner wählen Sie einen Unterordner aus. Sie können auch einen neuen Unterordner anlegen, indem Sie auf Neu... klicken.
        1. Im Dialogfenster Neuen Unterordner erstellen wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem der neuen Ordner erstellen werden soll.
        2. Klicken Sie auf Neuer Unterordner und geben Sie einen Namen ein.
        3. Klicken Sie auf OK.
      3. Im Feld Status geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.B. freigeben oder fertig.
      4. Klicken Sie neben Verknüpfungen auf Neu..., um das Outlook-Element mit Projektelementen zu verknüpfen. Im Dialogfenster Verknüpfung hinzufügen wählen Sie zwischen Mindmap-Knoten, Arbeitspaketen, Zeiterfassungseinträgen und Planungselementen aus. Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK.
        Das Dokument wird auf der Seite des ausgewählten Projektelements mit einer Büroklammer dargestellt und ist von dort ebenfalls aufrufbar.
  4. Klicken Sie auf OK.