Ablegen und Bearbeiten eines Dokuments | InLoox PM 8 für Outlook

InLoox PM 8 spart Speicherplatz und vermeidet gleichzeitig Dubletten. Da es mit intelligenten Datei- und Objektverknüpfungen arbeitet, belegen Dokumenteninhalte keinen Speicherplatz in Microsoft Outlook bzw. Exchange Server.

Die Technologie der InLoox PM 8 Dokumentenablage bzw. -verwaltung basiert auf intelligenten Verknüpfungen innerhalb von Microsoft Outlook und Microsoft Windows bzw. Microsoft SharePoint Server. Die Vorteile dieser Methode:

Nahezu kein zusätzlicher Speicherplatzverbrauch, die InLoox PM Projekte bleiben schlank.
Rechte der Dateien werden vererbt. Fügen Sie beispielsweise eine Datei aus einem geschützten Netzwerk-Ordner oder SharePoint-Store zur InLoox PM Ablage hinzu, so kann diese wie gewohnt nur von den autorisierten Nutzern gelesen und bearbeitet werden - ohne Mehraufwand.
Backup und vorhandene Versionsverwaltungs- und Dokumentenmanagement-Anwendungen können weiterhin verwendet werden.

Öffnen Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues.
Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Projekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Projekts.
Im Projekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Dokumente.
Im neuen Projekt wählen Sie bitte zuerst einen Dokumentenordner, um die Dokumente ablegen zu können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Anlegen und Ändern des Dokumentenordnerpfades.
Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neu.
1. Klicken Sie auf Pfeil im Befehl und wählen Sie zwischen Dokumente, Internet-Link oder Dateiverknüpfung aus.
2. Wählen Sie aus dem Dialogfenster eine Datei aus und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten, wenn Sie ein Dokument ändern möchten.
Auf dem Seitenpanel führen Sie folgende Aktionen aus:
- Allgemeine Informationen zu einem Dokument im Bereich Allgemein
  1. Geben Sie einen Pfad für das Dokument oder für den Internetlink direkt im Feld Pfad ein.
  2. Im Feld Status, geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.B. freigeben oder fertig.
  3. Im Feld Beschreibung geben Sie Kommentare oder Anmerkungen für das Dokument ein.
    InLoox PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktionen zur Formatierung bereit. Die detaillierte Beschreibung dafür finden unter Erstellen und Anpassen von Kommentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kommentars.
- Verknüpfungen zwischen anderen Projektelementen im Bereich Verknüpfungen erstellen
  1. Verknüpfungen erstellen:
    1. Klicken Sie auf Neue Verknüpfungen....
    2. Wählen Sie im Dialogfenster Dokumentenverknüpfung hinzufügen zwischen Planungselementen, Zeiterfassungseinträgen, Mindmap-Knoten und Arbeitspaketen einen Eintrag aus.
    3. Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK.
    Das Dokument wird auf der Seite des ausgewählten Projektelements mit einer Büroklammer dargestellt und ist von dort ebenfalls aufrufbar.
  2. Sie können die Seite des ausgewählten Projektelements, zu dem Sie das Dokument verknüpft haben, öffnen. Klicken Sie dafür auf das Link im Bereich Verknüpfungen.
  3. Klicken Sie neben dem Dokument auf das Symbol Löschen , um das Dokument zu entwerfen.
- Benachrichtigung an die Ressource senden
  Die hinzugefügten Ressourcen bekommen automatisch die Benachrichtigungen über ein Dokument.
  Im Bereich Benachrichtigungen haben Sie die Möglichkeit, alle anderen Ressourcen, wie z.B. Projektplaner, über die Details eines neuen Dokuments und über die Änderungen zu informieren.
  1. Klicken Sie dafür auf das Befehl , um die Ressource auszuwählen.
  2. Im Dialogfenster Kontakt auswählen klicken Sie auf einen Namen und danach auf Auswählen und OK.
  3. Die Benachrichtigung wird als E-Mail an die ausgewählte Ressource geschickt, sobald Sie das Projekt speichern und schließen.
    Standardmäßig ist die E-Mail als Benachrichtigungstyp festgestellt. Diese folgende Vorgangsdate

Fügen Sie Dokumente via Drag and Drop zur Liste oder zu einem anderen Ordner in der Ordneransicht hinzu.
Auch die Dokumente aus Outlook Elementen werden mithilfe dieser Funktion in InLoox PM übernommen. Mehr dazu finden Sie unter Hinzufügen von Outlook-Elementen zu InLoox PM.