Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments

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Arbeiten Sie mit Dateiverknüpfungen, um Speicherplatz zu sparen und Dubletten zu vermeiden. Dateiverknüpfungen belegen keinen Speicherplatz in Microsoft Outlook bzw. im Exchange Server.

Wichtig Die Rechte der Original-Dateien werden sowohl wenn Sie eine neue Datei hinzufügen als auch bei einer neuen Dateiverknüpfung vererbt. D.h., wenn Sie beispielsweise eine Datei aus einem geschützten Netzwerk-Ordner bzw. SharePoint-Store zu InLoox hinzufügen, kann diese wie gewohnt nur von den autorisierten Nutzern in InLoox gelesen oder bearbeitet werden. Beachten Sie deshalb die ursprünglichen Zugriffsberechtigungen beim Ablegen von Dokumenten.

 

Ablegen eines Dokuments

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt und klicken Sie in der Registerkarte Start auf Dokumente.

2. In der Registerkarte Bearbeiten klicken Sie auf die Pfeiltaste unter der Schaltfläche Neu. 

Ablegen eines neuen Dokumentes

Wählen Sie zwischen:

  • Neue Datei: Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument in InLoox hochladen und im Projektordner abspeichern. Dafür öffnet sich der Windows-Explorer. Suchen Sie dort die gewünschte Datei, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen.
  • Neue Dateiverknüpfung: Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Verknüpfung zum Speicherort eines Dokuments. Das Dokument wird nicht in InLoox hochgeladen, wie bei der Funktion Neue Datei, sondern InLoox setzt lediglich einen Link zum Dokument. Zum Erstellen der Verknüpfung öffnet sich ebenfalls der Windows-Explorer. Suchen Sie dort die gewünschte Datei, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen.
  • Neuer Internet-Link: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Internetadressen als Verknüpfung zu hinterlegen. Nachdem Sie auf Neuer Internet-Link geklickt haben, öffnet sich rechts ein Seitenpanel, indem Sie im Feld URL den Internetlink hinterlegen.

3. Anschließend erscheint das neue Dokument in Ihrer Dokumentenliste im Projekt. 

So werden Dokumente in der Dokumentenliste dargestellt

HINWEIS Die Verknüpfung erkennen Sie daran, dass der Pfad in der Spalte Sourcefolder bzw. Projektordner angezeigt wird.

  

Bearbeiten eines Dokuments

1. Wählen Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten, in der Dokumentenliste aus.

2.  Klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten auf Bearbeiten. Auf der rechten Seite öffnet sich ein Seitenpanel, in dem Sie die Informationen zum Dokument anpassen können. 

3. Fügen Sie Informationen zum Dokument im Bereich Allgemein hinzu:

So bearbeiten Sie ein Dokument

  • Im Feld Datei-Name ist der Name des Dokuments vermerkt. Dieses Feld können Sie nicht bearbeiten.
  • Im Feld Status können Sie eine Anmerkung zum Bearbeitungsstand des Dokuments, wie z.B. freigegeben oder fertig hinterlegen.
  • Im Feld Beschreibung können Sie alle wichtigen Informationen zum Dokument notieren und abspeichern. Auch mehrzeilige Notizen, die Sie anschließend formatieren können, sind möglich. Mehr zum Thema Formatierung finden Sie unter Anlegen eines Projekts unter Punkt 7. Kommentarfunktion.

4. Wenn Sie mit dem Bearbeiten des Dokumentes fertig sind, schließen Sie das Seitenpanel rechts oben neben dem Bereich Allgemein. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

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