Allgemeine Funktionen der Projektliste | InLoox PM 8 für Outlook

Die InLoox PM Projektliste bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, die die Bearbeitung von Projekten schneller und leichter für Sie machen, ohne dass Sie ein Projekt öffnen müssen. Standardmäßig sehen Sie in der Projektliste alle Projekte, auf die Sie Zugriff haben.

Klicken Sie im Outlook Ribbon auf Projekte   , um die InLoox PM Projektliste zu sehen. Im InLoox PM Ribbon unter der Registerkarte Start sehen Sie folgende Funktionen:

• Neues Projekt erstellen  Klicken Sie auf Neues Projekt in der Gruppe InLoox PM.
• Projekt öffnen  Klicken Sie dafür auf Projekt öffnen in der Gruppe InLoox PM.
• Auf letzte Projekte schell zugreifen  Klicken Sie auf Letzte Projekte in der Gruppe InLoox PM und wählen Sie aus der Dropdownliste ein gewünschtes Projekt aus.

• Projekt-Favoriten definieren  Klicken Sie auf Als Favoriten markieren in der Gruppe Kennzeichen. Die markierten Projekte sehen Sie in der Baumstruktur links. Klicken Sie dafür auf Favoriten unter Projekte.

  Die erstellte Favoriten-Ansicht ist nur für Sie sichtbar.

• Projekt kategorisieren  Um ein Projekt einer Kategorie (z.B. Wiederkehrendes Projekt oder Neugeschäft) zuzuweisen, klicken Sie auf Kategorisieren in der Gruppe Kennzeichen und wählen Sie dann aus der Dropdownliste eine Kategorie aus.

  

  • Weitere Informationen zum Thema Projektkategorien finden Sie unter Festlegen von Abteilung, Kunden und Kategorie.
  • Sie können auch eine eigene Kategorie für Ihre Projekte anlegen. Das Vorgehen hierfür finden Sie im Kapitel Verwalten von Kategorien.

• Status ändern  Sie können auch in der Projektliste den Status oder den Fertigstellungsgrad eines ausgewählten Projekts ändern, indem Sie auf Status ändern klicken. Aus der Liste können Sie den zutreffenden Status auswählen, z.B. Begonnen oder Abgeschlossen.

  

  • Mehr über den Projektstatus erfahren Sie unter Bestimmen von Status / Datum.
  • In den InLoox PM Optionen können Sie einen neuen Projektstatustyp hinterlegen oder einen bestehenden bearbeiten. Mehr dazu erfahren Sie unter Ändern des Projektstatus.
• Priorität festlegen   Wählen Sie zwischen einer niedrigen oder hohen Priorität aus. So legen Sie die Wichtigkeit/Dringlichkeit eines Projekts fest.
• Projekt kopieren und einfügen  Diese Schaltflächen befinden sich in der Gruppe Aktionen. Die Funktionen Kopieren undEinfügen dienen der schnelleren Erstellung von Projekten. Sie können diese Projekte dann beliebig ändern.
• Projekt archivieren  Mithilfe des Befehls Archivieren verschieben Sie das ausgewählte Projekt in die Archiv-Ansicht.
  Archivierte Projekte sehen Sie in der Baumstruktur. Klicken Sie dafür auf Archiv unter Projekte.

• Projekt löschen  Mit einem Klick auf Löschen wird das ausgewählte Projekt entfernt.

  Mehr zum Thema Projekte löschen finden Sie unter Kopieren und Entfernen von Projekten.

• Ansicht anordnen  Wählen Sie zwischen Listen- oder Kartenansicht in der Gruppe Anordnen aus.
  Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag öffnen Sie ein Projekt.

• Projektliste drucken  Klicken Sie dafür auf Drucken in der Gruppe Aktuelle Ansicht.

  Weitere Informationen finden Sie unter Drucken in der Projektliste.

• Aktualisieren  Mithilfe des Befehls Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vorgenommen Änderungen übernommen und die Ansicht neu geladen.

• Projekte filtern  Klicken Sie dafür auf Filtern in der Gruppe Aktuelle Ansicht.

  Mehr Informationen dazu bekommen Sie unter Suchen und Finden von Projekten, im Bereich Verwenden von Filtern.

• Frühwarnsystem anlegen  Klicken Sie auf Bedingte Formatierung in der Gruppe Aktuelle Ansicht. Anhand von der benutzerdefinierten Regeln können Sie die Projektinformationen hervorheben.

  Mehr Informationen finden Sie unter Bedingte Formatierung.

• Neue Projektansicht erstellen  Nachdem Sie die Projektliste angepasst haben, können Sie diese als neue Ansicht für den Schnellzugriff speichern. Klicken Sie dafür auf Speichern in der Gruppe Aktuelle Ansicht.

  Mehr Informationen dazu finden Sie unter Erstellen einer Ansicht.

• Berichte  In der Projektliste können Sie auch schnell Berichte erstellen oder die Gespeicherten Berichte ansehen. Klicken Sie dafür auf Berichte in der Gruppe Extras.
• Wie Sie einen Bericht erstellen oder speichern können, erfahren Sie unter Erstellen eines Berichts und Verwalten von Gespeicherten Berichten.

• Stoppuhr  Für die InLoox PM Zeiterfassung steht Ihnen die InLoox PM Stoppuhr zur Verfügung.

   Mehr Informationen, wie Sie die Stoppuhr verwenden können, erfahren Sie unter Erfassen von Arbeitszeiterfassungseinträgen mit der Stoppuhr.

• Arbeitspaketliste  Mit diesem Befehl öffnen Sie den Seitenpanel Arbeitspakete, die für Sie jederzeit die Übersicht über alle Arbeitspakete zeigt, egal egal im welchen Outlook-Ordner Sie arbeiten.

  Mehr Informationen finden Sie unter Verwalten der Arbeitspaketübersicht, im Teil Seitenpanel Arbeitspakete.

Die folgenden Funktionen finden Sie in der Projektliste:

• Projekt öffnen  Doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Projektliste oder wählen Sie im Kontextmenü Projekt öffnen..., indem Sie auf dem Eintrag rechtsklicken. 

• Neues Projekt erstellen  Doppelklicken Sie auf eine leere Fläche oder wählen Sie im Kontextmenü Neues Projekt... aus.

  Wie Sie ein Projekt erstellen können, erfahren Sie unter Anlegen eines Projekts.

• Schnelles Auffinden von Projekten mit den gleichen Anfangsbuchstaben  Klicken Sie auf den gewünschten Buchstaben auf Ihrer Tastatur und wechseln Sie zu einem Projekt mit demselben Anfangsbuchstaben im Namen.

Funktionen im Kontextmenü

• Das Kontextmenü bietet fast alle Grundfunktionen, die auch im InLoox PM Ribbon enthalten sind, wie Neues Projekt..., Projekt öffnen..., Projekt löschen, Projekt archivieren, Aktualisieren, Kopieren und Einfügen. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü Funktionen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Filter ein-/ ausblenden. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie auf ein Projekt mit der rechten Maustaste klicken.

  

• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Projektliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Klicken Sie auf ein Feld in dem Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften.

  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.

    Wie Sie die Projektlisten-Ansicht weiter anpassen können, erfahren Sie unter Erstellen einer Ansicht.

Informationsregeln in der Projektliste

• Die Projekte, die abgeschlossen bzw. abgebrochen sind, sind in der Projektliste durchgestrichen und grau gekennzeichnet.
• Die Projekte, die kritisch sind, sind mit einem roten Punkt gekennzeichnet.

Tastenkombinationen

• F2  Erstellen eines Projekts.
• F4  Aktualisieren der Projektliste.
• STRG+P  Drucken der Projektliste.
• STRG+C  Kopieren eines Projekts in der Zwischenablage.
• STRG+V  Einfügen eines Projekts aus der Zwischenablage in die Projektliste.