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Kontakt

TechnoAlpin AG
P.-Agostini-Straße 2 
I-39100 Bozen 
E-Mail: info@technoalpin.com
Webseite: http://www.technoalpin.com/

Fazit

  • Projektmanager können deutlich strukturierter arbeiten
  • Kommunikation wurde erleichtert und es ist einfacher Informationen nachzuverfolgen
  • Spürbare Zeitersparnis durch weitere Vereinheitlichung von Abläufen
  • Dokumentations- und Notizfunktionen ermöglichen TechnoAlpin jetzt aus Erfahrungen zu lernen

Zitat

„Die Software ist einfach in die bestehende IT-Struktur einzubinden. Wir sind uns bewusst, dass wir im Moment nur einen begrenzten Teil nutzen, aber die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter ist so gut, dass wir InLoox PM 8 für Outlook im „learning by doing“ voll einführen werden.“

Josef Dusini, Head of Contract Management

Schneekanonier TechnoAlpin setzt auf InLoox Projektmanagement

TechnoAlpin Gruppenfoto

Als Hersteller von Beschneiungsanlagen für den weltweiten Markt zählt für die TechnoAlpin AG vor allem eines: die schnelle Durchführung aller Konstruktionsvorhaben innerhalb der Saison-Zwischenzeiten. Im Durchschnitt waren es zuletzt rund 300 Projekte jährlich, die das Unternehmen mit Hauptsitz in Bozen/Italien abschloss. Entsprechend klar strukturiert und durchgängig müssen die Planungsschritte getaktet sein, bis hin zur buchstäblich letzten Schraube vor Ort. Doch der Erfolg der Firma ließ das Auftragsvolumen wachsen und machte die Projekte immer umfangreicher. Die bisherige Herangehensweise an das Projektmanagement mit Tabellenkalkulations-Listen war nicht mehr angemessen, es kam zu Einsatzüberschneidungen. TechnoAlpin beschloss, seine Planung zu modernisieren und zu vereinfachen.

Gesucht: Optimale Software für zertifiziertes Projektmanagement

Vor rund zwei Jahren wurde das Ziel definiert, eine zentrale, übersichtliche und einheitliche Verwaltung aller Projekte zu entwickeln. Bei TechnoAlpin begann die Vorbereitung dafür damit, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Projektmanagement-Lösungen am Markt verfügbar sind und über welchen Leistungsumfang diese verfügen. Ausgeschlossen wurden von vornherein große, komplexe PM-Systeme, von deren Leistungsumfang in der Praxis letztlich nur ein Bruchteil benötigt würde. Bei den übersichtlichen, kompakten und intuitiven Projektmanagement-Lösungen wurde der Markt schon überschaubarer. Ein nicht unwichtiges Kriterium war zudem die Tatsache, dass TechnoAlpin ISO-zertifiziert ist und damit Standardabläufe etabliert wurden. Die neue Art, umfangreiche und mitunter zeitkritische Projekte zu managen, musste in der Lage sein dies zu unterstützen.

Gegen Hektik, unpassende Lieferzeiten und unübersichtliche Datenmengen

Vor allem in der Hochsaison, die in den Monaten zwischen den Ski-Jahreszeiten liegt, entwickelten sich in der Vergangenheit Auftrags- und Aufwandsspitzen, die nur mit einem Mehr an Arbeitszeit, Improvisationstalent und Koordinationsgeschick gemeistert werden konnten. Dies ging häufig zulasten der Projektübersicht: Josef Dusini, Head of Contract Management bei der TechnoAlpin AG, erklärt dazu: „Besonders kritisch war dann die Einteilung von Komponenten mit langen Lieferzeiten und im weiteren Verlauf deren Anlieferung. Das spitzte sich häufig in einem sehr engen Zeitraum zu. Oft standen letztendlich nur wenige Leute mit dem notwendigen Expertenwissen für eine Installation bereit, und es mussten die Teams von Baustelle zu Baustelle koordiniert werden.“

Ein weiteres Hindernis für reibungslose Projektabläufe war, dass sich mehrere Einzelprojekte des Unternehmens häufig überschnitten, was eine große Herausforderung für die Einteilung und Koordination von Ressourcen darstellte. „Schlussendlich konnte dies nicht mehr mit Excel abgebildet werden“, so Dusini weiter.

Einfache Installation, Handhabung und Administration sind Voraussetzung

Gesucht wurde also eine intuitive und in der Handhabung einfache Projektmanagement-Software. Spezifische Anforderungen gab es für das Team zwar nicht, allerdings sollte die Management-Software einfach zu bedienen sein und in ihrer Komplexität zurückhaltend. Die verantwortlichen Projektmanager wollten möglichst alle beteiligten Kollegen für die Nutzung einer solchen Anwendung gewinnen können. Diskutiert wurden für den Findungsprozess einige am Markt vorhandene Alternativen; zusätzlich dazu wurde Sharepoint mit interner Programmierung in die Auswahl aufgenommen.

Der Zufall sorgte dafür, dass ein Mitarbeiter, der als Techniker an der Suche geeigneter Projektmanagement-Software beteiligt war, auf ein InLoox-Firmenfahrzeug aufmerksam wurde. Er erkundigte sich daraufhin über das Unternehmen und dessen Produktangebot. Nach einer bald darauf folgenden Webdemonstration waren die verantwortlichen Projektteams von der Leistungsfähigkeit und Eignung von InLoox PM 8 für Outlook in der Version 8.2.5 überzeugt.

Dies war der Startschuss für die Implementierung durch den Distributor IQ Sales in die Infrastruktur bei TechnoAlpin. Einher ging dies mit einem Kurs für Projektmanagement nach Richtlinien des Project Management Institutes (PMI). Damit waren die Verantwortlichen vorbereitet auf die neue Art des Projektmanagements. „Auch wenn die Einführung der Projektmanagement-Lösung von InLoox genau in unsere heiße Phase der Saison fällt, so entlastet sie uns schon jetzt merklich“, erläutert Josef Dusini. Dabei lässt sich TechnoAlpin auch von kleineren technischen Hürden nicht beirren. So basiert die interne Dokumentenverwaltung auf einem Benamungssystem, dessen Pfadangaben bisweilen über 250 Zeichen Länge hinaus gehen. Um Komptabilitätsprobleme zu vermeiden und kürzere Pfade zu erhalten, stellt das Team von Josef Dusini das System um. Derzeit nutzen 22 Clients bei TechnoAlpin InLoox PM 8.

Stete Ausweitung der Einsatzgebiete innerhalb des Konzerns

Momentan wird die InLoox Projektmanagement-Lösung in der Abteilung „Contract Management“, also in der Projektabwicklung, eingesetzt. Im weiteren Verlauf werden weitere Abteilungen wie der Einkauf, der Service und die Produktion InLoox in ihre Abläufe integrieren.

Josef Dusini erklärt dazu: „Die Software ist einfach in die bestehende IT-Struktur einzubinden. Wir sind uns bewusst, dass wir im Moment nur einen begrenzten Teil nutzen, aber die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter ist so gut, dass wir InLoox PM 8 für Outlook im „learning by doing“ voll einführen werden.“

Da die Einführungsphase wie erwähnt in die Hochsaison gefallen ist, werden die Projektleiter der TechnoAlpin AG die Software in diesem Jahr lediglich für Key-Projekte einsetzen. Ab der nächsten Saison wird die Software für sämtliche Projekte eingesetzt, welche nicht reine Verkaufsprojekte sind. Schon jetzt bemerken die Projektmanager, dass ihre Arbeit deutlich strukturierter ist. Sie werden sich damit schneller der Notwendigkeit einer guten, vorausschauenden Planung bewusst. Die Nutzung der Zeitplan- und Notizen-Komponenten, die Zuweisung der Arbeitspakete, und auch die Status-E-Mails für Mitarbeiter mit Projektnummern im Betreff machen es leichter zu kommunizieren und Informationen nachzuverfolgen.

Erleichterung und hohe Erwartungen an kommende Abläufe

Alle Beteiligten rechnen mit einer spürbaren Zeitersparnis durch die weitere Vereinheitlichung von Abläufen. Insbesondere an die erwähnte Notiz-Funktion haben sie hohe Erwartungen, denn vielfach wurden Probleme oder Schwierigkeiten in der „heißen Projektphase“ nicht dokumentiert, und es war bislang zeitlich unmöglich, sie direkt zu bearbeiten. Das führte dazu, dass sie liegen blieben und am Ende des Projekts nicht mehr besprochen wurden. Es entgeht der Firma damit die Möglichkeit, aus diesen Erfahrungen zu lernen und sich zu verbessern. Die Notizen zu den einzelnen Arbeitspaketen und zu gesamten Projekten in InLoox PM 8 für Outlook erleichtern die Berichterstellung und die Dokumentation von Schwierigkeiten daher und können aktiv besprochen und gelöst werden.

 

Über TechnoAlpin 

Seit 1990 plant und baut TechnoAlpin maßgeschneiderte Anlagen für Skigebiete weltweit. 2014 wurde das langjährige Know-how des Unternehmens York Neige in das Unternehmen TechnoAlpin integriert. Die mehr als 20-jährige Erfahrung von TechnoAlpin und die fast 40-jährige Erfahrung von York Neige (Unternehmensgründung 1976) bilden die Basis des hohen Kompetenzniveaus, auf das weltweit mehr als 1.800 Kunden setzen. Über die 35 Standorte auf jedem Kontinent sorgt das Unternehmen für direkte Nähe zu seinen Kunden.

Text: Sascha Smid 

Erstveröffentlichung SI Seilbahnen International (Ausgabe 7, 2015; S.84)

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