Arbeiten mit der Budgetliste | InLoox PM 8 für Outlook

Die Budgetliste ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über den finanziellen Rahmen eines Projektes.

Um die Seite Budgets zu öffnen, klicken Sie im Projekt auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bereich auf Budgets  . Auf dieser Seite sehen Sie links folgende Funktionen der Budgetliste:

• Ausgabe (Ist, Zeiterfassung)  Im Projekt mit der bestehenden Zeiterfassung erstellt InLoox PM automatisch eine Ausgabe (Ist, Zeiterfassung). Hier greift die Zuordnung des Zeiterfassungseintrags zu einer Gruppe bzw. eines Vorgangs.
  Die Ausgabe (Ist, Zeiterfassung) kann im Budget nur beschränkt bearbeitet werden.

• Ausgabe (Plan, Ressourcen)  Im Projekt mit der bestehenden Planung und zugewiesenen Arbeitspaketen erstellt InLoox PM automatisch eine Ausgabe (Plan, Ressourcen). InLoox PM multipliziert der Gesamtaufwand aller Arbeitspakete mit den Gruppen-Einkaufskosten. Alle Kosten der Arbeitspakete werden nach Gruppe kumuliert.

  Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pro Stunde vermerkt. Die internen Preise pro Stunde sowie die verfügbaren Gruppen können Sie in den InLoox PM Optionen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter  Erstellen und Bearbeiten von Gruppen.
  Die Ausgabe (Plan, Ressourcen) kann im Budget nur beschränkt bearbeitet werden.

Funktionen auf der Registerkarte Bearbeiten

• Eine Plan-Ausgabe erstellen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Plan-Ausgabe, um die geplante Ausgaben einzutragen. 

  Weitere Informationen über das Hinzufügen eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets.

• Eine Plan-Einnahme erstellen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Plan-Einnahme. Eine Plan-Einnahme dient zur Planung bzw. Angebotserstellung.
  Weitere Informationen über das Hinzufügen eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets.
• Eine Ist-Ausgabe erstellen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Ist-Ausgabe, um die reelle Ausgaben einzutragen.
  Weitere Informationen über das Hinzufügen eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets.
• Eine Ist-Einnahme erstellen  Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Ist-Einnahme. Eine Einnahme (Ist) kann auch  z.B. mit Positionen der Kosten aus Zeiterfassungseinträgen generiert werden. Im Regelfall entspricht eine Einnahme (Ist) einer Rechnung.
  Weitere Informationen über das Erstellen von Ist-Einnahmen erfahren Sie unter Erstellen einer Rechnung.
• Budget bearbeiten  Wählen Sie aus der Liste einen Budget aus, den Sie bearbeiten möchten. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken auf Bearbeiten.
  Weitere Informationen über das Bearbeiten eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets.
• Budget löschen  Wählen sie aus der Liste ein Budget aus, das Sie verwerfen möchten. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Löschen.
• Kopieren und Entfernen  Mithilfe von Kopieren und Einfügen in der Gruppe Budget können Sie schnell neue Budgets erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten.
• Budget Status ändern  Wählen sie aus der Liste einen Budget aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken auf Budget Status. Wählen Sie aus der Dropdownliste einen gewünschten Status aus.

Funktionen auf der Registerkarte Ansicht

• Budgetliste drucken  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Budgetliste schnell zu drucken. Im Dropdownmenü wählen Sie Budgets.
  Die ausführliche Information zum Drucken finden Sie unter Drucken in der Projektliste.
• Übersicht expandieren oder reduzieren  Mithilfe von Alle expandieren und reduzieren können Sie die Ansicht der Budgetliste verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Funktionen befinden Sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Projektliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken auf ein Feld in dem Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Typ, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften.
  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.
• Budgets schnell finden  Verwenden Sie die Funktion Filter in der Gruppe Allgemein.
  Wie Sie mit dem Filter arbeiten können, erfahren Sie im Bereich Verwenden von Filtern des Kapitels Suchen und finden von Projekten, im Teil Verwenden von Filtern.

Funktionen auf der Registerkarte Berichte

• Bericht erzeugen  In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen.

• Gespeicherte Bericht laden  Sie können die bereits gespeicherten Berichte aus der Gallerieansicht auswählen. Klicken Sie dafür auf ein Bericht in der Gruppe Berichte.

   Weitere Informationen über Berichte finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

Informationsregeln in der Budgetliste

• Ein Eintrag besteht aus den folgenden Angaben: Typ (Plan-Ausgabe, Plan-Einnahme, Ist-Ausgabe, Ist-Einnahme), Laufnummer, Datum, Status, Name, Summe, Budgetneutral, Erstellt von, Erstellt am, Geändert von Geändert am.
• Jeder Eintrag besitzt eine eindeutige Nummer.
• Jeder Eintrag besitzt einen Status, den Sie frei definieren können.
  Mehr Informationen über den Budgetstatus finden Sie unter Verwalten des Budgetstatus.
• Der Gesamtbetrag (Summe) aller im Budget enthaltenen Positionen wird angezeigt.
  Mehr Informationen über die Budgetpositionen finden Sie unter Arbeiten mit der Budgetpositionsliste und Erstellen und Bearbeiten einer Position.
• Die Liste ist nach Datum absteigend sortiert. Sie können sie genau wie eine Outlook-Liste gruppieren oder sortieren.

Funktionen im Kontextmenü

Das Kontextmenü bietet fast alle Grundfunktionen, die auch in der Budgetliste enthalten sind, wie Neue Plan-Ausgabe, Neue Plan-Einnahme, Neue Ist-Ausgabe, Neue Ist-Einnahme, Budget bearbeiten, Budget löschen, Ist-Einnahme erstellen, Kopieren und Einfügen, Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Felder auswählen. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü die Funktionen Status, wo Sie in der Dropdown Menü zwischen Genehmigt, Abgelehnt und Offen auswählen können. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Budgetliste mit der rechten Maustaste klicken.

Tastenkombinationen

• STRG+C  Kopieren eines Budgets in die Zwischenablage.
• STRG+V  Einfügen eines Budgets aus der Zwischenablage in die Budgetliste.

Wird ein Schlosssymbol in der Liste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar.