Professionelles Projektmanagement neu definiert

Überwachen Sie Kosten, Renditen und Termine Ihrer Projektlandschaft ohne großen Aufwand. Das grafische Projekt-Dashboard von InLoox PM zeigt wichtige Kennzahlen und Entwicklungen auf einen Blick. Termin- und Budgetüberschreitungen sind im Vorfeld erkennbar, sodass Sie rechtzeitig gegensteuern können.

Als zentrale, allen Berechtigten zugängliche Kommunikationsplattform sorgt InLoox PM innerhalb von Microsoft Outlook für Echtzeit-aktuelle Projektinformationen. Outlook wird dabei um leistungsstarke Projektmanagement-Features ergänzt.

Bei der Planung mehrerer gleichzeitig ablaufender Projekte unterstützt Sie InLoox PM durch eine Zeitskala-Ansicht, die sich Ihren Bedürfnissen flexibel anpasst. So koordinieren Sie Projekte grafisch und behalten jederzeit den Überblick.

Durchsuchen Sie sämtliche Projekte blitzschnell direkt in Outlook. Die zentrale Datenbank-Volltextsuche erschließt Projektinformationen und ermöglicht das schnelle Auffinden von Informationen – z.B. während eines Telefongesprächs, vor einer Besprechung oder bei einer Recherche.

Ordnen und strukturieren Sie wie gewohnt per Mausklick – nach Verantwortlichkeiten, Terminen, Projektvolumen, Wiedervorlagen, etc. Definieren Sie vielseitige, anspruchsvolle Filter durch Kombination verschiedener logischer Operatoren (gleich, ungleich, größer, kleiner, u.v.m.) in einer visuellen Oberfläche.

Die Koordination und Planung Ihrer Projekte wird mit InLoox PM erleichtert. Gewinnen Sie einen grafischen Überblick über anstehende Tätigkeiten und die Auslastung Ihrer Ressourcen. InLoox PM steigert die Planungssicherheit und reduziert durch konsequente Outlook-Integration gleichzeitig den Pflegeaufwand.

InLoox PM passt sich flexibel an die Projektplanungsmethoden in Ihrem Unternehmen an und ist in der Lage, auch komplexe Planungsmodelle abzubilden. Wählen Sie zwischen Vorwärts- und Rückwärtsplanung und stellen Sie Planungsketten mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen, zeitlichen Einschränkungen und verschiedenen Kalendern realitätsgetreu dar.

Bearbeiten Sie die einzelnen Planungselemente bequem und zeitsparend direkt in der Zeile. Mehrfachauswahl und die Möglichkeit zum gleichzeitigen Bearbeiten von Planungselementen sorgen für zusätzlichen Komfort. InLoox PM ermöglicht Ihnen außerdem eine individuelle farbliche Gestaltung Ihres Projektplanes, um z.B. Abteilungszuständigkeiten oder Prioritäten auf einen Blick sichtbar zu machen. Sortieren, gruppieren oder filtern Sie Ihren Projektplan ganz nach Bedarf – so bleiben selbst umfangreiche Projektpläne stets übersichtlich.

Erstellen Sie in InLoox PM Arbeitszeitkalender ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen. So können Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle wie z.B. Schicht- oder Teilzeitarbeit darstellen und Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsdauer an verschiedenen Unternehmensstandorten in InLoox PM hinterlegen.

Projektpläne lassen sich einfach zwischen InLoox und Project austauschen. InLoox-Anwender benötigen keine weitere Software – Microsoft Project wird ebenfalls nicht benötigt. So erzeugen Sie ohne Vorkenntnisse Project-Dateien bzw. lesen vorhandene Dateien ein und verwenden diese – in einer sehr einfachen Benutzeroberfläche.

Die grafische Multiprojekt-Ressourcenverwaltung und -Kapazitätsauslastung in InLoox PM integriert das Frei-/Gebucht-Konzept von Exchange Server. Dies bedeutet, dass Termine im Kalender bei der Belegung von Ressourcen und der Projektplanung angezeigt und berücksichtigt werden – egal, ob es sich dabei um Personen, Räume oder Maschinen handelt: Sie verfügen über eine zentrale, stets aktuelle Übersicht aller relevanten Ressourcen.

Mit Hilfe von Arbeitspaketen stellen Sie Zugehörigkeiten und Kompetenzbereiche klar. Durch das Zuteilen der Pakete wissen Teams und Einzelpersonen genau Bescheid, was wann von wem zu tun ist. Arbeitspakete sind mit dem Projektzeitplan verbunden und lassen sich auch mit Outlook-Terminen und -Aufgaben verknüpfen. Die Rückmeldung des Fortschrittes in die Zeitplanung des Projekts geht so denkbar einfach von der Hand.

InLoox PM schätzt automatisch die zu erwartenden internen Ressourcenkosten anhand der Projektzeitplanung. Interne Kostensätze sind je nach Kostenstelle bzw. tätigkeitsspezifisch hinterlegt. Zusatz- und Sonderkosten lassen sich ebenfalls ergänzen. Die Kostenplanung basiert somit auf der Projektzeitplanung. Das Ergebnis ist eine schlüssige Kalkulation.

Hinterlegen Sie in InLoox PM die Fertigkeiten ihres Teams, z.B. Sprachkenntnisse, Branchenkenntnisse oder Zertifizierungen. So können Sie Mitarbeiter mit den gesuchten Fertigkeiten schnell im Unternehmen lokalisieren, direkt mit ihnen Kontakt aufnehmen und sie entsprechend ihrer Fertigkeiten gezielt an der richtigen Stelle im Projekt einsetzen.

Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten visuell – Ideen, Konzepte und Entwürfe bleiben so stets im Blick.

Mindmap-Knoten lassen sich in InLoox PM komfortabel und schnell formatieren. Verknüpfen Sie die Schlüsselbegriffe nicht nur unter einander in der Mindmap, sondern darüber hinaus mit der Zeitplanung und mit Dokumenten. Sie können Dokumente auch direkt aus der Mindmap heraus neu anlegen. InLoox PM hinterlegt das Dokument dann parallel im InLoox PM Dokumentenordner. So haben Sie direkt aus der Mindmap heraus Zugriff auf den Projektplan und die zugehörigen Projektdokumente

Mindmaps lassen sich komfortabel in die Zeitplanung übernehmen. Das Ergebnis ist ein nahtloser Planungsprozess vom Brainstorming bis zur Umsetzung.

Vorlagen ermöglichen es, Mindmaps wieder zu verwenden und z.B. in anderen Projekten auf Knopfdruck zu laden. Exportieren Sie Mindmaps als Grafiken oder in weitere Formate, um diese in PowerPoint oder Word einzufügen oder an Kollegen per E-Mail zu verteilen.

Ersparen Sie sich Tipparbeit beim Erfassen persönlicher Zeitaufwendungen. InLoox PM übernimmt die Eckdaten auf Wunsch automatisch aus Outlook – z.B. aus Terminen, Aufgaben oder E-Mails. Dies erleichtert eine konsequente und lückenlose Dokumentation der Tätigkeiten, beispielsweise zu Zwecken der Weiterberechnung.

Mitarbeiter können ihre persönlichen Zeitaufwendungen mit Hilfe der integrierten Stoppuhr minutengenau erfassen. Sobald die Arbeit an projektbezogenen Aufgaben beginnt, starten sie die Stoppuhr. Nach der Beendigung der Zeiterfassung kann die Arbeitszeit dann direkt auf das gewünschte Projekt gebucht werden. So können sie sich voll auf ihre Aufgaben konzentrieren und ihre Arbeitszeit dennoch exakt dokumentieren.

Projekt-Teams sind auf sehr einfache Weise in der Lage, Aufwendungen und Arbeitszeiten zu buchen. Das System ordnet den Aufwand automatisch der Projektplanung zu und hinterlegt einen individuellen Kostensatz – Ist-Zeiten waren nie leichter zu erfassen.

Abgeschlossene Arbeitspakete werden automatisch im Projektplan aktualisiert. Ohne weiteren Abstimmungsaufwand kann der Projektleiter so erkennen, ob alle Ressourcen ihre Arbeit beendet haben – und ggf. zeitnah auf Verzögerungen reagieren.

Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Aufwände in Echtzeit. Egal ob auf der Ebene der Vorgänge, Ressourcen und sogar projektübergreifend – Ihnen entgeht keine Abweichung mehr.

InLoox PM sorgt für Ordnung auf Ihrem Datei- oder Sharepoint-Server. Aus jedem Projekt heraus haben Sie Zugriff auf zugehörige Unterlagen. E-Mails, Office-Dokumente und andere Dateien lassen sich direkt über Outlook im entsprechenden Projektordner ablegen und kennzeichnen – z.B. mit einem Bearbeitungsstatus.

Organisieren Sie Dokumente in gewohnten Strukturen – InLoox PM unterstützt Sie visuell. Wählen Sie selbst, ob Sie alle Dokumente sehen möchten oder nur einzelne Ordnerinhalte.

InLoox PM erstellt Projektordner anhand von Regeln, die zentral konfiguriert werden können. Auf Wunsch werden auch vordefinierte Unterordner automatisch angelegt. Die Dateiablage wird somit übersichtlich und ohne Mehraufwand für die Anwender organisiert.

InLoox PM beschleunigt Ihre Arbeit mit Projektdokumenten. Die Dokumentenvorschau ermöglicht Ihnen einen schnellen Blick auf Ihre Projektdokumente, ohne dass Sie diese öffnen müssen. Versenden Sie Dokumente direkt aus der InLoox PM Dokumentenablage als E-Mail und nutzen Sie die Synergieeffekte im Zusammenspiel mit Microsoft Outlook.

InLoox PM vernetzt Projektpläne, Zeiterfassungseinträge, Mindmaps und Dokumente. Legen Sie Projektdokumente direkt aus der Planung, der Zeiterfassung und aus Mindmaps heraus an oder erstellen Sie eine Verknüpfung mit einem bereits angelegten Dokument. InLoox PM hinterlegt neu erstellte Dokumente zugleich in der zentralen Dokumentenablage. So verfügen Sie über eine zentrale Sammlung aller Projektdokumente und haben eine Übersicht darüber, wo das jeweilige Dokument verknüpft ist.

InLoox PM spart Speicherplatz und vermeidet gleichzeitig Dubletten. Da es mit intelligenten Datei- und Objektverknüpfungen arbeitet, belegen Dokumentinhalte keinen Speicherplatz in Microsoft Outlook bzw. Exchange Server.

Der finanzielle Rahmen eines Projektes lässt sich mit InLoox PM schnell und klar definieren – durch geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen. Frei definierbare Budgetvorlagen beschleunigen die Kalkulation von Projekten direkt in Microsoft Office Outlook.

Nur autorisierte Personen haben Einsicht in die Budgetplanung eines Projekts. Erstellung und Freigabe von Budgets erfolgen je nach erteilter Berechtigung z.B. durch die Projektleitung, die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung.

InLoox PM vergleicht fortlaufend geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen. Sie können dabei selbst bestimmen, wie detailliert die Projektetats aufgeschlüsselt werden sollen. Budgetüberschreitungen werden farblich hervorgehoben, ungeplante Mehrkosten lassen sich so leicht identifizieren. Ungewollte Abweichungen lassen sich somit frühzeitig korrigieren.

Verfolgen Sie die Kostenentwicklung auf Projektebene – InLoox PM erzeugt automatisch Kostenganglinien auf Basis der Budgets unter Berücksichtigung der Zeitplanung und der Projektzeiterfassung. Verschiedene graphische und tabellarische Darstellungen machen die Budgetsituation auf einen Blick ersichtlich.

Projektbezogene Angebote und Rechnungen lassen sich mit InLoox PM erstellen, versenden und nachfassen. Auch eine fortlaufende Abrechnung von Projekten auf Basis der Zeiterfassung ist möglich. Die automatische Abrechnungskennzeichnung verhindert, dass Aufwendungen vergessen oder doppelt abgerechnet werden.

InLoox PM verbessert den Informationsfluss zwischen Projektbeteiligten und Entscheidungsträgern durch professionelle E-Mail-Vorlagen und Textbausteine, die individuell anpassbar sind. Beim Verfassen einer neuen E-Mail stellt InLoox PM automatisch alle verfügbaren Vorlagen und Bausteine zur Verfügung, wodurch Sie viel Zeit sparen.

InLoox PM bietet Ihnen eine Arbeitserleichterung bei alltäglichen Routinetätigkeiten: Eine E-Mail verfassen, Arbeitszeit dokumentieren und Dokumente projektbezogen einordnen – mit InLoox PM geht all das in einem Schritt.

Entwerfen Sie eigene E-Mail-Vorlagen und Textbausteine, die an das Erscheinungsbild sowie die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens angepasst sind. Eine Vielzahl von Vorlagen und Datenfeldern stehen Ihnen dabei zur Verfügung.

Schnellzugriffsbereiche vernetzen Aufgaben, Termine, E-Mails und Kontakte in Outlook direkt mit Arbeitspaketen, Meilensteinen, Projekten und Ansprechpartnern in InLoox PM. Dabei gleicht InLoox PM wichtige Informationen automatisch im Hintergrund ab.

Kalenderelemente lassen sich mit Meilensteinen und Vorgängen in der InLoox PM-Projektplanung verbinden. Informationen aus dem Projektplan sind somit immer aktuell ersichtlich, ohne das Projekt aufrufen zu müssen. Veränderungen im Projektplan, z.B. Terminänderungen, werden automatisch synchronisiert.

InLoox PM erlaubt eine schnelle und sehr komfortable Zuordnung von E-Mails zur Dokumentenablage eines Projekts – direkt aus Outlook heraus. Darüber hinaus lässt sich eine Ablagestruktur mit Ordnern und Unterordnern bequem aus dem Schnellzugriffsbereich heraus erstellen. Eine Verknüpfung wird angezeigt, falls eine Nachricht bereits zu einem Projekt hinzugefügt wurde.

InLoox PM verknüpft Outlook-Kontakte automatisch mit den jeweiligen Projekten. So ist bereits aus dem Adressbuch heraus immer klar erkennbar, welche Rolle ein Ansprechpartner in den verschiedenen Projekten einnimmt – beispielsweise als Projektleiter, Teammitglied, Kunde oder Partner.

Der hochgradig flexible Berichtsgenerator erstellt auf Knopfdruck Projektberichte, Budgetlisten, Aufwandsübersichten und Plan-Ist-Vergleiche in vielen Ausgabenformaten, darunter Microsoft Excel, Microsoft Word, HTML, PDF u.v.m.

Erzeugen Sie Berichte in beliebigen Verdichtungsgraden, z.B. auf Basis einzelner Vorgänge, ganzer Projekte oder für das gesamte Unternehmen. Konsolidieren, aggregieren und filtern Sie Informationen zu aussagekräftigen Reports, die den autorisierten Anwendern jederzeit zur Verfügung stehen.

Eine Reihe von Berichtstypen und Vorlagen gehören zum Standardlieferumfang. Darunter Terminpläne, Budgetübersichten, Plan-Ist-Vergleiche, projektübergreifende Stundenlisten, Memos, Statusreports, Anschreiben, Abrechnungs- und Angebotsvorlagen, etc. So sind Sie vom ersten Moment an gut gerüstet für den Projektalltag.

InLoox PM enthält einen Berichtsdesigner, der es beispielsweise ohne große Programmierkenntnisse erlaubt, Gestaltung und Aussehen der Berichte selbst anzupassen. Vorlagen lassen sich nach vordefinierten Strukturen und eigenen Kriterien anpassen bzw. entwerfen – selbst anspruchsvolle Anforderungen können mit dem Berichtsdesigner realisiert werden.

Das bewährte rollen- und kontenbasierte Sicherheitskonzept erlaubt es Ihnen, Zugriffsrechte ohne großen Administrationsaufwand zuzuweisen. Verantwortlichkeiten sind somit klar definiert. Zugleich ist sichergestellt, dass nur autorisierte Anwender Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Rollenberechtigungen definieren sich durch die Funktion, die eine Person im jeweiligen Projekt ausübt – sei sie Projektleiter, Teammitglied, Kunde / Auftraggeber, Partner oder anderer Art. InLoox PM weist der Person automatisch die passenden Rechte zu.

Kontenbasierte Berechtigungen gelten projektübergreifend. Dies erlaubt dem Management z.B. einen Einblick in alle laufenden und abgeschlossenen Projekte – die operative Verantwortung für das Vorhaben hat jedoch der jeweilige Projektmanager und sein Team.

InLoox PM greift auf das Active Directory bzw. Exchange-Konten zurück, sodass Benutzerkonten nicht mehrfach angelegt werden müssen. Auch das Einbinden von freien Mitarbeitern, Praktikanten oder Zulieferern ist ohne großen Verwaltungsaufwand möglich.

Der Berechtigungssatz in InLoox PM ist feingliedrig und umfangreich konfigurierbar. Das System erlaubt es, einzelne Lese- und Schreibrechte z.B. für die Planungselemente von den Berechtigungen für die Zeiterfassung und die Budgetierung zu trennen.

Alle Projektbeteiligten können als InLoox PM Kontakte angelegt werden, auch wenn sie nicht als Outlook- oder Exchange-Kontakte zur Verfügung stehen. So können sich auch externe Projektpartner und Stakeholder mit Benutzername und Passwort an der Projektplattform anmelden, die über kein eigenes Windows-Nutzerkonto im Firmennetzwerk verfügen. Ein Active Directory oder Exchange-Konto ist nicht notwendig, um InLoox PM mit dem vollen Funktionsumfang zu nutzen.

Projektleiter haben die Möglichkeit, InLoox PM Kontakte mit den gewünschten Berechtigungen auszustatten. InLoox PM Kontakte können beispielsweise als Ressource in einem Projekt eingesetzt oder mit Hilfe von Benachrichtigungen über anstehende Projektaufgaben informiert werden. Zur bequemen Verwaltung von InLoox PM Kontakten stehen außerdem eine eigene Kontaktansicht sowie InLoox PM Adressbücher zu Verfügung.

InLoox PM kann durch das InLoox PM Kontaktmanagement mit dem vollen Funktionsumfang auch ohne Microsoft Exchange Server genutzt werden. Auch das Zusammenspiel mit alternativen Groupware-Servern ist möglich. Die InLoox PM Kontaktverwaltung kann je nach Bedarf in den InLoox PM Optionen aktiviert oder deaktiviert werden.

InLoox PM ist mehrsprachig und für den länderübergreifenden Einsatz in internationalen Teams entwickelt. Lokale Regions- und Spracheinstellungen werden unterstützt – seien es Zahlenformate, Datumsangaben, Maßsysteme oder Währungen. Der kostenfreie InLoox PM Resource Editor erlaubt die vollständige Übersetzung der InLoox PM-Benutzeroberfläche in jede Sprache, die im ISO- Standard 639-1 definiert ist.

InLoox PM harmonisiert mit der IT-Landschaft Ihres Unternehmens. Die Systemanforderungen auf Anwenderseite sind gering. InLoox PM unterstützt eine Reihe von Server- und Datenbanktechnologien für unterschiedlichste Leistungsanforderungen und Einsatzszenarien und bietet damit eine hochgradig skalierbare Lösung für einen sicheren und schnellen Betrieb.

Entfernte Niederlassungen oder freie Mitarbeiter können mit InLoox PM auf einfache Weise in den Projektmanagementprozess eingebunden werden. InLoox PM unterstützt geschützte Internettunnel („Virtual Private Networking“, VPN), Einwählverbindungen („Remote Access Service“, RAS) sowie den Datenaustausch und -abgleich zwischen Servern (Replikation, Clustering) an verschiedenen Standorten des Unternehmens.

InLoox PM ist entwickelt für den robusten Betrieb unter Windows Terminal Server, z.B. im Zusammenspiel mit Citrix. Reduzieren Sie Ihre IT-Infrastrukturkosten durch den Betrieb einer Projektmanagementlösung, die sich nahtlos in größere Terminalserver-Farmen einfügt und sich bereits langjährig bei zahlreichen Referenzkunden bewährt hat.

Verwenden Sie InLoox PM an jedem beliebigen Ort, z.B. im Außendienst oder während einer Projektpräsentation beim Kunden. Offline-Funktionen und automatische Synchronisation zusammen mit Microsoft SQL Server erlauben den Einsatz von InLoox PM auch ohne Verbindung zum Netzwerk oder Internet.

Mit InLoox PM Workgroup und Enterprise Server sind Sie in der Lage auf Datenbanksysteme unterschiedlicher Hersteller zurückzugreifen – darunter Microsoft SQL Server, Oracle und MySQL Server. Die Anforderungen an das Datenbanksystem selbst hält InLoox PM minimal – Hosting und Application Service Providing werden dadurch in vollem Umfang unterstützt.

InLoox PM passt sich Ihrem Unternehmen an, nicht umgekehrt. Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und Ansichten zur Optimierung Ihres Workflows. Passen Sie Vorlagen für Berichte, Projektpläne, Mindmaps und Nachrichtenbausteine an Ihre Corporate Identity an. Übersetzen Sie die Anwendungsmasken oder gleichen Sie Begrifflichkeiten in der Software an Unternehmensrichtlinien an. Die offene Datenbankarchitektur erlaubt es Ihnen, Schnittstellen zu anderen Systemen zu schaffen, um Datenbestände zu integrieren und zu konsolidieren.