Mit InLoox PM 8 für Outlook können Sie Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen. E-Mails inkl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen. InLoox PM 8 bietet dafür eine eigene Funktion – diese ist ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuen Zeiterfassungseintrag erstellen, um einen neuen Zeiterfassungseintrag in das Projekt buchen.
Nachdem Sie auf OK geklickt haben, füllen Sie das Dialogfenster Neuer Eintrag mit den gewünschten Informationen aus. Die Beschreibung dafür finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags.
In der Dropdownliste Aktion wählen Sie eine der folgenden vier Möglichkeiten aus. InLoox PM bietet Element mit Anhang, Element ohne Anhang, Nur Anhang, Element und Anhang getrennt.
Weiter unten, im Bereich Verwaltungsmethoden, finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieser Möglichkeiten.
In der Dropdownliste Unterordner wählen Sie einen Unterordner aus. Klicken Sie auf Neu... rechts vom Feld Unterordner, um einen neuen Ordner zu erstellen.
Im Dialogfenster Neuen Unterordner erstellen klicken Sie auf Neuer Unterordner. Dann geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK.
Wie Sie einen Unterordner anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Unterordners.
Im Kontextmenü finden Sie die Optionen, um die Projektlisten-Ansicht anzupassen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken.
Wenn Sie ein Outlook-Element mit Anhang zu einem InLoox PM Projekt hinzufügen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten, wie InLoox PM mit dem Anhang umgehen soll.
Methode |
Aktion |
Vorteile / Nachteile |
---|---|---|
Element mit Anhang |
InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang in einer Datei zum Projekt zu. (Outlook verfährt ebenso). |
E-Mail und Anhang bleiben zusammen gespeichert. In der Dokumentenliste ist zwar auf den ersten Blick erkennbar, ob ein Element einen Anhang hat, aber nicht welchen (Name, Typ). |
Element ohne Anhang |
InLoox PM ordnet nur die E-Mail zum Projekt zu. Der Anhang wird entfernt: |
Schont Speicherplatz. Anhänge können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden. |
Nur Anhang |
InLoox PM ordnet nur den Anhang zum Projekt zu. Die E-Mail wird verworfen. |
Entfernt unnötigen Schriftverkehr. Schriftverkehr (auch Notizen) können über InLoox PM weder eingesehen, noch gesichert werden. |
Element und Anhang, getrennt |
InLoox PM ordnet die E-Mail und den Anhang getrennt zum Projekt zu. |
Schriftverkehr bleibt erhalten, Anhänge sind mit Namen und Typ sofort in der Dokumentenliste zu erkennen. Bezug von Schriftverkehr und Anhängen geht verloren. |