Arbeiten mit der Dokumentenliste | InLoox PM 8 für Outlook

Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich, klicken Sie Dokumente , um die Seite Dokumente zu öffnen. Auf dieser Seite finden Sie folgende Funktionen:

Funktionen auf der Registerkarte Bearbeiten

• Neues Dokument anlegen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken sie auf Neu.

  Ausführliche Informationen dazu, wie Sie ein Dokument anlegen können, erhalten Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments.

• Dokument bearbeiten   Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Bearbeiten, um das ausgewählte Dokument zu verändern.
• Dokument entfernen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Löschen, um das ausgewählte Dokument zu entfernen.

• Dokument favorisieren  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Als Favorit markieren, um das Dokument zu den Favoriten hinzufügen.
   Links in der Dokumentenordneransicht klicken Sie auf Favoriten, um das markierte Dokument zu sehen.

   Die erstellte Favoritenansicht wird für die anderen Nutzer unsichtbar.

• Kopieren und Einfügen  Mithilfe von Kopieren und Einfügen in der Gruppe Bearbeiten können Sie schnell neue Dokumente erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten. Diese Funktionen befinden sich auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten.

• Dokument öffnen  Wählen Sie aus der Dokumentenliste rechts ein Dokument aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dokumente klicken Sie auf Datei öffnen.

  Um ein Dokument öffnen zu können, werden Administrator-Berechtigungen benötigt.

• Dokument per E-Mail verschicken  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dokumente klicken Sie auf Als Email versenden. In der Dropdownliste wählen Sie Verknüpfung(en), falls Sie nur den Dokumentenpfad oder die Internetadresse verschicken möchten, oder auf Dokument(e), um das Dokument an die E-Mail anfügen.

• Neuen Unterordner anlegen  Wählen Sie einen Ordner aus der Dokumentenordneransicht links aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dokumente klicken Sie Neuer Ordner. Im Dialogfenster Neuen Unterordner anlegen geben Sie einen Namen ein und klicken Sie OK.

  Weitere Möglichkeiten, wie Sie einen Unterordner anlegen können, finden Sie unter Erstellen eines Unterordners.
   InLoox PM erstellt automatisch den neuen Unterordner in der Dokumentenordneransicht links.

• Dokumentenordner öffnen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dokumente klicken Sie auf Ordner öffnen, um den Dokumentenordner im Windows-Explorer bzw. Webbrowser aufzurufen (falls es sich um eine SharePoint-Dokumentenbibliothek handelt).

Funktionen auf der Registerkarte Ansicht

• Dokumentenliste drucken  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Liste der Dokumente zu drucken.

  Die ausführliche Information zum Thema Drucken finden Sie unter Drucken in der Projektliste.

• Dokumentenordneransicht erweitern oder reduzieren  Mithilfe von Alle erweitern und Alle reduzieren können Sie die Dokumentenordneransicht links verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Befehle befinden sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Dokumentenliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Pfad, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften.
  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.
• Dokumente schnell finden  Verwenden Sie die Funktion Filter in der Gruppe Allgemein.
    Wie Sie mit dem Filter arbeiten können, erfahren Sie im Bereich Verwenden von Filtern des Kapitels Suchen und Finden von Projekten.
• Ändern des Vorschaubereichs  InLoox PM bietet Ihnen den Vorschaubereich für alle Arten der Dokumente, der Ihnen helfen kann, Ihre Effizienz zu steigern, da Sie die gewünschten Informationen anzeigen können, ohne einen Datensatz zu öffnen.
  1. Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Vorschaubereich.
  2. In der Dropdownliste wählen Sie zwischen Rechts oder Unten, um den Vorschaubereich auf der Seite Dokumente zu platzieren. Klicken Sie auf Aus, falls Sie den Vorschaubereich deaktivieren möchten.

Funktionen auf der Registerkarte Berichte

• Bericht erstellen  Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit den Bericht zu erzeugen. 

  • In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialogfenster Neuer Bericht, in der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vorlage aus.

    Weitere Information, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

  • In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Gallerieansicht aus, z.B. Besprechung, in der Gruppe Berichte.

    Wie Sie in InLoox PM eine neue Berichtsvorlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten von Berichtsvorlagen.

Funktionen auf der Registerkarte Einstellungen

• Dokumentenordner auswählen   In der Gruppe Dokumentenpfad klicken Sie auf Ordner .

  Weitere Informationen dazu finden Sie unter Anlegen und Ändern des Dokumentenordnerpfades.

• Dokumentenordner zurücksetzen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dokumentenpfad klicken Sie auf  . InLoox PM wählt den Dokumentenordner unter Verwendung der Dokumentenordnerregel neu, sobald ein neues Dokument zum Projekt hinzugefügt wird.
• Ordnerinhalt einlesen  Über diesen Befehl werden neue Dateien im Projektordner und seine Unterordner eingelesen. Dieser Befehl befindet sich in der Gruppe Dokumentenordner.
• Weitere Informationen dazu finden Sie unter Anlegen und Ändern des Dokumentenordnerpfades im Bereich Anlegen des Dokumentenordnerpfades.

• Dokumentenordner bereinigen  Über diesen Befehl können verwaiste Dateieinträge in der Liste der Dokumente bereinigt werden.

  Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bereinigung der Dokumentenliste.

Informationsregeln in der Dokumentenordneransicht

• Der Eintrag Alle Dokumente zeigt bei Auswahl alle Dokumente des Projektordners und aller Unterordner in der Liste der Dokumente.
• Der Eintrag Favoriten zeigt alle Dokumente, die über Ribbon als Favoriten markiert sind.
• Der Eintrag Projektordner zeigt bei Auswahl alle Dokumente des Projektordners ohne Berücksichtigung der Unterordner in der Liste der Dokumente.
• Der Eintrag Projektordner kann in baumstrukturierter Form Untereinträge enthalten, die den Unterordnern des Dateisystems oder des SharePoint-Ordners entsprechen. Bei Auswahl eines solchen Untereintrags wird sein Inhalt in der Liste der Dokumente angezeigt.

Informationsregeln in der Dokumentenliste

• Ein Eintrag besteht aus den folgenden Angaben: Dateiname, Größe, Typ, Status, Notiz, Erstellt am, Geändert am, Ordner, Pfad.

• Falls Sie das Element über den Befehl Element hinzufügen zum Projekt hinzugefügt haben, zusätzlich: Outlook Absender, Outlook Betreff, Outlook empfangen am. 

  Weitere Informationen dazu, wie Sie Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen, erhalten Sie unter Hinzufügen von Outlook-Elementen zu InLoox PM.

• Falls es sich beim Dokumentenordner des Projekts um eine SharePoint-Dokumentenbibliothek handelt, zusätzlich: SharePoint-Autor, SharePoint-Bearbeiter, SharePoint-Dokumentenbibliothek, SharePoint-Site, SharePoint-Unterordner.

Informationsregeln im Vorschaubereich

• Wählen Sie ein Dokument aus der Dokumentenliste aus, um dieses im Vorschaubereich zu sehen. Der Vorschaubereich erlaubt die Ansicht des ganzen Dokuments mit mehreren Seiten.
• Im Vorschaubereich können Sie direkt im Dokument die Funktionen Kopieren und Einfügen verwenden.

Funktionen im Kontextmenü

• Das Kontextmenü der Dokumentenliste bietet fast alle Grundfunktionen, die auch auf der Seite Dokumente im Ribbon enthalten sind, wie Datei öffnen, Neu, Bearbeiten, Löschen, Als Favorit markieren, Ordnerinhalt einlesen, Dokumentenordner bereinigen, Datei Eigenschaften, Kopieren und Einfügen. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü solche Funktionen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Felder auswählen, Eigenschaften vom Dokument ansehen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste klicken.

Tastenkombination

• STRG+C  Kopieren eines Dokuments in die Zwischenablage.
• STRG+V  Einfügen eines Dokuments aus der Zwischenablage in die Dokumentenliste.

• Verwenden Sie die Filter-Funktion, die in jeder Spalte integriert ist. Mehr Informationen über diese Funktion, erfahren Sie unter Suchen und filtern im Projekt.
• Wird ein Schlosssymbol in der Dokumentenliste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar.