Sauberes Projektmanagement:
Christ Electronic Systems setzt auf InLoox
Jeder kennt das Bild: Autobesitzer stehen geduldig Schlange, um ihren fahrbaren Untersatz zu waschen und wieder zum Strahlen zu bringen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sie dies in einer Autowaschanlage aus dem Hause Otto Christ AG tun. Der Unternehmensverbund mit Sitz im bayerischen Memmingen besteht im Wesentlichen aus der Otto Christ AG, Christ Electronic Systems GmbH sowie der Christ Packing Systems GmbH. Die Otto Christ AG als Muttergesellschaft im Konzern steht für die Innovationsführerschaft als Systemanbieter von Car Wash Systemen. Die Christ Electronic Systems GmbH wie auch die Christ Packing Systems GmbH verfolgen anspruchsvolle Wachstumsziele in Ihren eigenen Märkten, den Embedded Computersystemen bzw. von Endverpackungssystemen. Das Besondere an dem familiengeführten Unternehmensverbund: Durch die breite Aufstellung werden die Synergie-Effekte aus den einzelnen Unternehmen geschickt gebündelt und die vielfältigen Kompetenzen für Innovationen in den Bereichen Autowaschanlagen, Industrie Touch Panel PCs, embedded Elektronik, Software sowie Verpackungsmaschinen genutzt.
Was hinter den oft individuell angepassten Embedded Computersystemen völlig im Verborgenen bleibt: die Christ Electronic Systems GmbH setzt zur optimalen Durchführung von Entwicklungsprojekten auf die Outlook-integrierte Projektmanagement-Software InLoox. Ausgestattet mit einer Unternehmenslizenz wird seit Inbetriebnahme die gesamte Belegschaft Schritt für Schritt mit dieser Projektmanagement-Anwendung ausgestattet.
Empfehlung: ein einfaches Tool, das wirklich genutzt wird
Arthur Zerr, Leiter Entwicklung bei der Christ Electronic Systems GmbH, suchte anfangs nicht aktiv nach einer Projektmanagement-Software, hielt aber die Augen steht’s offen für die optimale und einfache Lösung um Projekte sinnvoll und einfach zu koordinieren. „Wie in vielen Firmen haben wir uns daher begleitend per E-Mail und Excel organsiert. Das ist aber aufwändig und unzuverlässig“, beschreibt Arthur Zerr dieses weit verbreitete Problem.
Als Zerr auf einem Branchen-Event den Geschäftsführer Gottfried Fischer von der Firma Habemus Electronic + Transfer GmbH kennenlernte, brachte dieser InLoox zur Sprache. Habemus Electronic + Transfer arbeitet bereits seit 2012 umfassend mit der Projektmanagement-Anwendung dieses Herstellers, und so konnte sich Arthur Zerr vor Ort von den Vorteilen der Software überzeugen. Habemus hat wie Christ in kurzer Zeit individuelle embedded Elektronikbaugruppen zu entwickeln, deren Qualität im Feld maßgeblich und dauerhaft sicherzustellen ist. Die perfekte und wirtschaftliche InLoox Organisation all dieser gesetzten Anforderungen hat Herrn Zerr nachhaltig überzeugt. Auch das Entwicklungsteam fand sich schnell in der Projektierungssoftware zurecht, sodass die Projektmanagement-Lösung regelmäßig genutzt wird.
Transparenz und Effizienz im Projekt
„InLoox hat Transparenz und Ruhe in unsere Projekte gebracht und damit eine höhere Effizienz ermöglicht“, stellt Arthur Zerr zufrieden fest, und er ergänzt: „Wir müssen uns nun nicht mehr durch einen Overhead an Projekt-Informationen kämpfen, sondern finden alles Relevante in einem zentralen System.“ Dokumente, Aufgabenbeschreibungen oder Arbeitsaufwände werden einfach in der erweiterten Outlook-Oberfläche hinterlegt und können schnell gefunden werden. Diese Datenbasis schafft die notwendige Sicherheit, Daten aktuell und einheitlich vorzuhalten, um produktiv an Projekten zu arbeiten. Außerdem führt Zentralisierung der Projekt-Informationen auf einer einzigen Plattform zu kürzeren Wegen, da Unterlagen oder Spezifikationen nicht mehr erst aus anderen Abteilungen angefragt werden müssen. „All das führte seit der Einführung dazu, dass wir unsere Projekte in Bezug auf Status und Fortschritt sowie Kosten kontinuierlich verfolgen können. Außerdem kann ich alleine bei mir durch InLoox eine Zeitersparnis von etwa zwei Stunden pro Woche feststellen, die ich sonst nur für das Einholen von Informationen aufwenden müsste“, resümiert Zerr die Effizienzsteigerung bei Christ.
Projektmanagement mit Kanban und Gantt-Diagramm
Im Projektalltag erweist sich eine Hybrid-Form aus agilem und klassischem Projektmanagement oft als ideale, weil pragmatische Herangehensweise. So nutzt Christ Electronic Systems die Kanban-Tafel für kleinere Projekte, während für komplexe Produktentwicklungsprojekte eine Meilenstein- und Phasenplanung im Gantt-Diagramm gemacht wird. „Sobald in unseren Projekten Abhängigkeiten auftauchen, sei es terminlich oder durch die Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern, kommt die integrierte Planung zum Einsatz. Bei internen Vertriebs- oder Support-Projekten organisieren wir uns mit Aufgaben in der Kanban-Tafel“, beschreibt Arthur Zerr die Herangehensweise. „Seit InLoox Version 9 ist es nun möglich, auch Aufgaben mit Start- und Enddatum zu versehen. Damit ist ein sauberes und zuverlässiges Aufgabenmanagement möglich“, lobt er die neue Funktion.
Um die Prozesse abzubilden, die bereits vor Einführung der Projektmanagement-Lösung befolgt wurden, sind Standard-Vorlagen z.B. für die Touch-Computer-Entwicklung angelegt worden. Die Vorlage bildet alle wichtigen Hauptschritte der Entwicklung ab. Sobald ein neues Projekt angelegt wird, lädt der Projektleiter diese Standard-Vorlage in die Planung und kann diese anpassen. Schritte, die in diesem Projekt nicht sinnvoll sind, werden gelöscht. Damit stellt man bei Christ Electronic Systems ohne großen Aufwand sicher, dass etablierte Standard-Prozesse in Projekten eingehalten werden.
Zeiterfassung für das Controlling und die Abrechnung
Neben der Projektplanung und dem Aufgabenmanagement wird auch die Projektzeiterfassung mit InLoox gemacht. Die Zeiterfassung dient einerseits dem Controlling und andererseits der Transparenz. Christ Electronic Systems fokussiert durch kontinuierliches Monitoring den verfügbaren Budget- und Zeitrahmen im Sinne des Kunden. Die Software generiert einen PDF-Report mit allen Zeiterfassungseinträgen, den Vertrieb und Kunde, zusammen mit der Rechnung, auf Wunsch erhalten.
„Seit wir das umgestellt haben, ist auch dieser Prozess in den Projekten transparent. Alle Beteiligten können nun einfach nachvollziehen, wofür die Arbeitszeit aufgewendet wurde. Das erspart dem Kunden etwaige Nachfragen zur Rechnung und das interne Controlling kann schneller abgewickelt werden“, erklärt Arthur Zerr.
Ein Blick in die Zukunft: Ausweitung und vertiefte Nutzung
Nachdem das Projektmanagement nun so effizient funktioniert, plant Christ Electronic Systems bis Ende des Jahres, den Einsatz der Software auszuweiten. Es sollen bis zu 200 Personen mit Lizenzen ausgestattet werden und auch weitere Funktionalitäten standardmäßig zum Einsatz kommen. In Kürze soll auch die Ressourcenplanung von InLoox übernommen werden. Dafür müssen intern weitere Voraussetzungen geschaffen werden, doch ist man bei Christ Electronic Systems zuversichtlich, dass auch dieser Schritt langfristig eine weitere Verbesserung der Prozesse bringen wird.
„Wir haben es geschafft, unsere anspruchsvollen Projekte übersichtlich zu organisieren und die Informationen schnell und einfach zugänglich zu machen. InLoox ermöglicht uns damit im wachsenden Markt individuell angepasster Touch Panel Computer, Projekte effektiv zu planen und umzusetzen“, fasst Arthur Zerr den Mehrwert für Christ Electronic Systems GmbH zusammen.
