Erstellen und Bearbeiten eines Vorgangs | InLoox PM 8 für Outlook

Im Rahmen der Projektplanung empfiehlt es sich, Ihr Projekt in einzelne Vorgänge zu untergliedern. Bei einem Vorgang handelt es sich um ein Ablaufelement mit einem definierten Start- und Enddatum bzw. mit einer definierten Dauer, das meist durch die zugrundeliegenden Arbeitspakete inhaltlich eingegrenzt ist. Um Ihr Projekt in einzelne Vorgänge aufzugliedern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues.
   Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Projekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Projekts.
2. Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung.  
3. Erstellen Sie eine Planung, indem Sie Vorgänge hinzufügen. Auf der Seite Planung, in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neuer Vorgang.
   Sie können Ihre Planung schneller erstellen, indem Sie mithilfe der Funktionen Kopieren und Einfügen in der Gruppe Bearbeiten, bereits bestehende Vorgänge aus anderen Planungen in Ihre neue Planung integrieren.
   Um Ihre Planung zu verfeinern, können Sie auch Meilensteine hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins.
4. Im Seitenpanel auf der Registerkarte Bearbeiten führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   
   • Allgemeine Informationen zu einem Vorgang im Bereich Allgemein
     1. Geben Sie im Feld Name den Namen des Vorgangs ein. Wählen Sie eine Gruppe aus der Dropdownliste Gruppe aus.
     2. Geben Sie im Feld Beschreibung wichtige Informationen zum Vorgang ein, z. B. die gewünschten Arbeitsergebnisse oder interne Bemerkungen.
        InLoox PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen verschiedene Funktionen zur Formatierung Ihres Textes bereit. Die detaillierte Beschreibung hierfür finden unter Erstellen und Anpassen von Kommentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kommentars.
   • Zeitbedingungen eines Vorgangs im Bereich Zeitraum
     1. Definieren Sie den Zeitrahmen des Vorgangs. Standardmäßig wird das aktuelle Datum bei einem neuen Projekt gesetzt.
        1. Im Feld Kalender wählen Sie einen Kalender aus.
           Die Arbeitszeiten können Sie selbst definieren bzw. neue Arbeitszeitkalender erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Anlegen eines Arbeitszeitkalenders.
        2. Im Feld Dauer geben Sie die Dauer eines Vorgangs in Tagen an und die Stunden im Feld unten.
        3. Im Feld Einschränkung definieren Sie die Einschränkungen für die Anordnungsbeziehungen zwischen den Planungselementen. Hier können Sie zwischen Start und Ende auswählen.
        4. Standardmäßig bietet InLoox PM die Einschränkung So früh wie möglich für den Start und So spät wie möglich für das Ende. InLoox PM passt die Zeiten in der Planung automatisch an. Der errechnete Zeitraum wird oben im Bereich Zeitraum angezeigt.
        5. Wählen Sie die Einschränkung zusammen mit dem Datum für den Start oder Ende aus. In der Dropdownliste wählen Sie eine Einschränkung aus, z.B. Am, Nicht früher als, Nicht später als.
           Weitere Informationen über Anordnungsbeziehungen, Einschränkungen und andere Bedingungen finden Sie unter Erstellen von Anordnungsbeziehungen.
   • Bearbeitungsstatus eines Vorgangs im Bereich Status
     1. Definieren Sie einen Fortschritt für den Vorgang oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen erledigt, um den Bearbeitungsstatus des Vorgangs anzuzeigen.
   • Weitere Details zu einem Vorgang im Bereich Erweitert
     1. Geben Sie im Feld Ort einen Ort ein.
     2. Im Feld PSP-Code geben Sie einen Projektstrukturplan-Code ein, um die Identifikation des Elements zu erleichtern. In diesem Fall können Sie Einordnung vom PSP-Code selber definieren.
     3. In der Projektliste haben Sie auch das Feld für einen automatischen PSP-Code.
   • Hinzufügen von Dokumenten
     1. Klicken Sie auf den Link Neue Verknüpfung...

     2. Im Dialogfenster Eintrag wählen, wählen Sie aus der Liste ein Dokument aus und klicken Sie auf OK.

        Die angezeigten Dokumente sind auf der Seite Dokumente gespeichert. Wie Sie ein neues Dokument hinzufügen können erfahren Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dokumentes.

     3. Nun erscheint das hinzugefügte Dokument im Bereich Dokumente. Klicken Sie drauf um im zu öffnen. Klicken Sie neben dem Dokument auf das Symbol Löschen , um das Dokument zu entwerfen.

   • Benachrichtigung an die Ressource senden

      Die hinzugefügten Ressourcen bekommen automatisch die Benachrichtigungen über einen Vorgang.
      Im Bereich Benachrichtigungen haben Sie die Möglichkeit, alle anderen Ressourcen, wie z.B. Projektplaner, über die Details eines neueт Vorgangs und über die Änderungen zu informieren.

     1. Klicken Sie dafür auf das Befehl , um die Ressource auszuwählen.
     2. Im Dialogfenster Kontakt auswählen klicken Sie auf einen Namen und danach auf Auswählen und OK.

     3. Die Benachrichtigung wird als E-Mail an die ausgewählte Ressource geschickt, sobald Sie das Projekt speichern und schließen.

        Standardmäßig ist die E-Mail als Benachrichtigungstyp festgestellt und beinhaltet folgende Vorgangsdaten:

     • Projektname und -nummer (im Betreff)
     • Vorgangsname
     • Beschreibung
     • Dauer
     • Persönlicher Aufwand
     • Ort
     • PSP-Code
     • Kennzeichnung

     • Gruppe

       Mehr Informationen über die Benachrichtigungsvorlagen erfahren Sie unter Anpassen einer Benachrichtigungsvorlage.

• Sie können auch die Outlook Aufgaben bzw. Termine via Drag &Drop zur InLoox PM Planung hinzufügen. Die Dauer des neuen Vorgangs besteht aus dem Ist-Aufwand einer Outlook Aufgabe oder aus der Dauer eines Termins.
• Markieren Sie das unterste Element in Ihrer Planung und drücken Sie ↓ auf Ihrer Tastatur, um ein neues Planungselement zu erstellen.