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InLoox als virtueller Teamraum für Projekte:

Intermed setzt bei organisationsübergreifenden Aufgaben auf Kanban, Kommunikation und die Cloud

Intermed, ein inhabergeführtes Handels- und Logistikunternehmen, arbeitet als Partner der Laboratorien im LADR-Laborverbund Dr. Kramer & Kollegen mit über 20 eigenständigen Laborstandorten zusammen. Die Herausforderung besteht darin, die verschiedenen Aufgaben zu koordinieren, die diese Kooperation mit sich bringt. Vor allem die Tatsache, dass davon verschiedene Standorte betroffen und Aufgaben voneinander abhängig sind, erschwert die Abstimmungsprozesse. Ganz konkret war die koordinierte Umsetzung von IT-Projekten überaus kompliziert. Vor allem, weil in den Niederlassungen der Intermed und in den LADR-Laboren unterschiedliche IT-Standards herrschten, lief die Zusammenarbeit nicht immer ganz reibungslos.

Kanban in der Cloud

Borris Hoffmeister, IT-Security- und Prozess-Manager bei der Intermed, ging daher auf die Suche nach einer Cloud-Lösung, die als zentrale Kommunikationsplattform und zum gemeinsamen Task Management eingesetzt werden kann. Über das Internet wurde er auf InLoox aufmerksam und erkannte, dass diese Lösung genau jene Funktionen bietet, die er in seinem Anforderungsprofil definiert hatte. Hoffmeister: “Wir haben ein Tool gesucht, mit dem man Aufgaben einfach verteilen und abarbeiten kann – keine komplexe Projektmanagementlösung, deren Anwendung man erst noch aufwendig erlernen muss. Dass InLoox eine Cloud-Lösung und umfassend in Outlook integriert ist, hat von Anfang an für Pluspunkte gesorgt. Das Kanban Board und die Möglichkeit über System- und Netzgrenzen hinweg zusammenarbeiten zu können, hat dann den Ausschlag gegeben.“ 

Dieser Pragmatismus spiegelt sich auch im Entscheidungsprozess wieder. Nach einer kurzen Testphase entscheidet sich die IT-Abteilung der Intermed für die Einführung der Software und startet auch schon mit den ersten Projekten – Softwaremigrationen, Updates und Rollouts. Vor allem die bessere Vermarktung und die Kommunikation von Neuerung des sogenannten „Order-Entry“ -Systems begann man über InLoox abzuwickeln. Ziel war es, den Kunden schneller und effektiver über Updates und Verbesserung zu informieren.

Neue Projektrollen und bessere Ressourcenplanung

„Wir haben damals auch an einer InLoox-Schulung teilgenommen, in der wir viele interessante Tricks und Nutzungsmöglichkeiten kennengelernt haben“, sagt Hoffmeister, der in diesem Kontext ausdrücklich den Support und das Trainingsteam des Softwareherstellers lobt: „Bei InLoox ist uns immer schnell, gut und freundlich geholfen worden.“

Etwa 20 Lizenzen hat Intermed für Anwender in den Bereichen Marketing, Labororganisation, Hospital, IT und in der Ärzteschaft im Einsatz. Diese nutzen die Lösung in erster Linie über die Kanban-Board-Funktion, verwenden die Gantt-Planung, wenn sie sich über den Projektstatus informieren oder in die Projektsteuerung eingreifen wollen. „Falls wir beispielsweise den Rollout eines Updates haben, sehen wir in der Planungsübersicht die zeitlichen und personellen Rahmenbedingungen und können entsprechend agieren. So lassen sich Fehlplanungen, etwa beim Einsatz von Ressourcen vermeiden und Rollouts leichter durchführen“, beschreibt Hoffmeister seine Erfahrung und freut sich, dass er seither keine Mitarbeiter mehr doppelt „verplant“ hat.

Spürbare Verbesserungen

Auch seine Kollegen sind zufrieden, denn die gewünschte Zuordnung von Aufgaben an die Projektmitglieder ist leichter. Jeder weiß, an welcher Aufgabe der andere gerade arbeitet und der Fortschritt der verschiedenen Aufgaben ist jederzeit nachzuvollziehen. Auch das schnellere, effektivere Abarbeiten der Aufgaben kann Hoffmeister beobachten: „Dank InLoox kann keiner mehr behaupten, er hätte von der zu bearbeitenden Aufgabe nichts gewusst. Aber gleichzeitig kann sich jeder seine Aufgaben recht flexibel einteilen und abarbeiten. Wir haben jetzt eine bessere Kommunikation und schnellere Prozesse, was uns Zeit und Geld spart.“

In der IT sind die Vorteile sogar noch weitergehend, denn hier wird InLoox nicht nur für das Aufgabenmanagement und die Kommunikation eingesetzt, sondern man greift vor allem auf die Planungs- und Kontrollmöglichkeiten zurück. „Da ist es gut, dass man mit InLoox sehr einfach und effektiv arbeiten kann. Die Lösung ist nicht überladen wie andere Projektmanagementtools, sondern hier hat man alles, was man braucht, kompakt und übersichtlich beieinander“, fasst der IT-Spezialist Hoffmeister zusammen. Besonders praktisch findet er, dass mit InLoox nichts mehr verloren geht, sich jeder seine Arbeit einteilen und ortsunabhängig arbeiten kann – ein Vorteil, der sich nicht zuletzt in Zeiten von Corona deutlich zeigt.   

Zitate

  • „InLoox hat alle unsere Erwartungen erfüllt. Wir haben einen besseren Überblick, Aufgaben lassen sich leichter zuordnen und Ressourcen zuverlässiger planen. Durch all das und die so entstandene Transparenz hat sich die Kommunikationsqualität spürbar verbessert.“ 
  • „Auf dem Weg zur Effizienzsteigerung hat uns InLoox sehr geholfen, vor allem weil wir durch die von überall aus erreichbare Weboberfläche alle LADR- und Intermed-Standorte einbeziehen können.“ 

Borris Hoffmeister, IT-Security- und Prozess-Manager | ISG Intermed Service GmbH & Co. KG

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Herausforderung

Intermed agiert als zentraler Dienstleister des LADR Laborverbunds. Als solcher muss das Unternehmen mit den verschiedenen, eigenständig agierenden Laboren immer wieder Projekte umsetzen – beispielsweise im Bereich der IT, wenn es um Migrationen, Rollouts oder Updates geht. Im Rahmen dieser Projekte fallen diverse Aufgaben an, die nicht nur in Abhängigkeit voneinander stehen, sondern auch von den unterschiedlichen Mitarbeitern der Labore bzw. von Intermed erledigt werden müssen. Die Koordination dieser organisationsübergreifenden Projekte ist kompliziert und herausfordernd.

Lösung

Eine zentrale Aufgaben- und Kommunikationsplattform soll Abhilfe schaffen und für einen besseren Überblick und eine nachvollziehbarere Ressourcenplanung sorgen. Gesucht ist eine webbasierte Plattform, auf die nicht nur die Mitarbeiter der Intermed-Zentrale Zugriff haben, sondern auch die Kollegen aus den Niederlassungen sowie der LADR-Labore.

Ergebnis

Eine zentrale Aufgaben- und Kommunikationsplattform soll Abhilfe schaffen und für einen besseren Überblick und eine nachvollziehbarere Ressourcenplanung sorgen. Gesucht ist eine webbasierte Plattform, auf die nicht nur die Mitarbeiter der Intermed-Zentrale Zugriff haben, sondern auch die Kollegen aus den Niederlassungen sowie der LADR-Labore.

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Über ISG Intermed Service GmbH & Co. KG

Die Intermed Service GmbH & Co.KG ist ein inhabergeführtes, Dienstleistungs- Handels- und Logistikunternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitern. Seit 35 Jahren versorgt die Intermed Ärzte aller Fachrichtungen, MVZs, Laboratorien, Krankenhäuser, Apotheken, Heilpraktiker und Einrichtungen des Gesundheitswesens mit Praxis- und Sprechstundenbedarf und Medizintechnik. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Entnahme- und Versandmaterial, das vom Einsender zum Labor gebracht wird.  Intermed  ist wichtigster Partner der Laboratorien im  LADR-Laborverbund Dr. Kramer & Kollegen mit über 20 eigenständigen Laborstandorten sowie ca. 3.000 Mitarbeitern in Deutschland. www.intermed.de

(Bild rechts: ISG Intermed Fahrzeug & Lieferung ©ISG Intermed)

Intermed vehicle & delivery © Intermed Service GmbH & Co. KG

Über InLoox

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Das Münchner Unternehmen InLoox wurde 1999 gegründet und entwickelt, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Das Produktportfolio besteht derzeit aus den beiden Produktlinien InLoox PM zur Installation im eigenen Netzwerk und aus InLoox now!, der Projektsoftware als Service.

Endanwender können entweder via InLoox für Outlook, einer intuitiven, vollständig in Microsoft Outlook integrierten Projektmanagement-Software oder über die Online-Projektsoftware InLoox Web App sowie die InLoox Mobile Apps für iOS und Android auf ihre Projektdaten zugreifen.

InLoox ist mittlerweile bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.

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