Erstellen und Anpassen von Kommentaren | InLoox PM 8 für Outlook

Mit Kommentaren können Sie auf bequeme Art und Weise zahlreiche Informationen zum Projekt vermitteln. Kommentare enthalten textbasierte Informationen mit dem Namen des Erstellers, Zeit und Datum, aber auch Hyperlinks und Bilder. InLoox PM 8 erlaubt beliebig viele Einträge von verschiedenen Personen.

So können Sie in jedem Projekt einen Kommentar erstellen:

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues.
   Informationen darüber, wie Sie ein Projekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Projekts.
2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Kommentar können Sie den gewünschten Text eingeben. Geben Sie hier z.B. das Projektziel, die Auftragsart, oder interne Bemerkungen an. Sie können Ihren Textkommentar formatieren sowie Hyperlinks, Symbole und Bilder hinzufügen. Das genaue Vorgehen können Sie weiter unten im Bereich Anpassen eines Kommentars nachlesen.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 

   Wird der Kommentar mit Hilfe dieses Befehls gespeichert, kann er anschließend nicht mehr weiter bearbeitet werden.
   Nun sehen Sie Ihren gespeicherten Kommentar in der Liste unten.
   

• Versenden Sie ein Kommentar als E-Mail an den Projektleiter oder anderen Teammitglieder. 
  1. Klicken Sie dafür auf Benachrichtigungen im unteren Bereich von Kommentaren.
  2. Wählen Sie aus dem Dialogfenster Adressbuch den gewünschten Kontakt aus und klicken Sie auf Auswählen und danach auf OK.
  3. Verwenden Sie die Schnellauswahl, indem Sie auf dem Pfeil im Feld Benachrichtigungen klicken. In der Dropdownliste haben Sie die Möglichkeit die Ressourcen auswählen, die im Bereich Verantwortlichen aus der Projektseite Betreuung eingetragen sind. Weitere Informationen über die Verantwortlichen finden Sie unter Hinzufügen von Projektverantwortlichen.
• Um einen Kommentar vollständig anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil rechts.

• Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Alle erweitern oder reduzieren, um alle Kommentare in der Liste zu öffnen bzw. zu schließen. Alternativ können Sie auf Alle erweitern oben der Kommentar-Liste klicken.
• Sie haben allerdings die Möglichkeit, den Kommentar zu löschen. Klicken Sie auf Löschen der Kommentar-Liste. Sie benötigen dafür die entsprechende Berechtigung. Wie Sie die Berechtigungen zuweisen können, erfahren Sie unter Einrichten von Berechtigungen.
• Sie könne auch die Kommentare ausdrucken, indem Sie auf das Symbol Drucken klicken.

Bei Änderungen speichert InLoox PM den Namen der Person, die die Änderung durchgeführt hat. Es werden der Outlook- bzw. Windows- oder InLoox PM Kontoname verwendet.

Sie können die Darstellung eines Kommentars einschließlich der Schriftart, Farbe, Größe usw. ändern, um Kommentarinformationen übersichtlicher anzuordnen und einfacher zu verwalten. Alle Befehle zur Formatierung befinden sich auf der Registerkarte Format.

Ändern der Schriftart

Auf der Registerkarte Formatierung in der Gruppe Schrift können Sie die Schriftart und den Schriftgrad auswählen, die Schriftgröße schrittweise vergrößern oder verkleinern, die Schriftformatierung ändern (fett, kursiv, unterstrichen, doppelt unterstrichen, durchgestrichen, doppelt durchgestrichen, tiefgestellt, hochgestellt), zwischen Groß- und Kleinschreibung wechseln, die Schriftfarbe sowie die Texthervorhebung ändern.

Hinzufügen einer nummerierten Liste oder einer Aufzählung

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Formatierung in der Gruppe Schrift auf das Symbol Aufzählung oder Nummerierung.
   Drücken Sie die EINGABETASTE, um ein weiteres Listenelement hinzuzufügen.
2. Das nächste Aufzählungszeichen oder die nächste Nummer wird von InLoox PM automatisch eingefügt.
3. Um die Liste abzuschließen, drücken Sie zwei Mal die EINGABETASTE, oder drücken Sie die RÜCKTASTE, um das letzte Aufzählungszeichen bzw. die letzte Nummer in der Liste zu löschen.

Hinzufügen von weiteren Elementen

Fügen Sie Ihren Projektkommentaren Hyperlinks, Symbole oder Bilder hinzu, um Ihre Informationen visuell aufzubereiten und diese noch einfacher zu vermitteln.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Einfügen auf eine der folgenden Optionen:
   • Hyperlink  Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer Datei, Webseite oder einem Bild mithilfe dieses Befehls erstellen möchten, klicken Sie auf Hyperlink. Geben Sie im Feld Text anzeigen als den Text ein, der im Kommentar angezeigt werden soll. Im Feld Adresse geben Sie den Pfad einer Datei oder die URL einer Website ein.
   • Symbol  Sie können mithilfe dieses Befehls Folgendes eingeben:
     • Symbole, die sich nicht auf der Tastatur befinden, wie ¼ oder ©.
     • Sonderzeichen, die sich nicht auf der Tastatur befinden, wie z.B. einen Pfeil  (→) oder Geviertstrich (—).
     • Unicode-Zeichen.
     Wenn Sie eine Schriftart verwenden, wie z.B. Arial oder Times New Roman, wird die Liste der Symbole in der ausgewählten Schriftart angezeigt. In dieser Liste können Sie auch Sprachzeichen, wie z.B. arabische oder russische Schriftzeichen, auswählen.
   • Bild  Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das gewünschte Bild gespeichert ist, wählen Sie das Bild aus und klicken Sie auf Einfügen. Sie können die Größe des Bilds anschließend ändern.
   • Verlauf  In der Dropdownliste finden Sie die gespeicherten Texte, die schon für die Beschreibung oder für den Kommentar benutzt sind. So erstellen Sie schnell eine neue Beschreibung.

Suchen von Text 

Jedes Vorkommen eines bestimmten Worts oder Ausdrucks kann schnell gefunden und ersetzt werden.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Bearbeiten auf Suchen.
2. Geben Sie im Feld Suche nach den zu suchenden Text ein.
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Klicken Sie auf Weitersuchen, um nach jeder Instanz eines Worts oder Ausdrucks zu suchen.
   • Wenn Sie nach allen Instanzen eines bestimmten Worts oder Ausdrucks gleichzeitig suchen möchten, klicken Sie auf Alle suchen, und wählen Sie zwischen Groß-/Kleinschreibung, Nur vollständige Wörter finden und Regulärer Ausdruck aus.

Klicken Sie die ESC-TASTE, um den Suchvorgang abzubrechen.

Ersetzen von Text

Sie können ein Wort oder einen Ausdruck automatisch ersetzen.

Wenn Sie einen Textteil durch einen anderen ersetzen werden, wird der neue Text die Formatierung des alten übernehmen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Formatierung in der Gruppe Bearbeiten auf Ersetzen.
2. Geben Sie im Feld Suchen nach den zu suchenden Text ein.
3. Geben Sie im Feld Ersetzen durch den neuen Text ein.
4. Führen Sie folgende Aktionen durch:
   • Klicken Sie auf Weitersuchen, um nach dem nächsten Vorkommen des Texts zu suchen.
   • Klicken Sie auf Ersetzen, um ein Vorkommen des Texts zu ersetzen.
   • Klicken Sie auf Alle Ersetzen, um alle Vorkommen des Texts zu ersetzen.

Klicken Sie die ESC-TASTE, um den Ersetzungsvorgang abzubrechen.