ebnat AG

Mit einem Mausklick von Outlook in die Projektwelt

Schweizer ebnat AG steuert Produktentwicklung mit InLoox  

Die schweizerische ebnat AG ist ein international aktives Traditionsunternehmen, das sich auf die Herstellung von Interdental-, Zahn und Haushaltsbürsten spezialisiert hat. Eine flexible und auf die Nachfrage aus dem Markt ausgerichtete Produktentwicklung spielt für den Unternehmenserfolg eine zentrale Rolle. Deshalb entwickelt ebnat seine Produkte zeitgleich und parallel stets weiter, was aufgrund der sich teilweise überschneidenden Maschinen und Ressourcen sowie eines mehrstufigen Fertigungsprozesses durchaus komplex ist. Um anfallende Projekte und Aufgaben erfolgreich umsetzen zu können und die notwendigen Ressourcen nicht zu überfordern, muss das Unternehmen sein Projektmanagement von der Spreadsheet-Steuerung auf den nächsthöheren Level heben. Ziel ist es für mehr Transparenz und eine vernetzte Kommunikation zu sorgen.

Thomas Hilberer, Projektmanager bei ebnat, erklärt: “Auf dem Markt der Projektmanagement Software Lösungen tummeln sich sehr viele Unternehmen und es war durchaus anspruchsvoll die passende Lösung zu finden. Bei uns waren zwei Aspekte entscheidend. Die Lösung sollte für mehr Übersichtlichkeit sorgen und einfach zu bedienen sein, damit sie von den Mitarbeitern auch angenommen wird, denn jede Lösung ist nur dann gut, wenn sie auch zum Einsatz kommt. Deshalb haben wir von Anfang an nach einer Software gesucht, die möglichst intensiv in Outlook integriert ist, denn mit Outlook arbeitet jeder und das senkt die Hemmschwelle gegenüber der Projektarbeit.“

Automatische Einhaltung von ISO-Normen

Bei der Auswahl war aber auch noch wichtig, dass die Lösung verschiedenen ISO-Anforderungen entspricht. Da ebnat nach ISO 9001:2015 und ISO14001:2015 zertifiziert ist, ist das Unternehmen verpflichtet, alle Nachweisdokumentationen identifizierbar belegen zu können. Dabei kann es sich um Dokumente, Zeichnungen, Emails, Bilder oder Filme handeln, die zusammenhängend dem jeweiligen Projekt zugeordnet sein müssen, bei baulichen Projekten teilweise sogar über 10 Jahre hinaus gehen. Darüber hinaus sollte die Lösung über einen integrierten Workflow für Projektanträge verfügen, damit von Beginn an die notwendigen Ordnerstrukturen angelegt werden und zwar direkt auf dem Firmenlaufwerk. Gewünscht wird außerdem, dass über die Rollenzuordnung hinaus, die Anwender ihre Ansichten und Dashboards individuell festlegen können.

Hilberer: „Ein weiteres Thema ist die Abbildung des kritischen Pfads und das Verknüpfen von mehreren Projekten, also Multiprojekten. Wir wollten eine Plattform, mit der sich Aufgaben intuitiv zuordnen, Ressourcen planen lassen und zeitnahe Analysen gezogen werden können.“

Da InLoox all diesen Anforderungen entspricht und noch weiteren Mehrwert bietet, entscheiden sich Hilberer und sein 8köpfiges Team, zu dem unter anderem die ebnat Geschäftsführung und Leitung der Produktentwicklung gehören, im Frühjahr 2017 für die Einführung von InLoox.

Kulturwandel

Die Einführung erfolgt schrittweise. Zunächst testet das Kernteam die Software auf Herz und Nieren, bevor es nach zirka vier Monaten die Runde um neun weitere Mitarbeiter erweitert, so dass in der Schlussphase des Testzeitraums 17 ebnat-Angestellte mit InLoox ihre Projekte planen, umsetzen und dokumentieren. Weil das Feedback positiv ist und die wenigen Herausforderungen, die sich ergeben mit dem InLoox Support erfolgreich gelöst werden können, startet Hilberer nach dem Test mit dem Rollout der Software.

Alles in allem ist die Einführung dann nach sechs Monaten abgeschlossen. Schlussendlich arbeiten 30 Personen unternehmensweit damit. „Bei all der Veränderung ist es wichtig, dass man die Mitarbeiter coacht, dass man sie abholt, ihre Ängste, Fragen und Anregungen ernst nimmt“, sagt Hilberer, der in der Einführung von InLoox nicht nur den Rollout einer neuen Software sieht, sondern sogar einen Kulturwandel. In seinen Augen geht es darum die Produktentwicklung agiler zu gestalten, flexibler zu sein und trotzdem den Überblick zu haben. So etwas lasse sich nicht von heute auf morgen umsetzen, aber Hilberer ist sicher, dass er in den nächsten zwölf Monaten die Transformation vom Spreadsheet getriebenen Projektmanagement hin zu einer agilen und bereichsübergreifenden Projektarbeit weitestgehend abschließen kann.

Aktuell arbeiten 30 Mitarbeiter mit InLoox und zusätzlich hat ebnat zehn Viewer-Lizenzen im Einsatz. Damit werden ganzheitlich alle Projekte abgewickelt - von der Produktentwicklung über die Umsetzung bis zur Optimierung von Serienproduktionen. Inzwischen arbeiten nicht nur über 20 Kollegen aus den Bereichen Marketing & Entwicklung sowie Produktion, sondern auch Angestellte aus der Werkstatt, der Logistik, Buchhaltung, des Qualitätsmanagements, der Geschäftsführung sowie der Projektleitung. Hilberer: “Die Voraussetzungen bei einer so heterogenen Gruppe sind natürlich sehr unterschiedlich. Wir haben teilweise Ingenieure und Techniker mit einer zertifizierten Projektmanagement Ausbildung und andere, die nur wenig Erfahrung mit derartigen Tools besitzen. Schlussendlich braucht es Spielregeln, einen guten Willen, Disziplin und Durchhaltevermögen, sonst funktioniert das ganze Projektmanagement nicht - unabhängig von der Lösung.“

Er legt deshalb großen Wert auf das Feedback der Mitarbeiter, um zu erfahren, wo es zwickt oder aber auch welche Erfahrungen und Vorgehensweisen so erfolgreich sind, dass man sie als Best Practice an die Kollegen weiterempfehlen oder als Vorlagen anlegen kann. Laut Hilberer braucht es Selbstdisziplin und Mut für Neues, um eine dynamische, sich weiterentwickelnde Firmenkultur zu leben. Und dennoch sei es wichtig, dass jemand die Verantwortung übernimmt, damit das Ganze nicht im Sand verläuft.  

Positive Nebeneffekte

Umso mehr freut sich der Projektmanager über das proaktive und positive Feedback, das er von den Kollegen bekommt. Die überwiegende Mehrheit hat mit InLoox sehr gute Erfahrungen gemacht. Betont werden die Verbesserungen in der Kommunikation, etwa wenn es um Abstimmungen zwischen verschiedenen Bereichen, etwa Produktion und Logistik, geht oder aber auch bei der Ressourcenplanung, wenn ein Mitarbeiter in zwei Projekten gleichzeitig ist. InLoox überzeugt Hilberer auch hinsichtlich der Agilität: “Der Trend geht immer mehr zur agilen Handlungsweise, das liegt an unserer schnelllebigen Zeit. Es geht also weg vom Besprechungsprotokoll und hin zu den Notizen, die im Anschluss direkt per Mail ans Team versendet werden und das kann man mit InLoox.“ Er und seine Kollegen nutzen die Plattform auch für die Workflows bei Projektanträgen und die Ampelfunktion hilft ihnen, nichts zu übersehen. Auch die Projektstrukturpläne, den Ressourcenpool aus Outlook, das Ganttdiagram sowie die Dashboard-Darstellung kommen verstärkt zum Einsatz, etwa bei Präsentationen für die Geschäftsführung.

„Was den Projektpflegeaufwand angeht, haben wir gefühlt eine Reduktion von 40 Prozent im Vergleich zu Excel“, schätzt der Projektmanager, der selbst auch stark auf die Analysemöglichkeiten, etwa die Meilensteintrendanalyse, setzt. Seit der Einführung von InLoox vor ca. 1 ½ Jahren kann er aufgrund der zahlreichen Echtzeitinformationen und Analytic Tools jederzeit Auskunft über den Status Quo eines Projekts geben. Hilberer: „Jetzt sind die Verantwortlichen in der Produktentwicklung und der Geschäftsführung immer topinformiert. Den Effekt, dass InLoox Licht ins Dunkel gebracht hat, haben wir schon sehr bald gespürt, denn jetzt wir wesentlich ruhiger agiert, weil sich auch diejenigen, die nicht direkt ins Projekt involviert sind, aber die Verantwortung dafür tragen, besser Bescheid wissen.“  Mit der Integration von Inloox in Outlook ist es gelungen, eine Projektmanagement Software auf einer zentralen Kommunikationsplattform zu etablieren, die eine maximale Transparenz sowie hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern bzw. Anwender wiederspiegelt und so für jeden ein Gewinn ist.

Hilberer: „Wir sind eine innovative Firma, in der sowohl die Produktentwicklung wie auch die internen Prozesse einer hohen Dynamik unterliegen, das heißt hierzu braucht es auch eine passende Software Lösung im Projektmanagement, die diesen Anforderungen gewachsen ist und bei Bedarf auch weiterentwickelt und angepasst werden kann. Wenn wir InLoox nicht mehr hätten, wären wir erstmal wie im Blindflug unterwegs und wenn ich ehrlich bin, kann ich mir das gar nicht mehr vorstellen.“