Gemeinde Spraitbach

Digitalisierung der Verwaltung in der Gemeinde Spraitbach

Prozesse vereinfachen und Zusammenarbeit fördern

Projektmanagement-Lösung vereinfacht Abläufe und Zusammenarbeit in der Verwaltung und ermöglicht Überblick über Aufgaben, Termine, Ressourcen sowie das Planen großer Projekte.

Die Verwaltung von Spraitbach, einer Gemeinde im Ostalbkreis in Baden-Württemberg, kann mit der Projektmanagement-Lösung von InLoox Aufgaben und Projekte effektiver steuern sowie die interne und externe Kommunikation verbessern, um Prozesse zu optimieren.

Seit dem Jahr 2018 hat die Gemeinde Spraitbach begonnen, Abläufe in der Verwaltung neu zu gestalten und zu vereinfachen, um sie schließlich digitalisieren zu können. Anlass war, dass der neu gewählte Bürgermeister beim Amtsantritt eine fast ausschließlich auf papiergestützte Akten basierende Gemeindeverwaltung antraf – mit Vorgängen, die effizienter hätten sein dürfen. Johannes Schurr, damals 29 Jahre, war zuvor bei der Sparkasse in der Region beschäftigt und ist entsprechend digital affin. Als Externer konnte er seine Erfahrungen aus der Bankenwelt mitbringen; einer Branche, die seiner Ansicht nach im Hinblick auf IT und Digitalisierung gegenüber der Verwaltung rund zehn Jahre Vorsprung hat.

Wenig Personalressourcen, stark abhängig von Zusammenarbeit nach außen

„Spraitbach steht wie viele andere kleine Kommunen vor drei Problemen“, sagt Schurr. Die Gemeindeverwaltung hat sehr wenig Mitarbeiter, um eine Vielfalt an Aufgaben zu erfüllen. Außerdem ist sie bei wichtigen Vorhaben sehr stark von übergeordneten Behörden wie etwa dem Landratsamt abhängig, welches zum Beispiel für das Baurecht oder den Straßenverkehr zuständig ist. Ferner ist die Gemeinde sehr darauf angewiesen, mit externen Dienstleistern wie etwa Architekten oder Ingenieurbüros umfassend zusammenzuarbeiten.

Abläufe vereinheitlichen und optimieren

Neben der Zusammenarbeit mit Dienstleistern hatte Bürgermeister Schurr eine Reihe interner Abläufe identifiziert, die umstrukturiert werden mussten, weil sie bisher weder standardisiert noch effizient abliefen. Diese erstrecken sich vom internen Berichtswesen unter den Ämtern über die interne Kommunikation und Arbeitsorganisation bei den Beschäftigten bis hin zum Steuern der Mitarbeiter durch den Bürgermeister und seiner eigenen Aufgaben. Schurr war damals „von morgens bis abends nur noch damit beschäftigt, zu überlegen, wie man bestimmte Prozesse anders machen kann, und welche digitalen Lösungen es jeweils dafür gibt.“

Zum Beispiel zählten die internen Berichte über die Arbeitszeit von Bauhofmitarbeitern an den Kämmerer dazu, die noch handschriftlich eingetragen wurden. Oder etwa, dass es bei jedem Vorgang eines Bauvorhabens den Bürgermeister und der Bauamtsleiterin viel Zeit kostete, sich in der E-Mail-Kommunikation einen Überblick zu verschaffen und die nächsten Schritte anzugehen.

Transparenz über den Status von Aufgaben, teamübergreifende Zusammenarbeit

Schurr hatte gleich zu Beginn erkannt, dass er erstens irgendeine Form von Aufgabenmanagement benötigte: „Man hat als Bürgermeister einer kleinen Gemeinde bereits unfassbar viele, verschiedene Aufgaben. Und dabei muss man ständig überlegen, was der letzte Stand der jeweiligen Aufgabe ist.“ Weil jedoch das im E-Mail-System Outlook vorhandene Aufgabenmanagement zu wenig flexibel und dokumentationsfähig ist, sah sich der Bürgermeister nach Alternativen um.

Da er zweitens eine Lösung benötigte, um in der Verwaltung kollaborativ arbeiten zu können, konzentrierte sich Schurr darauf, eine Lösung für Projektmanagement zu suchen. „Denn für mich gehört Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeiten und Projektmanagement zusammen“.

„Die gute Einbindung von InLoox in Outlook war der Game-Changer“

Nachdem der Bürgermeister viele unterschiedliche Tools ausprobiert und getestet hatte, entschied er sich für InLoox, weil die Software aufgrund der Integration in Outlook als einzige Lösung alle beschriebenen Anforderungen an Transparenz, effiziente Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit erfüllt. Die Outlook-Integration hat zudem den Vorteil, dass Externe auch in den Projekten der Gemeinde mitarbeiten können, ohne dass sie das Tool selbst installieren müssen und ohne, dass diese wirklich davon wissen, dass die im PMS vorkommen. Dies bedeutet unter anderem wenig Aufwand für Architekten, Planungs- oder Ingenieurbüros.

^{Bild: Projektübersicht in InLoox; Gantt-Planung des Projekts für den Neubau des örtlichen Feuerwehrhauses in Spraitbach. ©InLoox GmbH}

Seit 2022 wird InLoox vom Bürgermeister und dem Verwaltungsteam genutzt. 2024 erweiterte sich der Anwenderkreis auch auf den Kindergarten. Zu den großen Projekten, die die Gemeinde Spraitbach mit ihrer InLoox-Lösung umsetzt, zählt neben der Event-Planung eines Naturmarktes ganz aktuell der Neubau eines Feuerwehrhauses.

Große Auswahl an Visualisierung und Funktionen bieten Flexibilität

In der Gemeinde sind die Projekte sehr unterschiedlich und laufen jedes Mal anders ab. Daher schätzt der Bürgermeister an der Projektmanagement-Software, dass sie viel Auswahl bietet. So können die Anwender aus verschiedenen benutzerspezifischen Ansichten auswählen, je nachdem, aus welcher Perspektive sie ihre Projekte organisieren. In der Praxis zeigt sich dies beim Starten von Projekten. Bürgermeister Schurr startet seine Projekte mit Kanban. Die Bauamtsleiterin, die in Zeitschienen denkt, beginnt mit dem Gantt-Chart. Und das Team im Kindergarten beginnt meistens mit einem Brainstorming. Hierfür ist dann etwa die Mindmap ideal, um zum Beispiel Veranstaltungen zu organisieren. Da in der Software die verschiedenen Anwenderperspektiven zusammengeführt werden, kann jeder Nutzer in der Kommune, zum Beispiel nach einer Besprechung, wieder in seiner oder ihrer bevorzugten Ansicht weiterarbeiten.

Prozesse vereinfachen, digitalisieren, dokumentieren und wiederverwendbar gestalten

Schurr sieht, dass aufgrund der neuen, projektorientierten Arbeitsweise in der Verwaltung gerade eine Aufbruchstimmung entsteht. Projektmanagement in der Gemeinde kann den Beschäftigten dabei helfen, ämterübergreifend zu arbeiten und die gewonnene Flexibilität für neue Lösungswege zu nutzen, was eine Voraussetzung für die Digitalisierung ist.

„Wenn ich zum Beispiel Prozesse verschlanke, vereinfache oder komplett aus der Hand gebe, so bedeutet dies nicht, dass ich danach überflüssig wäre,“ sagt Schurr. „Sobald wir Prozesse optimiert haben, können wir uns stattdessen auf neue Aufgaben konzentrieren, die wirklich der Bevölkerung nutzen.“ Erzielen lässt sich dies, indem in der Kommune etwa das Prozess-Know-how ihrer Beschäftigten dokumentiert und digitalisiert oder aus Abläufen wiederverwendbare Vorlagen erstellt werden, die andere (Personen) weiter nutzen können.

Dadurch verschaffen sich Kommunen wie Spraitbach Freiräume und können zusätzlich dem drohenden Fachkräftemangel entgegenwirken. „Wir haben unglaublich viele ‚geile‘ Aufgaben in einer Kommune, die bisher niemand aufgrund des Zeitmangels erledigen konnte. Dank InLoox ist nun mehr Zeit dafür da, weshalb niemand mehr darauf verzichten will“, resümiert Schurr.