Schweizer Bundesbahn (SBB) AG

Auf dem Weg zur rollierenden Planung von Ressourcenkapazitäten

Internes Ingenieurbüro der SBB AG digitalisiert und automatisiert sein Projektmanagement

Für die Modernisierung von Zügen, die etwa im Turnus von 20 Jahren geschieht, sind komplexe Hilfsmittel nötig. Wenn zum Beispiel in einer Zugreihe die Türen gewartet, repariert oder gestrichen werden müssen, benötigt die SBB bereits ab deren Ausbau in den Wartungshallen spezielle Hebevorrichtungen – Kräne – sowie Transportgebinde, die jeweils konstruiert werden müssen. 

Bei der Revision und Instandhaltung von Zügen der Schweizer Bundesbahn (SBB) unterstützt ein firmeninternes Ingenieurbüro, das auf Betriebs- und Hilfsmittel für Montageleistungen spezialisiert ist, die komplexen Wartungsprojekte im SBB-Werk Olten. Dessen Ziel ist es, die Instandhaltung zu vereinfachen und dabei die eigenen Ressourcen für die Projektanfragen der internen Kunden bestmöglich zu koordinieren. Die Spezialisten aus dem Bereich Fahrzeug- und Systemengineering haben die Aufgabe, Betriebs- und Hebemittel für die interne Fertigung für die internen Kunden neu zu konstruieren – beispielsweise Transportcontainer für Türen der jeweils gerade zu wartenden Zugreihe.

Bis vor ein paar Jahren war es im Ingenieurbüro noch ausreichend, die Ressourcen, Verfügbarkeit und Auslastung der Mitarbeiter physisch an einer Tafel im Büro zu planen. Auf einer zusätzlichen Tafel wurden Termine, Zeitnachweise und Bestellungen dargestellt. Doch ab einer Anzahl von 20 Projekten wurde es mit diesem Planungssystem schwierig, die Termine noch in den Griff zu bekommen.

„In dem Maße, wie unser Team immer mehr Projekte annehmen und bearbeiten musste, stieß das bisherige System für die Auslastungsplanung zunehmend an seine Grenzen. Zu viele Projekte der internen Kunden auf einmal brachten mit sich, dass man nicht wusste, wem Projekte zugeordnet werden. Als ab den Jahren 2017/2018 sechs bis acht große Modernisierungsprojekte übernommen werden mussten, war es nicht mehr möglich, Termine einzuhalten“, so Elvis Icic zur Ausgangslage und dem Grund, warum das SBB-Team seine Ressourcenplanung digitalisieren und dafür eine neue Lösung einsetzen musste. Icic, der als Konstrukteur für Betriebs- und Hebemittel tätig ist, hat gemäß der Anforderungen, eine modulare Lösung für die Ressourcenplanung ausgewählt und Tools von sechs Anbietern mehrere Wochen getestet.

Ressourcenallokation, Transparenz über Status und automatisierte E-Mail-Kommunikation

InLoox bekam letztendlich den Zuschlag, weil sich mit der Lösung ein Ressourcenplan sowie selbst erstellbare Dashboards erstellen ließen, welche die bisherigen Excel-Tabellen [[für das Controlling]] ersetzen konnten. Ferner lassen sich Projektanfragen in einem Pool sammeln, Projektinformationen einfach im System anlegen und – sehr wichtig – E-Mails direkt im Projektordner ablegen. Dieses Outlook-Add-In zu installieren, hat sich laut Icic gelohnt. Auch wenn es etwas gedauert hat, weil zuvor die IT-Abteilung prüfen musste, dass die strengen Sicherheitsanforderungen der SBB erfüllt sind. Denn die Automatisierung spart darüber hinaus Zeit. Wenn zum Beispiel einer der Partner oder internen Kunden Informationen benötigt, so erhalten diese vom Ingenieurbüro nun einfach einen Screenshot geschickt.

Projektcontrolling, Qualitätsmanagement und Lerneffekte

20 Dashboards hat Icic mittlerweile in der Lösung selbst erstellt. Ziel ist es, damit Projekte zu bewerten, Kennzahlen zu ermitteln und Optimierungspotenziale ableiten zu können.
Ein Dashboard gibt zum Beispiel einen Überblick über den Status der Projekte hinsichtlich Terminverschiebungen. Ein weiteres zeigt an, ob jeweils die Qualitätsziele erreicht wurden.
Mit einem dritten lässt sich auch daraus lernen, falls Projekte einmal nicht so gut gelaufen sind. Der Hauptgrund hierfür ist laut Icic meist darauf zurückzuführen, dass sich die Rahmenbedingungen geändert haben: Zum Beispiel, weil eine Zugreihe eine neue Halle zugewiesen bekam, deren Deckenhöhe dann zu niedrig für die nötige Kran-Konstruktion war. Auf solche Probleme hat das Ingenieurteam reagiert, indem es Checklisten für Projekte anlegt, um zu vermeiden, dass es zu wenig Informationen von seinen Auftraggebern erhält.

Stets gerüstet für Telearbeit und Home-Office-Regelung

Im Frühjahr 2020 ist das Ingenieurbüro dann voll mit seiner neuen Lösung gestartet, wie Icic berichtet: „Als im April 2020, zu Beginn der Corona-Pandemie, plötzlich alle im Homeoffice arbeiten mussten, waren wir bereits dafür gerüstet. Auch wenn der Zeitpunkt ein Zufall war, so bedeutete dies einen enormen Vorteil, dass die SBB vorbereitet war, nachdem wir unsere Ressourcenplanung bereits komplett digitalisiert hatten. Ohne unsere cloudbasierte InLoox-Lösung hätten wir unsere Arbeit gar nicht erledigen können.“

Ab April 2020 hat das Ingenieurbüro gleich viele Vorteile seiner cloudbasierten Lösung ausschöpfen können. Davor muss man sich zwar laut Icic „reinknien, um die Daten in das System einzugeben, und auch Zeit für Schulungen investieren, aber dann eröffnen sich anschließend unzählige Möglichkeiten, die Projektdaten auszuwerten oder die Produktivität zu steigern.“ Mit den Vorlagen in der Planung gelang es dem Ingenieurbüro, die Planungszeiten erheblich zu beschleunigen. So lassen sich beispielsweise für mittel- und langfristige Projekte auf der Basis von früheren Projekte Vorlagen für künftige Planungen erstellen, so dass Vorgänge, die früher zehn Tage beansprucht haben, in weniger als einem Tag erledigt werden können.

Höhere Transparenz, erhebliche Zeiteinsparungen, Planungssicherheit und Termintreue

Da die Projektdaten im System sind, ist das Ingenieurteam auch an regional verteilten Arbeitsplätzen in der Lage, alle parallelen Projekte abzugleichen. Um die Ressourcen projektübergreifend darzustellen, braucht der Projektplanungs-Chef nur den Bildschirm zu teilen.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass alle im Büro einen Überblick über alle Projekte jedes Mitarbeiters oder Projektmitglieds erhalten. Da die Projekte gut nachvollziehbar sind, können abwesende Projektmitglieder einfach vertreten werden – etwa im Falle von Urlaub oder Krankheit.
Drittens erzielt das Ingenieurbüro große Zeiteinsparungen, weil die Besprechungen im Rahmen der Ressourcenplanung laut Icic um 50 Prozent gesunken sind: „Die Meetings dauern nun nicht mehr 40, sondern nur noch 15 bis 20 Minuten.“

Da das Ingenieurbüro die einzelnen Projekte exakter planen kann, ist nun eine rollierende Planung möglich. Konkret bedeutet dies, dass der nächste Mitarbeiter mit freien Ressourcenkapazitäten eingesetzt werden kann, so dass sich die Projekte hintereinander reihen lassen. „Wir können im Gegensatz zu früher kommunizieren, ob wir einen Termin halten können oder nicht. Somit erhalten die internen Kunden in der SBB Planungssicherheit und können daraufhin entscheiden, ob sie unsere Ingenieurdienstleistung bestellen oder Externe beauftragen möchten.