Bild: "time" von Sean Mc Entee (Änderungen vorgenommen), lizensiert unter CC BY 2.0
Einer der drei Parameter, die ein Projekt definieren, ist Zeit. Meist hat man im Laufe eines Projekts zu wenig davon, und Stress kündigt sich an. Doch auch zu viel Zeit ist kontraproduktiv, da man ohne jeglichen Druck vielleicht auch keinen Ansporn für die Arbeit sieht. In solchen Situationen kommt Zeitmanagement ins Spiel: Erfahren Sie hier, wie Sie mit dem knappen Gut „Zeit“ sorgsamer umgehen können.
Zeitmanagement hilft dabei, dass anstehende Aufgaben und Termine in vorgegebenen Zeitfenstern optimal erledigt werden. Denn der Tag ist zwar für alle gleich lang – es geht jedoch darum, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen. Ivan Blatter bezeichnet dies als „Energiemanagement“, bei dem man seinen Leistungsrhythmus ausfindig macht und die Aufgaben, je nach Schwierigkeit, nach den eigenen Hochs und Tiefs anordnet.
Mit wenig Aufwand möglichst viel erreichen
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent der Zeit realisiert werden können, aber 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent des Aufwandes ausmachen (deshalb wird es auch 80/20-Regel genannt). Das Prinzip geht auf den italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto zurück, der damit die Einkommensverteilung Italiens beschrieb.
Das Verhältnis muss zwar nicht immer genau 80 zu 20 betragen, wichtig ist die Grundaussage: bestimmte Aktivitäten führen zur größten Leistung. Deshalb gilt es, genau diese 20 Prozent ausfindig zu machen. Dies bedeutet, Aufgaben zu priorisieren: das Wichtigste und Essenzielle wird zuerst erledigt, Details im Anschluss. Das Credo: Grundlegendes abarbeiten statt sofortiger Perfektionismus. Verlieren Sie sich nicht in Einzelheiten, sondern versuchen Sie, immer den Gesamtüberblick zu bewahren.
Bild: "Pareto-Prinzip" von Oliver Tacke, lizensiert unter CC BY 2.0
Entscheidungen treffen und delegieren
Nicht alle anstehenden Aufgaben fallen in den eigenen Kompetenzbereich, andere hingegen müssen nicht zwingend von einer bestimmten Person erledigt werden und schließlich gibt es auch solche, die nicht sofort erledigt werden müssen. All dies ist im Eisenhower-Prinzip enthalten: die Matrix zeigt auf, wie man Aufgaben in vier Stufen einteilen und so in einer gewissen Reihenfolge bearbeiten kann. Dabei liegt der Fokus auf der Wichtigkeit der Arbeiten, Ordnungsprinzip Nummer zwei ist deren Dringlichkeit.
Bild: "Eisenhower-Matrix" von Oliver Tacke, lizensiert unter CC BY 2.0
Die Aufgaben, die am wichtigsten und am dringendsten sind, werden sofort erledigt, jene mit einer geringeren Dringlichkeit terminiert bzw. auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Sind Aufgaben eher unwichtig, müssen aber baldigst erledigt werden, so sollte man diese delegieren: Personen, die nicht so ausgelastet oder sogar geeigneter für deren Ausführung sind, können diese übernehmen. Führen Sie dies jedoch immer nur in Absprache mit den betroffenen Personen und nicht in deren Abwesenheit durch, am besten gleich persönlich: so können Unklarheiten und Rückfragen sofort besprochen werden. Und schließlich gibt es noch eine letzte Gruppe an Aufgaben: solche, die weder wichtig noch dringend sind. Diese wandern sprichwörtlich in den Papierkorb, werden also gänzlich eliminiert.
Weitere Tipps
In Projekten sollten regelmäßige Fortschrittskontrollen und Rückmeldungen durchgeführt werden, um einen aktuellen Überblick über den Stand des Projekts zu haben. So können Störquellen und Zeitfresser schneller identifiziert werden, statt erst am Ende des Projekts.
Im Arbeitsalltag kann es helfen, die zur Verfügung stehende Zeit nicht komplett zu verplanen, sondern immer Platz für Unvorhergesehenes zu lassen, damit bei einer Terminänderung nicht die gesamte Tagesplanung verworfen werden muss. Des Weiteren sollte der Arbeitsplatz ordentlich sein, um Ablenkungen zu vermeiden. Will man mal ungestört arbeiten, schließt man am besten die Tür, um dies anderen zu signalisieren und konzentriert sich dabei nacheinander und nicht parallel auf die zu erledigenden Aufgaben. Auch kleine Hilfsmittel wie Notizen und firmeninterne Mustervorlagen können zur effektiveren Nutzung der Arbeitszeit beitragen.