Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Projektaufgaben | InLoox 9 für Outlook

So kommen Sie zu Projektaufgaben in InLoox:

1. Aufgaben können aus einer Projekt-Mindmap übernommen werden.
2. Aufgaben können aus einer Vorlage geladen werden.
3. Aufgaben können manuell angelegt werden.

Auch eine Kombination aus allen drei Methoden ist möglich.

1. Sie befinden sich im Projekt, für das Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten.

2. Klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Aufgaben.

3. Klicken Sie nun im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten auf Neu.

   
    
    In der linken Spalte Ihrer Kanban-Tafel erscheint eine neue Aufgabe. Zugleich öffnet sich rechts das Seitenpanel zum Bearbeiten von Aufgaben.

4. Name und Beschreibung: Vergeben Sie nun einen Namen für Ihre Aufgabe und beschreiben Sie diese.
5. Aufwand: Geben Sie den geschätzten Arbeitsaufwand für die Aufgabe an. Mit einem Klick auf den kleinen schwarzen Pfeil können Sie die Einheit von Stunden auf Arbeitstage (entspricht standardmäßig 8 Stunden) oder Minuten umstellen.
6. Ressource: Sie können die Projektaufgabe einer Ressource zuordnen, müssen dies aber nicht tun. Im klassischen Kanban „ziehen“ sich Teammitglieder selbst Aufgaben aus der Nicht begonnen-Spalte. Für eine Schnellauswahl häufig verwendeter Ressourcen klicken Sie auf den kleinen Pfeil, für die globale Adressliste klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben Ressourcen. Wählen Sie nun die Person aus, die für die Aufgabe zuständig sein soll. Für jede Aufgabe kann nur eine Ressource eingeteilt werden.
7. Start/Ende: Sie können Ihrer Aufgabe einen zeitlichen Rahmen geben, müssen dies jedoch nicht tun. Falls Sie einen Start- und/oder Endzeitpunkt angeben möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben Start bzw. Ende und wählen Sie Datum und Uhrzeit. Wenn Sie eine Aufgabe einem Vorgang im Projektzeitplan zuordnen, so wird automatisch dessen Anfang und Ende übernommen. Sie können dies jedoch manuell wieder ändern. Achtung: Wir empfehlen, eine Aufgabe nur innerhalb des zeitlichen Rahmens des Vorgangs zu terminieren, zu dem sie gehört.
8. Dokumente: Falls zur Aufgabe bestimmte Dokumente gehören, können Sie diese mit der Aufgabe verknüpfen, indem Sie im Bereich Dokumente auf Neue Verknüpfung klicken. Sie erhalten dann eine Übersicht über alle Projektdokumente, die bereits in InLoox angelegt wurden und für die Sie eine Leseberechtigung haben. Falls sich noch keine Dokumente in Ihrer Projektbibliothek befinden, können Sie ein neues Dokument hochladen und direkt mit der Aufgabe verknüpfen, indem Sie auf Neu klicken, ein Dokument von Ihrem Rechner auswählen und mit OK bestätigen.
9. Budget: Sie können die Aufgabe einer bestimmten Budgetgruppe zuordnen. Zu jeder Budgetgruppe ist in InLoox PM ein interner Preis pro Stunde hinterlegt. Dieser wird durch die Zuordnung auf die Aufgabe angewendet. Budgetgruppen kann der InLoox Administrator in den InLoox Optionen einstellen. Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Abrechenbar aktiviert. Dies bedeutet, dass für den Zeitaufwand, der in die Aufgabe fließt, in den Projektbudgets eine Plan-Ausgabe für die Ressourcenkosten erstellt wird. Daraus können Sie dann in den Budgets eine Ist-Einnahme erstellen. Falls Sie das Häkchen entfernen, ist dies nicht mehr möglich.
   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Individuell, falls Sie Gruppenkostensätze ignorieren möchten und füllen Sie die Werte Einkaufs- und Verkaufspreis mit dem individuellen Stundenkostensatz der Ressource aus.
10. Benachrichtigungen: Die hinzugefügten Ressourcen erhalten automatisch eine Benachrichtigung über die Aufgabe. Im Bereich Benachrichtigungen können Sie weitere Personen, z.B. die Projektleitung oder eine Vertretung über die neue Aufgabe und etwaige Änderungen daran informieren. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil für eine Ressourcenschnellauswahl oder auf die drei Punkte, um zum globalen Adressbuch zu gelangen. Wie und wann eine Ressource benachrichtigt wird, legt der InLoox Administrator in den InLoox Optionen fest.
11. Klicken Sie abschließend auf der Registerkarte Datei links oben auf Speichern, wenn Sie die Aufgabe speichern, aber noch im Projekt weiterarbeiten möchten oder auf Speichern und Schließen, wenn Sie die Aufgabe speichern und das Projekt schließen möchten.

Eine projektbezogene Aufgabe erscheint auch immer in der projektübergreifenden Aufgabenliste für Alle, die eine Leseberechtigung für diese Aufgabe haben.

Eine bereits bestehende Aufgabe können Sie bearbeiten, indem Sie sie anklicken und dann im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten auf Bearbeiten klicken. Es öffnet sich das Seitenpanel, das Sie bereits vom Anlegen einer neuen Aufgabe kennen. Sie können nun die gewünschten Änderungen an der Aufgabe vornehmen.

Klicken Sie auf die Sprechblase in der rechten oberen Ecke der Aufgabe, um die Aufgabe zu erweitern und Beschreibung und ggf. Notizen lesen zu können.

Sie können in der erweiterten Ansicht Notizen hinzufügen. Um zur normalen Kanban-Ansicht zurückzukehren, klicken Sie auf die drei Kanban-Karten in der rechten oberen Ecke.

Wenn eine Aufgabe erledigt ist, so können Sie diese markieren und im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Erledigt klicken. Denselben Befehl finden Sie auch im Kontextmenü. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie dann Erledigt aus.

Wenn eine Ressource eine Aufgabe als erledigt markiert, so erhalten alle Personen, die auf der Aufgabe unter Benachrichtigungen eingetragen sind, einen Hinweis darüber. Die Aufgabe wird automatisch in die Spalte Erledigt bzw. in die rechte äußere Spalte der Kanban-Tafel verschoben. Die Erledigung wird auch in den Projektzeitplan zurückgemeldet und fließt in die Berechnung des Projektfortschritts ein. Wenn ein Projektleiter die Aufgabe als erledigt markiert, dann erhält die zuständige Ressource sowie alle unter Benachrichtigungen eingetragenen Personen eine Benachrichtigung. 

Tipp Wenn in Ihrem Projekt viele ähnliche Aufgaben vorkommen, können Sie die Aufgaben kopieren. Klicken Sie dazu die Aufgabe mit einem Mausklick an, klicken Sie im Ribbon auf der Registerkarte Bearbeiten auf Kopieren und anschließend auf Einfügen.

Achtung Falls die kopierte Aufgabe in der ursprünglichen Version Einschränkungen aus einem Vorgang in der Planung enthält, so werden diese beim Kopieren nicht übernommen. Manuell gesetzte Start- und Enddaten werden jedoch übernommen.

Aufgaben können Sie löschen, indem Sie auf die entsprechende Aufgabe in der Liste klicken und dann im Ribbon auf der Registerkarte Start auf Löschen klicken. Diese Funktion steht Ihnen auch im Kontextmenü zur Verfügung, das Sie erreichen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, die Sie löschen möchten.

Wenn Sie eine Aufgabe löschen, dann werden die Personen, für die Sie Benachrichtigungen eingerichtet haben, darüber informiert. Wenn Sie als Projektleiter/-in eine Aufgabe löschen, für die eine andere Ressource zuständig ist, dann wird diese darüber benachrichtigt.

Achtung Die gelöschten Aufgaben werden unwiderruflich entfernt, Sie können sie nicht wiederherstellen.

Tipp Falls Sie mehrere Aufgaben auf einmal löschen möchten, können Sie dies mit Multiselekt tun. Halten Sie dazu die STRG-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Aufgaben, die Sie löschen möchten. Wählen Sie nun Löschen im Ribbon.