Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Projektaufgaben
So können Projektaufgaben in InLoox angelegt werden:
- Aufgaben können aus einer Projekt-Mindmap übernommen werden
- Aufgaben können aus einer Vorlage geladen werden.
- Aufgaben können manuell angelegt werden.
Auch eine Kombination aus allen drei Methoden ist möglich.
Themen
Manuelles Anlegen von Aufgaben
Manuelles Anlegen von Aufgaben
1. Sie befinden sich im Projekt, für das Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten.
2. Klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Aufgaben.
3. Klicken Sie nun im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten auf Neu. Alternativ können Sie auch auf das Plus in der jeweiligen Spalte klicken, dann wird die neue Aufgabe direkt dieser Spalte zugeordnet.
4. In der linken Spalte Ihrer Kanban-Tafel erscheint eine neue Aufgabe.
Per Doppelklick auf die Aufgabe öffnet sich rechts das Seitenpanel zum Bearbeiten von Aufgaben.
Geben Sie die Details zur neuen Aufgabe ein:
- Name und Beschreibung: Vergeben Sie nun einen Namen für Ihre Aufgabe und beschreiben Sie diese.
- Dauer: Geben Sie den geschätzten Arbeitsaufwand für die Aufgabe an. Sie können die Einheit von Stunden auf Arbeitstage (entspricht standardmäßig 8 Stunden) oder Minuten umstellen.
- Ressource: Sie können die Projektaufgabe einer Ressource zuordnen, müssen dies aber nicht tun. Im klassischen Kanban „ziehen“ sich Teammitglieder selbst Aufgaben aus der Nicht begonnen-Spalte. Für eine Schnellauswahl häufig verwendeter Ressourcen klicken Sie in das Feld, sodass sich ein Drop-Down öffnet. Wählen Sie nun die Person aus, die für die Aufgabe zuständig sein soll. Für jede Aufgabe kann nur eine Ressource eingeteilt werden.
- Start/Ende: Sie können Ihrer Aufgabe einen zeitlichen Rahmen geben, müssen dies jedoch nicht tun. Falls Sie einen Start- und/oder Endzeitpunkt angeben möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben Start bzw. Ende und wählen Sie Datum und Uhrzeit. Wenn Sie eine Aufgabe einem Vorgang im Projektzeitplan zuordnen, so wird automatisch dessen Anfang und Ende übernommen. Sie können dies jedoch manuell wieder ändern. Achtung: Wir empfehlen, eine Aufgabe nur innerhalb des zeitlichen Rahmens des Vorgangs zu terminieren, zu dem sie gehört.
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Dokumente: Falls zur Aufgabe bestimmte Dokumente gehören, können Sie diese mit der Aufgabe verknüpfen. Per Klick auf Dokument suchen oder hinzufügen erhalten Sie dann eine Übersicht über alle Projektdokumente, die bereits in InLoox angelegt wurden und für die Sie eine Leseberechtigung haben. Falls sich noch keine Dokumente in Ihrer Projektbibliothek befinden, können Sie ein neues Dokument hochladen und direkt mit der Aufgabe verknüpfen, indem Sie auf Neu klicken, ein Dokument von Ihrem Rechner auswählen und mit OK bestätigen.
Tipp: Wenn Sie ein Dokument mit einem Projektelement verknüpfen wollen, Sie aber sehr viele Projektdokumente haben, können Sie in der Dokumentenliste nach dem jeweiligen Dokument suchen. Dazu klicken Sie im Eintragsdialog einfach auf die Spalte über der jeweiligen Spaltenüberschrift und tippen den Suchbegriff ein. - Budget: Sie können die Aufgabe einer bestimmten Budgetgruppe zuordnen. Zu jeder Budgetgruppe ist in InLoox ein interner Preis pro Stunde hinterlegt. Dieser wird durch die Zuordnung auf die Aufgabe angewendet. Budgetgruppen kann der InLoox Administrator in den InLoox Einstellungen einstellen. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Abrechenbar aktiviert. Dies bedeutet, dass für den Zeitaufwand, der in die Aufgabe fließt, in den Projektbudgets eine Plan-Ausgabe für die Ressourcenkosten erstellt wird. Daraus können Sie dann in den Budgets eine Ist-Einnahme erstellen. Falls Sie das Häkchen entfernen, ist dies nicht mehr möglich.
- Beobachter: Die hinzugefügten Ressourcen erhalten automatisch eine Benachrichtigung über die Aufgabe. Im Bereich Beobachter können Sie weitere Personen, z.B. die Projektleitung oder eine Vertretung über die neue Aufgabe und etwaige Änderungen daran informieren. Klicken Sie dazu in das Feld Kontakt hinzufügen, um zum globalen Adressbuch zu gelangen. Wie und wann eine Ressource benachrichtigt wird, legt der InLoox Administrator in den InLoox Einstellungen fest.
Klicken Sie abschließend auf der Registerkarte Datei links oben auf Speichern, wenn Sie die Aufgabe speichern, aber noch im Projekt weiterarbeiten möchten. Klicken Sie auf Speichern und Schließen, wenn Sie die Aufgabe speichern und das Projekt schließen möchten.
Bearbeiten von Aufgaben
Eine bereits bestehende Aufgabe können Sie bearbeiten, indem Sie sie anklicken und dann im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten auf Bearbeiten klicken. Es öffnet sich das Seitenpanel, das Sie bereits vom Anlegen einer neuen Aufgabe kennen. Sie können nun die gewünschten Änderungen an der Aufgabe vornehmen.
Sie können je nach Kärtchengröße bestimmte Informationen einer Aufgabe auch schnell inline bearbeiten, wie z.B. den Aufgabennamen, das Startdatum, Aufwand oder die Ressource.
Wenn eine Aufgabe erledigt ist, so können Sie diese markieren und im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Erledigt klicken. Die Aufgabe wird dann automatisch in die Spalte Erledigt bzw. in die rechte äußere Spalte der Kanban-Tafel verschoben. Alternativ können Sie die Karte auch direkt per Drag and Drop nach rechts in die Spalte Erledigt verschieben.
Wenn eine Ressource eine Aufgabe als erledigt markiert, so erhalten alle Personen, die auf der Aufgabe unter Benachrichtigungen eingetragen sind, einen Hinweis darüber. Die Erledigung wird auch in den Projektzeitplan zurückgemeldet und fließt in die Berechnung des Projektfortschritts ein. Wenn ein Projektleiter die Aufgabe als erledigt markiert, dann erhält die zuständige Ressource sowie alle unter Benachrichtigungen eingetragenen Personen eine Benachrichtigung.
Tipp Wenn in Ihrem Projekt viele ähnliche Aufgaben vorkommen, können Sie die Aufgaben kopieren. Klicken Sie dazu die Aufgabe mit einem Mausklick an, klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten auf Kopieren und anschließend auf Einfügen.
Achtung Falls die kopierte Aufgabe in der ursprünglichen Version Einschränkungen aus einem Vorgang in der Planung enthält, so werden diese beim Kopieren nicht übernommen. Manuell gesetzte Start- und Enddaten werden jedoch übernommen.
Löschen von Aufgaben
Aufgaben können Sie löschen, indem Sie auf die entsprechende Aufgabe in der Liste klicken und dann im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Löschen klicken. Diese Funktion steht Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung, das Sie erreichen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, die Sie löschen möchten.
Wenn Sie eine Aufgabe löschen, dann werden die Personen, für die Sie Benachrichtigungen eingerichtet haben, darüber informiert. Wenn Sie als Projektleiter/-in eine Aufgabe löschen, für die eine andere Ressource zuständig ist, dann wird diese darüber benachrichtigt.
Achtung Die gelöschten Aufgaben werden unwiderruflich entfernt, Sie können sie nicht wiederherstellen.
Tipp Falls Sie mehrere Aufgaben auf einmal löschen möchten, können Sie dies mit Multiselekt tun. Halten Sie dazu die STRG-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Aufgaben, die Sie löschen möchten. Wählen Sie nun Löschen im Ribbon.