Effektives Zeitmanagement im Home Office

Der Februar steht ganz im Zeichen von Zeitmanagement. Wir werden das Thema in einer Serie von Blogbeiträgen aus der Projektmanagement-Sicht beleuchten.

Arbeiten im Home Office hat viele Vorteile, ist aber nicht unbedingt leichter als das Arbeiten im Büro. Tatsächlich kann es zu höherem Stress und Druck führen, da man sehr diszipliniert und planerisch vorgehen muss – zu groß sind die potenziellen Ablenkungen. Trotz, oder vielleicht gerade wegen der Flexibilität der Arbeitszeit benötigt man im Home Office einen strikteren Arbeitsrahmen.

„Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten.“ (Michael Kastner, dt. Psychologe u. Hochschullehrer)

In diesem Sinne, hier 5 Verhaltensregeln die Ihnen helfen, Ihre Arbeitszeit im Home Office produktiv zu nutzen:

1. „Bitte nicht stören!“

Das wohl größte Problem im Home Office besteht darin, zu Hause zu sein. Wenn man ins Büro, zur Baustelle oder in die Produktionshalle fährt, stimmt einen der Ortswechsel meist auf die Aufgaben ein, die zu erledigen sind. Man ist sowohl geistig als auch körperlich in der Arbeit. Wer von zu Hause aus arbeitet muss diese Umstellung in den Arbeitsmodus ebenfalls vollziehen. Dazu gehört eine ganz klare Abgrenzung zu Familienleben, Freizeit, Hausarbeit etc. Diese Grenzsetzung inkludiert, Familienmitgliedern oder Mitbewohnern zu kommunizieren: “Ich arbeite jetzt, bitte störe mich nicht.“ Legen Sie Arbeitszeiten fest und halten Sie sich daran.

2. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan

Die Flexibilität, die Sie im Home Office haben, gibt es in nur wenigen Berufen. Sie können Ihre Arbeitszeiten so legen, wie es z.B. Ihrem Biorhythmus entspricht – Morgenmuffel fangen um 10 Uhr an, Nachteulen kommen erst gegen 16 Uhr in die Gänge und schaffen bis 2 Uhr Nachts ihr Pensum, während Morgenmenschen um 7 Uhr schon zwei Stunden produktiv waren. Wichtig ist, dass Sie den Zeitplan, den Sie aufgestellt haben wirklich einhalten. Genau wie im Büro auch legen Sie Termine fest, setzen einen Zeitrahmen für Aufgaben und planen Pufferzeiten für ungeplante Aufgaben wie Telefonate ein.

3. Machen Sie Pausen und Feierabend

Für viele im Home Offe ist es leichter, sich in die Arbeit zu stürzen als sich Pausen zu gönnen. Oft gilt das Motto „Mein Arbeitstag ist erst beendet, wenn die Arbeit beendet ist.“ Es fehlt die Möglichkeit des Ausstempelns, das in vielen Unternehmen der Standard ist. Planen Sie daher unbedingt Pausen ein! Tragen Sie in Ihrem Kalender Pausen genauso ein wie Aufgaben oder Termine und setzen Sie sich Tageslimits. Im Büro würden Sie schließlich auch eine kurze Kaffeepause mit den Kollegen machen. Dasselbe gilt für den Feierabend. Besonders für Menschen ohne Kinder oder Partner ist es verlockend, so viel und so lange wie möglich zu arbeiten. Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihre Freizeitaktivitäten als gleichwertige Termine in Ihrem Zeitplan eintragen.

4. Halten Sie Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz

Ordnung ist das halbe Leben. Wusste schon unsere Oma, und recht hatte sie. Drei leere Kaffeetassen, ein halb fertig gegessenes Brötchen, daneben zwei verschieden hohe Stapel Unterlagen und irgendwo dazwischen das Telefon. Und das Chaos setzt sich in der unübersichtlichen Ordnerstruktur auf Ihrem Computer und dem E-Mail Postfach fort?

Dann heißt es schleunigst aufräumen! Ziel muss es sein, dass Sie alles griffbereit haben, was Sie in Ihrer täglichen Routine benötigen, und alles weitere zum Nachschlagen oder Wiederverwenden schnell finden.

5. Verwenden Sie Hilfsmittel

Nein, damit sind keine Energy-Drinks gemeint, sondern Arbeitsmittel, Methoden oder Software-Programme die Ihnen den Arbeitsablauf erleichtern und helfen, den Arbeitstag besser zu strukturieren. Vielleicht glauben Sie, dass Sie den ganzen teuren Schnickschnack wie Software, Whiteboards, standardisierte Verfahren, Ordner und Kennzeichnungen im Home Office nicht brauchen. Und Sie haben Recht, oft bedarf es nur eines einzigen, dafür aber guten Hilfsmittels. Eine digitale Zeiterfassung für Ihre Aufgaben beispielsweise, oder eine übersichtliche Kalender-Software mit Benachrichtigungsfunktion erleichtert das Aufgabenmanagement. Für komplexe Projekte ist ein Planungstool sinnvoll, das einen Überblick zu Fortschritt und Abhängigkeiten gibt, idealerweise inklusive der Anzeige des Kritischen Pfads, damit Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten zu lange aufhalten.