Bedingte Formatierung | InLoox PM 8 für Outlook

Mit der bedingten Formatierung können Sie die wichtigen Projektinformationen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, in der Projektliste hervorheben. Diese Funktion kann als Warnsystem für die Projektcontrolling dienen und die kritischen Daten erfassen.

1. In der Projektliste auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht klicken Sie auf Bedingte Formatierung.
2. Im Dropdown-Menü wählen Sie ein Befehl aus:
   • Vorgefertigte Formatierung (wird erst dann angezeigt, wenn eine Formatierung angelegt wird)
   • Einfache Formatierung
   • Erweiterte Formatierung

Im Folgenden wird exemplarisch an einigen Beispielen jede bedingte Formatierung erklärt.

Einfache Formatierung

Bei der einfachen Formatierung handelt es sich um das Vergleich zwischen verschiedenen Spalten und Werten. Mit diesem Befehl definieren Sie die Formatierung (Zahlenformat / Schriftschnitt / Rahmen / Muster / Farbskalen / Datenbalken / Symbole) anhand von Vergleichsbedingungen (gleich, nicht gleich, zwischen, usw.).

In diesem Beispiel sollen die Projekte in der Projektliste rot hinterlegt, deren tatsächlichen Ausgaben mehr als ein eingegebenen Wert ist.

1. Auf der Seitenpanel im Bereich Bedingung im Feld Spalte wählen Sie Summe Ausgaben Ist aus.
2. Im Feld Bedingung wählen Sie die Größer aus.
3. Im Feld Wert 1 geben Sie an, mit welchem Wert die Ausgaben verglichen werden sollen, z.B. 5000.
4. Im Bereich Format definieren Sie mit welcher Farbe die Zelle gefüllt werden soll, z.B. rot.

Alle Projekte, deren tatsächlichen weiteren Ausgaben die Regel erfüllt, d.h. deren Inhalt größer als der angegebene Grenzwert ist, werden rot markiert.

Erweiterte Formatierung

Die erweiterte Formatierung erlaubt verschiedene Felder anhand von bestimmten Formeln mit einander zu vergleichen. Als Beispiel werden die tatsächlichen mit den geplanten Ausgaben verglichen.

1. Auf der Seitenpanel im Bereich Bedingung im Feld Ausdruck klicken Sie auf Regel/Formel auswählen .
    Mit dieser Aktion wird ein Dialogfenster Ausdrucks-Editor aufgerufen. Hier können Sie die Formeln festlegen, die Sie verwenden, um die Feldwerte zu berechnen. Erstellen Sie in diesem Dialogfenster die erforderlichen Ausdrücke.

2. Im Dialogfenster Ausdrucks-Editor klicken Sie unten links auf Felder.
3. In der Liste rechts doppelklicken Sie Summe Ausgaben Ist aus.
4. Wählen Sie ein Vergleichsoperator aus, z.B. größer als >.
5. Nun doppelklicken Sie Summe Ausgaben  Plan in der Liste.
6. Auf der Seitenpanel im Bereich Format (Zahlenformat / Schriftschnitt / Rahmen / Muster / Farbskalen / Datenbalken / Symbole) wählen Sie die gewünschte Formatierung aus, z.B. Grün als Füllfarbe.

Die definierte Formatierung wird für die Projekte übernommen, deren tatsächliche Ausgaben größer als die geplanten sind.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Zeile übernehmen, um die ganze Zeile in der Projektliste zu formatieren.

Vorgefertigte Formatierung

Außer Standard-Vorlagen werden im Dropdown-Menü auch die Formatierungen dargestellt, die Sie gerade verwendet haben. Jede bedingte Formatierung wird automatisch unter den vorgefertigten gespeichert.

Sie können jede Vorlage löschen, indem Sie darauf im Dropdown-Menü klicken und dann den Befehl Formatierung löschen im Seitenpanel auswählen.