habemus! electronic + transfer Gmbh

Multiprojektcontrolling beim Lösungs- und Systemanbieter

Kostentransparenz in komplexen Kundenprojekten

Die habemus! electronic + transfer GmbH, ein Engineering- und Fertigungsdienstleister für elektronische Komponenten, nutzt InLoox für das Multiprojektcontrolling sehr komplexer Kundenprojekte, um mit Dashboards intern transparenter kalkulieren sowie mit Berichten die Kundenbindung erhöhen zu können.

E²MS – was für Laien wie eine Formel klingen mag – ist eine Abkürzung für Elektronikdienstleister, die im Auftrag ihrer Kunden, den Elektronikherstellern, umfassende Aufgaben übernehmen. „Electronics Engineering and Manufacturing Services“ umfassen neben der Produktion viele weitere Dienstleistungen, darunter Entwicklung, Engineering, Obsoleszenz-Management, Konfektionierung bis hin zum 3D-Druck. Die E²MS-Anbieter wirken quasi im Hintergrund als Motor für Innovationen in der Elektronikbranche. Der Markt ist sehr wettbewerbsintensiv. Daher ist es für jedes Unternehmen entscheidend, wettbewerbsfähig hinsichtlich Qualität, Preis und Kosten zu sein. Wer sich Transparenz über seine Kosten verschaffen kann, erzielt einen strategischen Informationsvorsprung.

habemus! bietet seinen Kunden als E²MS-Full Service Partner komplette Lösungen von der Geräteentwicklung, Digitalisierung (Internet of Things), Elektronikfertigung und Logistik an. Um wirtschaftlich erfolgreich zu sein, muss das Unternehmen mehrere Herausforderungen im Projektmanagement bewältigen. Zudem hat es standardisierte Prozesse nach der Projektmanagementmethodik PRINCE2 etabliert, so dass Projektmitglieder einige Handlungsspielräume bei der Umsetzung haben.

Auf dem Weg zum Multiprojektcontrolling

Für habemus! ist es wichtig, Multiprojektcontrolling zu beherrschen, damit die zwischen 15 bis 20 parallel ablaufenden Projekte geplant und gesteuert werden können. In Spitzenzeiten gilt es sogar, 30 Projekte parallel zu steuern. Dabei bestehen Programme aus bis zu sieben Projekten – je nach Auftrag – so dass auch Projektgruppen geplant werden müssen.

Da die habemus!-Experten insgesamt mehr als 95 Prozent Kundenprojekte umsetzen, hat das Unternehmen sehr unterschiedliche Projekte hinsichtlich Größe, Dauer und Komplexität im Portfolio. Diese werden jeweils abhängig vom Entwicklungsbereich und gemäß Wunsch der Kunden mit agilen oder bis hin zu klassischen Methoden bearbeitet.

Zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit von Projekten hat habemus! seit kurzem ein differenziertes Reporting im Projektcontrolling etabliert, um eine interne Sicht sowie eine externe Betrachtungsweise zu erhalten. „Unser Projektcontrolling unterscheidet zwischen Dashboards an interne Empfänger und Berichten an externe Empfänger – unsere Kunden“, sagt Nadja Miller, die als Projektmanagerin und -controllerin seit 2020 bei habemus! auch für die Projektmanagement-Lösung InLoox verantwortlich ist.

Einfach integrierbare und vielseitig einsetzbare Lösung

InLoox wird bereits seit 2013 im Projektmanagement bei habemus! eingesetzt. Gewählt hatte man die Lösung laut habemus!-Geschäftsführer Gottfried Fischer damals zunächst aufgrund der Integration in Outlook und weil sie trotz ihres großen Funktionsumfanges weniger komplex als vergleichbare Produkte ist. Heute sind für Miller besonders die weiteren Vorteile der Lösung wichtig: Die Integration in die vorhandene Systemlandschaft – etwa in Excel und Power BI – sowie die vielfältigen Möglichkeiten, wie sich InLoox im Multiprojektcontrolling einsetzen lässt.

Dashboard für das interne Controlling

Von den Dashboards, die Miller bei habemus! eingerichtet hat, liefert eines zum Beispiel klassische operative Übersichten, um den Arbeitsaufwand sowie Kosten darzustellen und auszuwerten. Hiermit arbeiten Projektmanager und Entwickler, um den Überblick über Zeit und Aufgaben zu behalten. Gemäß der PRINCE2-Regeln können sie möglichst eigenverantwortlich ihre Projekte umsetzen. Demnach wird nur in Ausnahmefällen steuernd eingegriffen, wenn zum Beispiel Schwellenwerte überschritten wurden. Neben den klassischen Übersichten zu Arbeitsaufwand- und Kostenauswertungen liefern die Dashboards auch einen wichtigen Überblick zum Gesamtstand aller Projekte und Programme.

Ein wichtiges Managementinstrument für habemus! sind dabei jeweils die Dashboards, mit denen die Gewinn- beziehungsweise Budgetsituation einerseits aller bereits beendeten Projekte sowie andererseits der laufenden Projekte veranschaulicht und ausgewertet werden.

Regelmäßige Auswertung laufender Projekte durch Unternehmens- und Entwicklungsleitung

Zum Beispiel betrachten die Geschäftsleitung und der Entwicklungsleiter das Dashboard für laufende Projekte einmal wöchentlich in einem Statusmeeting. Ziel ist es, aktuelle Ereignisse und deren Auswirkung auf das Budget zu analysieren sowie gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten.

Den aktuellen Gesamtstand von allen Projekten auswerten zu können, ist zunächst der wichtigste Vorteil. Für laufende Projekte lassen sich zum Beispiel folgende Fragen beantworten: Wie ist die Budgetausschöpfung derzeit? Welche Marge hätten wir, wenn alles planmäßig so läuft? Auf diese Weise wird die Kalkulation detaillierter. Falls etwa bei Teilprojekten Budgets überschritten sind, ist ersichtlich, ob und wo bei der Ausgabenverteilung der Ressourcen gegebenenfalls noch Luft ist. Beispielsweise lässt sich feststellen, wo und wann bei welchen Teilprojekten Mehraufwand entstanden ist, und inwieweit etwaige höhere Kosten in einem Projekt noch durch Budget aus einem verwandten, zum selben Programm gehörenden Projekt abgedeckt oder aufgefangen wird.

Bessere Zusammenarbeit

Aufgrund der mit den InLoox-Dashboards gewonnenen Informationen können erstens Geschäftsleitung, Entwicklungsleitung und Projektmanagement besser zusammenarbeiten. Zweitens profitiert habemus! in vielfacher Hinsicht: finanziell auf das jeweilige Projekt bezogen, organisatorisch hinsichtlich der Unternehmenskultur sowie operativ im Hinblick auf effizientere Prozesse im Controlling. Drittens kann man auch für künftige Projekte lernen, wie das oben erwähnte Beispiel zeigt.

Auch die Zeit in Dashboards zu investieren hat sich gelohnt. Laut Miller spart man bei habemus! sowohl bei der Recherche als auch bei den Meetings viel Zeit. Pro Dashboard spart sie sich im Projektcontrolling rund eine Stunde Recherche. Auch die Meetings lassen sich verkürzen. Statt ein bis zwei Stunden dauert ein Meeting im Durchschnitt nur noch etwa 30 Minuten. Weil aufgrund kürzerer Besprechungen die Akzeptanz der Projektmanager steigt, dass Projektcontrolling und Meetings notwendig sind, wird habemus! insgesamt effizienter, so dass die Statusmeetings nun auch wirklich regelmäßig wöchentlich stattfinden. Voraussetzung ist dabei laut Miller immer, dass die Daten gut eingepflegt sind: „Wenn man viele Daten hat, kann man gut auswerten.“

Transparente Berichte schaffen Vertrauen und steigern Kundenbindung sowie Neugeschäft

Für die Kommunikation mit Kunden nutzt habemus! die InLoox Berichte anstelle von Dashboards, etwa als Planungsübersicht zu Projektbeginn oder zur Dokumentation des Fortschritts. Große Datenmengen, die zum Beispiel aus verschiedenen Bereichen stammen, lassen sich damit weitaus übersichtlicher darstellen. „Beispielsweise wird ein Stundenauswertungsbericht immer dann verwendet, wenn für eine Entwicklungstätigkeit kein Festpreis angeboten werden kann: Etwa während der Projektinitiierungsphase, wenn Anforderungen noch sehr unklar sind, oder wenn etwa bei der Softwareentwicklung nachträglich etwas geändert werden muss“, sagt Miller. Für Kunden ist wichtig, dass dokumentiert ist, wann, wer, was gemacht hat.

„Ein Bericht verschafft uns eine Transparenz, die gegenseitiges Vertrauen aufbaut. Außerdem kann habemus! damit in der Akquise-Phase neue Kunden gewinnen sowie vorhandene Kundenbindungen stärken“, sagt Miller. Mittlerweile ist es üblich, dass an Angebote stets auch ein Planungsbericht angehängt wird.

Weiterer Ausbau der Dashboards geplant

Für die Zukunft plant Miller den Umfang der Dashboard-Ansichten bei habemus! kontinuierlich zu erweitern und darüber hinaus verstärkt die InLoox-Integration in Power BI bei künftigen Auswertungen zu nutzen.