Verwalten der Arbeitspaketübersicht | InLoox PM 8 für Outlook

Mit Hilfe von Arbeitspaketen stellen Sie Zugehörigkeiten und Kompetenzbereiche klar. Durch das Zuteilen der Pakete wissen Teams und Einzelpersonen genau Bescheid, was wann von wem zu tun ist. Mit InLoox PM 8 können Sie einfach erstellen, verteilen und organisieren die Teamaufgaben in Arbeitspaketen, unabhängig von einer Projektzeitplanung. Sie haben ständig einen Überblick über alle  anstehenden Aufgaben projektübergreifend.

Weitere Informationen erfahren Sie unter Arbeitspakete.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLoox PM im Outlook Ribbon und dann auf Arbeitspaketliste anzeigen in der Gruppe Extras.

   In Outlook 2007 sehen Sie Ihre Arbeitspakete automatisch im Outlook Kalender und der Aufgabenliste, sobald Sie als Ressource zu einem Arbeitspaket hinzugefügt wurden.

2. Öffnen Sie die Arbeitspakete-Ansicht, indem Sie eine der folgenden Möglichkeiten wählen:

   • Klicken Sie auf die Registerkarte InLoox PM im Outlook Ribbon und dann auf Arbeitspakete in der Gruppe Ansicht.

      In Outlook 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLoox PM Ordner in der InLoox PM Toolbar und dann auf Arbeitspakete in der InLoox PM Projektliste.

   • Sie können auch in der Baumstruktur links auf Arbeitspakete unter Projekte klicken.
3. Auf der Registerkarte Start führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   • Zugehöriges Projekt öffnen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Projekt öffnen in der Gruppe InLoox PM.
   • Details von Arbeitspaket anzeigen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Details anzeigen in der Gruppe Aktionen.
   • Arbeitspaket oder Vorgang als abgeschlossen markieren  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Als erledigt markieren in der Gruppe Aktionen.
     • In der Dropdownliste haben Sie die Auswahl zwischen Arbeitspaket und Arbeitspaket und Vorgang. 
   • Synchronisieren mit Outlook-Elementen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Synchronisieren in der Gruppe Aktionen. Wählen Sie aus der Dropdownliste mit Outlook-Aufgaben oder mit Outlook-Kalender.
   • Zeiterfassungseintrag buchen  Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Zeiterfassungseintrag buchen.
   • Arbeitspaketansicht ändern  Wählen Sie aus folgenden Ansichten aus:
     • Meine   Zeigt persönliche Arbeitspakete, mit dem Status "offen" (= "zu erledigen").
     • Meiner Teams (Projektleitersicht)  Zeigt Arbeitspakete aller Mitarbeiter aller Projekte, bei denen Sie Projektleiter sind (*).
     • All (Projektleitersicht)  Zeigt die Arbeitspakete aller Mitarbeiter aller Projekte, bei denen Sie nicht als Projektleiter sind (*).
   • Abgeschlossene Arbeitspakete wieder anzeigen  Klicken Sie dafür auf Abgeschlossene einschließen in der Gruppe Anzeige. Alle Arbeitspakete, die als abgeschlossene ausgeblendet wurden, werden wieder gezeigt.

   • Arbeitspakete-Ansicht drucken  Klicken Sie auf Drucken in der Gruppe Anzeige, um die Übersicht schnell zu drucken.

      Weitere Informationen über das Drucken, finden Sie unter Drucken in der Projektliste.

   • Aktualisieren  Mithilfe von Aktualisieren in der Gruppe Anzeige werden die vorgenommen Änderungen übernommen und die Ansicht neu geladen.

   • Nach wichtigen Informationen filtern  Klicken Sie dafür auf Filtern in der Gruppe Anzeige.

      

     • Wie Sie mit dem analytischen Filter arbeiten können, erfahren Sie unter Suchen und finden von Projekten, im Teil Verwenden von Filtern.
     • Die Beschreibung für die anderen Funktionen wie Speichern, Berichte und Stoppuhr finden Sie in Ribbon/Toolbar.

Die folgenden Funktionen finden Sie in der Arbeitspaketansicht:

• Arbeitspaket öffnen  Doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Liste. Im Arbeitspaket-Details Dialogfenster können Sie das Projekt öffnen oder folgende Detaildaten einsehen:
  • Projektname und -nummer
  • Planungselement
    • Bezeichnung, Start und Ende des Arbeitspakets
    • Detailbeschreibung
  • Arbeitspaket
    • zugeordnete Ressource
    • Arbeitsaufwand in Stunden (h)
    • Status(abgeschlossen/offen). Wenn Sie das Kontrollkästchen abgeschlossen aktivieren, wird dieses Planungselement sofort mit einem Häkchen in der Planung markiert.

Funktionen im Kontextmenü

Das Kontextmenü bietet fast alle Grundfunktionen, die auch in der Arbeitspaketübersicht oberhalb der Liste enthalten sind, wie Details anzeigen, Zugehöriges Projekt öffnen..., Arbeitspaket abgeschlossen, Zeiterfassungseintrag buchen.., Synchronisieren. Außerdem beinhaltet das Kontextmenü Funktionen zum Anpassen der Arbeitspaketansicht wie Aktualisieren und Filter anzeigen. Sie erreichen das Kontextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken.

• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Projektliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften.
  • Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialogfenster ziehen.

Über das Seitenpanel für Arbeitspakete steht Ihnen die Arbeitspaketübersicht jederzeit zur Verfügung, egal in welchem Outlook-Ordner Sie arbeiten.

So erreichen Sie das Seitenpanel für Arbeitspakete:

Klicken Sie auf die Registerkarte InLoox PM im Outlook Ribbon und dann auf Arbeitspaketliste in der Gruppe Extras.

 In Outlook 2007 sehen Sie Ihre Arbeitspakete automatisch im Outlook Kalender und der Aufgabenliste, sobald Sie als Ressource zu einem Arbeitspaket hinzugefügt wurden.

Auf diesem Panel stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Im Ribbon erscheint neben InLoox PM die Registerkate Arbeitspakete. Dort stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, wie z.B. Details anzeigen oder Arbeitspaket abgeschlossen.

• Ein Doppelklick auf ein Arbeitspaket im Seitenpane öffnet das Dialogfenster Arbeitspaket-Details.

• Die Beschreibung von den Funktionen finden Sie im oberen Bereich. 
• Hier finden Sie auch die Beschreibung vom Dialogfenster Arbeitspaket-Details.

• Arbeitspakete gruppieren  Wenn Sie Projekte in der Ansicht in einer bestimmten Reihenfolge sortieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• • Klicken und ziehen Sie die gewünschte Spaltenüberschrift, nach der gruppiert werden soll, in das Feld der Gruppierung oberhalb der Spalten.
  • Setzen Sie die Gruppierung zurück, indem Sie die Spaltenüberschrift, nach der gruppiert ist, zurück in die Tabelle-Ansicht ziehen.

• Arbeitspakete durchsuchen   Verwenden Sie dazu einen Suche-Feld oberhalb der Arbeitspaketliste.

   Verwenden Sie die Filter-Funktion, die in jeder Spalte integriert ist. Mehr Informationen über diese Funktion, erfahren Sie unter Suchen und filtern im Projekt.