Anlegen und Ändern des Dokumentenordnerpfades | InLoox PM 8 für Outlook

InLoox PM 8 sorgt für Ordnung auf Ihrem Datei- oder Sharepoint-Server. Aus jedem Projekt heraus haben Sie Zugriff auf die zugehörigen Unterlagen.

Fügen Sie einen Dokumentenordnerpfad hinzu, damit Sie mit einem Klick die Dokumente in den gespeicherten Ordnern einlesen und aktualisieren können.

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues.

   Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Projekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Projekts.

2. Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Dokumente.
3. Auf der Registerkarte Einstellungen in der Gruppe Dokumentenpfad klicken Sie auf Ordner .
   Der Dokumentenpfad ist nun im Feld Dokumentenpfad angezeigt.
   Um einen Dokumentenordner zurückzusetzen, klicken Sie auf  in der Gruppe Dokumentenpfad.

4. Im Dialogfenster Dokumentenordner auswählen führen Sie folgende Aktionen aus.

   1. Im Bereich Art der Dokumentenablage wählen Sie zwischen Dateiserver / Lokaler Computer und SharePoint Portal Server aus.
   2. Im Bereich Speicherort klicken Sie auf .
      Suchen Sie nun den einzulesenden Ordner.
5. Auf der Register Einstellungen in der Gruppe Dokumentenordner klicken Sie auf Ordnerinhalt einlesen.
   Der Ordnerinhalt wird nun in die Dokumentensektion des Projektes eingelesen und ist direkt anwählbar.
   Im Bereich Dokumente, auf der linken Seite, wird automatisch die Ordneransicht eingeblendet. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Erstellen eines Unterordners.

In den InLoox PM Optionen können Sie die Regeln für die InLoox Dateiablagefunktion setzen. Ihnen steht eine Vielzahl von Möglichkeiten für die Anpassung zur Verfügung. Das Format für die Projektnummern wirkt sich auf die Projektseite Dokumente aus. Sie können automatisch den Inhalt der Projektordner aktualisieren.

1. Öffnen Sie das Dialogfenster InLoox PM Optionen.
   Weitere Informationen darüber, wie Sie die InLoox PM Optionen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLoox PM Optionen.

2. Unter Dokumente klicken Sie auf Ordnerpfad. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Dokumente.

3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentenliste beim Öffnen von Projekten automatisch aktualisieren. Dokumente werden beim Laden eines Projekts standardmäßig neu eingelesen. Diese Option verlangsamt das Öffnen von Projekten, stellt aber automatisch sicher, dass die Projektseite Dokumente stets aktuelle Informationen anzeigt.
   • Wählen Sie den gewünschten Dateiserver aus und klicken Sie auf , um den gewünschten Ordner hinzuzufügen.
   • Definieren Sie ein Regel im Feld Regel, indem Sie folgende Felder in der Dropdownliste Felder auswählen:
     • <PROJECT_NAME> (Projektname)
     • <PROJECT_NUMBER> (Projektnummer)
     • <COMPANY_NAME> (Kundenname vom Projekt)
     • <CURRENT_YEAR> (aktuelles Jahr, vierstellig)

     • <DIVISION> (Abteilungsname)

       Die Standardeinstellung <COMPANY_NAME>\<PROJECT_NUMBER> <PROJECT_NAME> führt automatisch zu folgender Ordner-Struktur:
        <BASISPFAD>\Kunde1\2011-001 Projekt 1
        <BASISPFAD>\Kunde1\2011-002 Projekt 2
        <BASISPFAD>\Kunde2\20011-003 Projekt 1

   • Wählen Sie die entsprechende SharePoint Server-Site aus:
     • Basispfad: Pfad zu einer SharePoint Server-Site, z.B. http://companyweb/ oder http://www.mein-sharepoint.com/site_intern/.
     • Regel für Dokumentenbibliothek: Struktur für das Anlegen von SharePoint-Dokumentenbibliotheken. Sie können einen festen Text eingeben (und somit für alle Projekte dieselbe Bibliothek verwenden) oder aber eine Regel (siehe Regel für Dateiserver in diesem Kapitel). Eine eigene SharePoint-Dokumentenbibliothek für jedes Projekt zu erstellen hat den Vorteil, dass Sie die Rechte für den Dateizugriff individuell regeln können.
     • Regel für Unterordner (optional): Pfadangabe innerhalb einer SharePoint-Dokumentenbibliothek. Wenn Sie keinen Text eingeben, wird der Stammordner der Dokumentenbibliothek verwendet. Wenn Sie nur eine SharePoint-Dokumentenbibliothek verwenden möchten, macht der Einsatz einer Regel (siehe Abschnitt "Dateiserver") Sinn, da andernfalls alle Dokumente aller Projekte in denselben Ordner kopiert werden.

Auswirkungen beim Ändern von Speicherart, Basispfad oder Regeln:

• Wurden noch keine Projekte angelegt, hat das Ändern der Einstellungen keinerlei Auswirkungen.
• Neue Projekte bzw. Projekte, für die bislang kein Dokumenten-Ordner existiert, werden automatisch gemäß den veränderten Einstellungen geführt.
• Bestehende Projekte werden solange mit dem bereits bestehenden Dokumenten-Ordner fortgeführt, bis der Anwender eine manuelle Anpassung vornimmt.