Communication Team

Projektmanagement als Service für Unternehmenskunden

Wie Communication Team Change-Projekte erfolgreich ins Ziel führt

Die Unternehmensberatung Communication Team betreut, leitet und implementiert (IT-)Großprojekte für mittelständische Firmen sowie Industrieunternehmen und nutzt hierbei eine Lösung von InLoox, mit der sich die Projektsteuerung und -kommunikation effektiver und transparent gestalten lässt. 

Seit 30 Jahren unterstützt Communication Team seine Kunden im Mittelstand und der Industrie unterschiedlicher Branchen in internationalen Projekten. Der Dienstleister hat sich auf Transformations- und Veränderungsprojekte spezialisiert und bietet Unternehmen an, sie nicht nur zu beraten, sondern ihre Projekte auch umzusetzen und sich am Erfolg messen zu lassen. Für dieses Alleinstellungsmerkmal hat Gründer und Geschäftsführer Florian M. Muth einen Weg gefunden, Management-, Organisations- und IT-Beratung so mit Projektmanagement und Technik-Know-how zu kombinieren, dass Großprojekte für die Firmenkunden effektiv und effizient ins Ziel geführt werden können.

„Unsere Kunden beauftragen uns bei Transformations- und Veränderungsprojekten, weil sie intern nicht ausreichend Ressourcen und Erfahrungen bei der Planung und Umsetzung von strategisch wichtigen Großprojekten haben“, sagt Florian M. Muth. Notwendig werden solche internen Projekte meist im Zuge von Veränderungen. Zum Beispiel nach Wachstumsschüben, Einführung von geschäftskritischen Applikationen, Zukäufen, einer Integration oder dem Verkauf von Geschäftsfeldern.

Warum auch große Unternehmen nicht darauf ausgerichtet sind, interne Organisationsprojekte selbst zu stemmen – zum Beispiel, um Systeme wie etwa ERP-Lösungen oder Innovationen, neue Prozesse oder Produkte einzuführen? Neben nicht standardisierten Prozessen, fehlenden Know-how und Erfahrungen gibt es laut Muth eine Reihe von weiteren Gründen: Den Unternehmen mangelt es an eigenen Ressourcen, weil ihr Tagesgeschäft Priorität hat, und darüber hinaus fehlt eine integrierte Toolumgebung. Auch wird der Zeithorizont von einem bis hin zu vier Jahren für Großprojekte unterschätzt und kann von internen Mitarbeitenden nicht ohne zusätzliche, oft externe Unterstützung, geleistet werden. 

Plattform für Projektmanagement

Communication Team bietet seinen Kunden eine jeweils auf sie zugeschnittene Lösung an, die Projektmanagement als Managed Service samt Methoden und Toolset umfasst, sowie Starterkits für die Implementierung. Für den Teil der Lösungskomponenten, der die Projektplanung und -steuerung, die Ressourcenplanung sowie die Projektkommunikation betrifft, setzt der Dienstleister u.a. auf die Projektplattform von InLoox. InLoox ist dann auch an weitere Tools angebunden, um für die Projektsteuerung des Dienstleisters Budget-, Risiko- und Testmanagement sowie Dashboards, Analysen und Reports integriert zu verwalten.

Communication Team hat sich für InLoox entschieden, weil der Dienstleister damit viele Projekte zeitgleich betreuen kann, die zum Teil bis zu hundert Projektmitglieder steuern. Dass die Kunden auch sehr unterschiedliche Infrastrukturen nutzen, war ein weiterer Grund. Als webbasierte Lösung ist InLoox unabhängig von der jeweiligen Infrastruktur in den Unternehmen sofort und ohne Aufwand lauffähig, zumal auch keine aufwändige und genehmigungspflichtige Integration durch die IT nötig ist. Dies war ausschlaggebend dafür, dass der Dienstleister von Anfang an die SaaS-Lösung nutzte, nachdem sie 2011 auf den Markt gekommen war. „Mit InLoox konnte man damals schon – heute noch besser – intuitiv und einfach Projekte planen und steuern sowie zugleich im Laufe der Zeit auf einen stetig wachsenden Funktionsumfang zurückgreifen“, sagt Muth.

Zentrale Stelle für die Planung

„InLoox ist unser Tool zum Steuern der Projekte und um jederzeit den Überblick zu behalten“, sagt Muth. „Wir können in InLoox Vorgänge planen und auch Veränderungen aufzeigen, die sich in weiteren Detailierungsebenen aus anderen Tools ergeben haben.“ Ein Beispiel für das Managen von Aufgaben, die in kleinere Einheiten zerlegt und in untergeordneten Tools bearbeitet werden, sind Geschäftsprozessinitiativen. Darüber hinaus lassen sich mit InLoox auch Release-Planungen von Teilaufgaben sehr umfassend steuern oder sogar Detailplanungen auf Stundenbasis vornehmen.

Überwachen von Taskmanagement Tools bei Geschäftsprozessinitiativen

In der Regel werden im Rahmen von Groß- oder Organisationsentwicklungsprojekten ein oder mehrere IT-Systeme neu eingeführt oder umstrukturiert. An deren Einführung sind viele spezialisierte Tool-Anbieter beteiligt. In jedem Großprojekt entstehen laut Muth über die vielen Monate bzw. Jahre etliche Hundert, wenn nicht sogar mehrere Tausend Vorgänge und Tasks, die irgendwie organisiert werden müssen. Die hierbei anfallenden Aufgaben werden durch Taskmanagement Tools wie etwa Jira oder Azure DevOps abgebildet. Diese organisieren, welche Arbeit wann und von wem zu tun ist.

Bidirektionale Anbindung, geordnete Strukturen, Dokumentieren von Änderungen

„InLoox hilft uns ungemein, die vielen Tools zu überwachen und zu strukturieren. Durch die bidirektionale Anbindung zu anderen Tools, zum Beispiel im Task Management zu Jira oder Azure DevOps, lassen sich mit InLoox die einzelnen Aufgaben in eine geordnete Struktur bringen“, sagt Muth. Wenn sich die Aufgaben verändert haben, können die Anwender dies rückwärtig in InLoox ansehen. Das Taskmanagement wird in InLoox widergespiegelt. Aufgrund der Bidirektionalität ist auch der umgekehrte Weg möglich. Sofern in InLoox ein neuer Plan erstellt wurde, dann wird dies in das Task Management geschrieben. Darüber hinaus lassen sich mit anderen Tools Reports erstellen und Analysen fahren.

_{Bild: In InLoox lassen sich Vorgänge planen und auch Veränderungen aufzeigen, die sich in weiteren Detailierungsebenen aus anderen Tools ergeben haben. ©InLoox GmbH}

„Mit unserer Lösung können wir in Großprojekten auf Basis von Ist-Zahlen, die wir haben – und zwar in Echtzeit – mit unseren Kunden Entscheidungen über die Planung und über die Zukunft treffen“, sagt Muth. Aufgrund der Gantt-Darstellung ist die Übersicht zudem grafisch auch sehr ansprechend, sehr schnell verständlich und dementsprechend übersichtlich.

Übersicht über das Tracking von Aufgaben

Projektleiter profitieren bei ihrer täglichen Arbeit, weil sie mit InLoox eine Übersicht für das Tracking von Aufgaben erhalten. Dabei lässt sich der Status über Einfärbungen (im Detail) aufzeigen, was im Task Management gerade geschieht. In gewisser Hinsicht fungiert die Darstellung als Dashboard, wenn der Projektmanager gerade nicht detailliert die Tasks betrachten möchte. Die Projektleiter können sich tages- und sogar stundenaktuell einen Überblick verschaffen, um zu entscheiden, wo sie gegebenenfalls nachfragen sollten, wo Probleme auftreten, oder wo sie womöglich sogar eingreifen müssten.

Communication Team nutzt InLoox in Verbindung mit der API, die sehr leistungsfähig ist. Über die API lassen sich nicht nur alle Funktionen in InLoox finden, sondern auch die anderen Tools, die Communication Team zur Verfügung stellt, ansteuern und kombinieren. So lassen sich darüber hinaus in Verbindung mit anderen Tools Reports erstellen und Analysen fahren. Zum Beispiel, um die Ergebnisse von einer anderen Perspektive zu betrachten als die in InLoox dargestellte zeitliche Zuordnung: etwa den Erfüllungsgrad oder die Testabdeckung bzw. Testergebnisse in einem Projekt. Darüber hinaus ist auch die Anbindung an das Risikomanagement sehr wichtig, um zukünftige Probleme, die die Großprojekte betreffen, aus dem Weg schaffen zu können.

Ausstrahlungseffekte der neuen Projektkultur in die Unternehmen hinein

Eine Besonderheit von erfolgreichen Veränderungsprojekten ist laut Muth die eigene Projektkultur, die sich im Laufe der Jahre etabliert hat und weiterentwickeln kann, weil die Projektmitglieder die neuen Arbeitsweisen und Regeln nicht nur während der Projektlaufzeit angenommen haben, sondern auch in ihren regulären Aufgabenbereichen übernehmen möchten. Die Erfahrungen, die die Anwender in ihren Projekten gemacht haben, wirken sich somit auch positiv in den Fachbereichen aus und tragen zum Veränderungsmanagement in den Unternehmen bei.